Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сроки хранения таможенных документов

В каком формате хранить декларацию на товар участнику ВЭД?

Наша организация является участником внешнеэкономической деятельности. Мы закупаем импортный товар, который растаможиваем самостоятельно, ведем электронное декларирование с таможенными органами. В какой форме (бумажный или электронный вид) необходимо хранить декларации на товар? Таможенный инспектор не заверяет бумажный носитель своей ЛНП (печатью).

Таможенные декларации хранятся в бумажном виде в течение 5 лет. Хранение в электронном виде законодательством не предусмотрено.

Вы можете получить бумажную копию электронной таможенной декларации в таможенном органе.

Учтите, что в рамках проведения камеральной проверки НДС-декларации при импорте, в которой заявлено возмещение налога, инспекция может также затребовать бумажную копию таможенной декларации и документы, подтверждающие уплату НДС таможне. Аналогично для подтверждения нулевой ставки НДС при экспорте налоговые органы также могут затребовать бумажные копии таможенных деклараций с соответствующими отметками таможенных органов.

По общему правилу таможенная декларация подается в электронной форме как при импорте, так и при экспорте (ч. 1 ст. 204 Федерального закона от 27.11.2010 N 311-ФЗ).

В соответствии с Порядком использования Единой автоматизированной информационной системы таможенных органов при таможенном декларировании и выпуске (отказе в выпуске) товаров в электронной форме, после выпуска таких товаров, а также при осуществлении в отношении них таможенного контроля (далее – Порядок), утвержденным приказом ФТС России от 17 сентября 2013 г. N 1761, взаимодействие декларантов с таможенными органами при таможенном декларировании и выпуске товаров осуществляется посредством электронного способа обмена информацией.

Согласно пункту 26 Порядка после выпуска (условного выпуска) или отказа в выпуске товаров декларанту с использованием Единой автоматизированной информационной системы таможенных органов направляется авторизованное сообщение, содержащее принятое таможенным органом декларирования решение по декларации на товары, поданной в виде электронного документа (далее – ЭТД), а также ЭТД с соответствующими таможенными отметками.

При этом на основании подпункта «а» пункта 39 Порядка таможенные органы распечатывают копии ЭДТ на бумажных носителях после выпуска или отказа в выпуске товаров по обращению декларанта в порядке, определенном правилами ведения делопроизводства в таможенных органах.

В отношении импорта официальные органы отмечают, что наличие у налогоплательщика полученной от таможенных органов бумажной копии указанной декларации не препятствует реализации его права на вычет НДС, уплаченного таможенным органам по ввезенным товарам (Письма Минфина России от 22.02.2017 N 03-07-08/10198, от 11.06.2015 N 03-07-08/33992, от 29.05.2015 N 03-07-15/31200 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков Письмом ФНС России от 26.06.2015 N ГД-4-3/11190@), от 02.03.2015 N 03-07-08/10484, N 03-07-08/10606, N 03-07-08/10586, N 03-07-08/10578).
В отношении экспорта в Письмах Минфина России от 23.04.2015 N 03-07-08/23264, от 23.04.2015 N 03-07-08/23277, от 12.03.2015 N 03-07-08/12941, от 11.03.2015 N 03-07-08/12854 говорится, что:

«Статьей 195 Таможенного кодекса Таможенного союза предусмотрено, что выпуск товаров производится должностным лицом таможенного органа путем внесения (проставления) соответствующих отметок в (на) таможенную декларацию и (или) коммерческие, транспортные (перевозочные) документы, а также соответствующих сведений в информационные системы таможенного органа.

Внесение (проставление) отметок производится согласно положениям Инструкции о порядке заполнения декларации на товары, утвержденной Решением Комиссии Таможенного союза от 20 мая 2010 г. N 257, и Порядка регистрации, отказа в регистрации декларации на товары и оформления отказа в выпуске товаров, утвержденного Решением Комиссии Таможенного союза от 20 мая 2010 г. N 262.

Сроки представления бумажных копий электронных документов регламентируются правилами ведения делопроизводства конкретного таможенного органа, не противоречащими положениям Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации, утвержденной приказом ФТС России от 9 июля 2014 г. N 1331.

Таким образом, представление в налоговый орган распечатанной в соответствии с положениями приказа ФТС России от 17 сентября 2013 г. N 1761 на бумажном носителе электронной копии декларации на товары при наличии на этой копии соответствующих отметок (в этой копии соответствующих сведений об отметках) не препятствует налогоплательщикам, осуществляющим операции по реализации товаров на экспорт, подтвердить правомерность применения нулевой ставки налога на добавленную стоимость по таким операциям в порядке, предусмотренном главой 21 Кодекса».

Кроме того, в соответствии с пп. «а» п. 11 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 таможенные декларации или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), платежные и иные документы, подтверждающие уплату налога на добавленную стоимость, – в отношении товаров, ввезенных на территорию Российской Федерации, нужно хранить в течение четырех лет.

Согласно п. 5 ст. 98 ТК ТС документы, необходимые для проведения таможенного контроля, должны храниться лицами и таможенными органами в течение пяти лет со дня окончания нахождения товаров под таможенным контролем, если иной срок не установлен законодательством государств – членов Таможенного союза. Федеральный закон от 27.11.2010 N 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации» закрепляет более короткий срок хранения документов – не менее трех календарных лет после года, в течение которого товары утрачивают статус находящихся под таможенным контролем (ч. 3 ст. 166).

Статьей 757 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, предусмотрено хранение таможенных деклараций в течение пяти лет.

Соответственно, таможенные декларации как первичные документы бухгалтерского учета должны храниться в течение пяти лет после отчетного года.

Следовательно, таможенные декларации хранятся в бумажном виде исходя из максимального срока – пять лет.

Таможенный склад: условия размещения груза, типы складов, требования к владельцам

Выражение «таможенный склад» применимо к таможенной процедуре, при которой товары находятся под таможенным контролем без уплаты пошлин, и к специально оборудованному складу или открытой территории, где действует процедура таможенного режима.

Мы дадим информацию об условиях размещения груза на таможенном складе и сроках хранения. Ознакомим с перечнем грузов, которые нельзя содержать в условиях ТС. Расскажем про возможность хранения товара без его фактического хранения на складе. А также о том, кто может быть собственником таможенного склада, о требованиях предъявляемых к владельцу ТС и самому помещению под склад, типах складов и их предназначении.

Таможенный склад представляет собой таможенную процедуру таможенного склада, позволяющую хранить ввозимый груз без уплаты пошлин и налогов, без необходимости лицензирования. При режиме таможенного склада экспортного груза правительством предоставляются специальные льготы.

Читать еще:  Таблица сборов за таможенное оформление

Условия помещения товара на таможенный склад

Для помещения груза на склад хранения необходимо разрешение таможни. Разрешение это представляет собой условный выпуск товара. Выдаётся он после декларирования груза. Таможенный склад нельзя путать с СВХ. Информация о временном складе хранения вот здесь.

На таможенный склад может быть помещен любой иностранный груз, исключая:

  • продукцию, срок годности или реализации которой не превышает 180 дней. Отчёт ведётся ото дня, когда производится таможенная декларация;
  • грузы, запрещённые к хранению по решению Комиссии таможенного союза.

Грузы, которые можно хранить наливом, навалом, россыпью, не обязательно размещать в помещениях, соответствующих всем требованиям к организации таможенных складов.

Разрешается хранить груз без реального нахождения его на таможенном складе в том случае, если габариты груза не позволяют хранить его на складе. При этом груз должен располагаться поблизости от склада и на такое хранение требуется специальное разрешение сотрудника таможни, оформленное в письменном виде. Правила перевозки негабаритного груза изложены в предыдущей статье.

Для получения разрешения в таможенные органы требуется подать заявление в письменной форме, в котором указываются следующие пункты:

  • Наименование товара;
  • Стоимость груза;
  • Причины необходимости такого хранения;
  • Место, где будет находиться груз.

К заявлению прилагаются документы, обосновывающие право на хранение грузов: контракт, техпаспорт и так далее. Также потребуются документы, которые подтвердят возможность помещения груза в предполагаемое место, являющееся заменой таможенному складу.

Для доказательства помещения груза на склад предоставляют:

  • складскую квитанцию;
  • складскую квитанцию, составленную по специальной форме, если в качестве владельца склада выступает таможня.

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

Москва и Московская область: +7 (499) 703-48-81 (звонок бесплатен)
Санкт-Петербург и Лен.область: +7 (812) 309-93-24

Владелец таможенного склада

Владелец склада – это юридическое лицо, выполнившее следующие требования:

  • наличие помещения, подходящих для организации склада;
  • уплата платежей таможне;
  • Собственник склада должен быть внесён в Реестр владельцев ТС.

Для внесения в реестр нужно подать соответствующее заявление. Заявления также подаются на каждое помещение под склад. После включения в реестр владельцу предоставляется свидетельство, которое будет действительно на протяжении 5 лет.

Типы таможенных складов

Таможенные склады подразделяются на два основных вида:

  1. Открытые. В таких складах можно хранить любой груз кроме товаров, запрещённых для хранения;
  2. Закрытые. Здесь хранится груз, собственником которого является владелец склада. Такие склады нужны для возможности хранения собственных грузов без оплаты таможенных платежей. Иногда закрытые склады могут эксплуатироваться для хранения некоторых видов грузов. Эти типы груза определяются Правительством РФ.

Таможенный склад любого типа должен соответствовать следующим требованиям:

  • обеспечение цельности хранимых грузов;
  • обеспечение безопасности;
  • на складе нужно создать условия для обеспечения контроля груза со стороны таможни.

Компании, постоянно импортирующие или экспортирующие продукцию нанимают в свой штат таможенного декларанта. Обязанности таможенного декларанта как раз и заключаются в таможенном оформлении товаров.
Информация о том, кто такой таможенный перевозчик и почему он должен быть зарегистрирован в реестре таможенных перевозчиков тут, а также советы по правильному выбору данного специалиста.

Сроки хранения товаров на таможенном складе

Товары, размещенные на складе, имеют свои сроки хранения.

  • Сроки помещения на склад рассчитываются собственником груза в зависимости от его потребностей;
  • Максимальный срок хранения грузов на складе составляет 3 года;
  • Если груз имеет срок годности, его необходимо вывезти со склада за 180 дней до дня истечения срока годности. Если это скоропортящийся груз, сроки сокращаются до 60 дней;
  • Грузы ТС под экспорт могут храниться на складе не более полугода;
  • Если склад прекратил свое существование, грузы должны быть помещены в другой склад в течение 2 месяцев;
  • Продление сроков хранения груза выполняется таможенным органом. Для этого владельцу груза потребуется подать соответствующее письменное заявление.

С грузом, находящимся на складе, можно осуществлять следующие операции:

  • осмотр;
  • взвешивание, сушка;
  • проветривание;
  • измерение параметров;
  • взятие проб и образцов, упаковка, сортировка, нанесение маркировки, выгрузка, тестирование – действия, которые можно осуществлять только при наличии разрешения от органов таможни.

Для получения разрешения требуется составить заявление, в котором будет указана информация о грузе, перечень средств, применяемых для выполнения нужной операции.

Посмотрите видеообзор типичной инфраструктуры современного таможенного склада:

Отчуждение грузов, которые находятся на складе, регистрация другого собственника потребует составления письменного уведомления. Направляется оно в таможенный орган, ответственный за данный груз. В уведомлении указывается информация о товаре, номер ГТД, информация, на основании которой производится отчуждение груза или переоформление собственности.

После того, как истекает срок хранения, груз должен быть перемещён на другой склад. За 15 дней до окончания срока хранения начальник таможни обязан направить собственнику груза соответствующие уведомление.

Большинство действий, которые требуются для помещения груза на склад и его хранения, необходимо согласовывать с органами таможни. Для этого потребуется полный перечень документации на товар, а также составление уведомлений и заявлений.

Таможенный склад позволяет хранить груз, не оплачивая таможенные платежи, однако имеются сроки хранения товара. Определение конкретного срока хранения зависит от типа груза.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Таможенные услуги».

Таможенное законодательство / документы

В целях упорядочения работы по хранению и использованию специальной таможенной документации в Северо-Западной акцизной таможне и во исполнение приказа ГТК России от 05.08.1998 N 548 «Об утверждении Порядка приема, хранения и формирования в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемый Порядок выдачи первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним (далее — Порядок).
2. Начальникам структурных подразделений и таможенных постов обеспечить организацию работы в соответствии с прилагаемым Порядком.
3. Признать утратившим силу приказ Северо-Западной акцизной таможни от 12.08.1999 N 119 «Об утверждении Порядка выдачи укомплектованных ГТД и дел по оформлению транспортных средств из архива таможенных постов таможни».
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник
Северо-Западной акцизной таможни,
полковник таможенной службы
С.Н.Зубков

ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Северо-Западной
акцизной таможни
от 30.11.2005 N 399

ПОРЯДОК ПРИЕМА, ХРАНЕНИЯ, ФОРМИРОВАНИЯ И ВЫДАЧИ ПЕРВЫХ ЭКЗЕМПЛЯРОВ ГРУЗОВЫХ ТАМОЖЕННЫХ ДЕКЛАРАЦИЙ И ДОКУМЕНТОВ К НИМ 1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет технологию приема, хранения, формирования в дела и выдачи первых экземпляров грузовых таможенных деклараций (или документов, используемых в соответствии с правовыми документами ФТС России в качестве таможенной документации) и документов к ним, необходимых для таможенных целей (далее — укомплектованные ГТД) в Северо-Западной акцизной таможни (далее — СЗАТ) после завершения процедуры таможенного оформления и действия таможенного режима в соответствии с требованиями и положениями Таможенного кодекса РФ, приказом ГТК России от 05.08.1998 N 548 «Об утверждении Порядка приема, хранения и формирования в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним», приказом ГТК России от 24.05.2004 N 602 «О распределении листов ГТД и сроках хранения таможенных деклараций», приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах».
1.2. Укомплектованные ГТД, по которым действие таможенного режима не завершено (временный ввоз (вывоз), режим переработки и т.д.), хранятся на таможенном посту до завершения действия таможенного режима.
1.3. Данный Порядок также распространяется на таможенные декларации, оформленные по упрощенной форме на ввозимые (вывозимые) физическими лицами транспортные средства, не предназначенные для производственной или иной коммерческой деятельности.
1.4. После выпуска товаров и транспортных средств укомплектованные ГТД и документы к ним передаются на участок приема, регистрации, учета ГТД инспектору (далее — регистрирующий инспектор) таможенного поста, который после сбора недостающих документов по внутренней описи передает инспектору того же таможенного поста, ответственному (далее — ответственный инспектор) за прием, хранение укомплектованных ГТД, формирование их в дела и передачу в архив таможни, назначенному приказом начальника таможни.
1.5. Передаче в архив таможни подлежат ГТД, указанные в п. 3 приказа ГТК России от 24.05.2004 N 602 «О распределении листов ГТД и сроках хранения таможенных деклараций», в соответствии с настоящим Порядком.
2. Подготовка и передача дел с ГТД в архив таможни
2.1. Регистрирующий инспектор передает укомплектованные ГТД, по которым таможенное оформление и действие заявленных в них таможенных режимов в соответствии с требованиями и положениями Таможенного кодекса Российской Федерации завершены, ответственному инспектору не позднее следующего рабочего дня (приказ ГТК России от 05.08.1998 N 548).
2.2. Ответственный инспектор проверяет по приложенной к укомплектованной ГТД описи, утвержденной приказом ГТК России от 29.11.2002 N 1284 «Об утверждении Правил приема ГТД», наличие включенных в комплект документов, прилагаемых к первому экземпляру ГТД. Листы документов нумеруют. В конце описи регистрирующий и ответственный инспекторы составляют и подписывают итоговую запись (приказ ГТК России от 05.08.1998 N 548).
Если при проверке наличия по данной описи отсутствуют те или иные документы, то в графе «Примечание» делается отметка, куда они отправлены.
Если комплект документов ГТД был дополнен, то они вносятся в опись дополнительно.
2.3. Прием укомплектованных ГТД фиксируется ответственным инспектором на таможенном посту в книге учета ГТД по следующей форме:

2.4. На таможенном посту укомплектованные ГТД хранятся в архиве таможенного поста, до сдачи ГТД в архив они должны находиться в опечатываемых шкафах аналогично документам строгой финансовой отчетности.
2.5. Ответственность за полноту комплектов документов в соответствии с приложенной описью, их хранение после приема от регистрирующих инспекторов до сдачи в архив таможни несет ответственный инспектор.
2.6. Ответственный инспектор при необходимости выдает укомплектованные ГТД из архива таможенного поста только по письменному разрешению начальника таможенного поста или лица, его замещающего.
2.7. Для сдачи в архив таможни укомплектованные ГТД одного календарного года формируются в дела ответственным инспектором в соответствии со следующими основными правилами:
дела формируются отдельно с учетом каждых заявленных таможенных режимов;
количество листов не должно превышать 250 листов. Не допускается разрывать укомплектованные ГТД по разным делам;
допускается формирование и хранение ГТД в папках-скоросшивателях или папках-«коронах»;
сформированные в дело ГТД необходимо отделять друг от друга разделителями с указанием номера ГТД;
необязательно вести сквозную нумерацию листов, достаточно нумерации листов в каждой ГТД;
к каждому сформированному делу прикладывается (подшивается в скоросшиватель) перечень включенных в данное дело ГТД, которые расположены в порядке возрастания номеров (приложение 1)*. Вклеивать перечень запрещено.
На обложках дел с ГТД должны быть указаны следующие реквизиты: название таможни, таможенного поста, индекс дела (согласно номенклатуре), заголовок дела с указанием номеров первой и последней ГТД (например, с N 096 по N 102), срок хранения (приложение 2)*.
2.8. Передача дел с ГТД таможенными постами в архив таможни производится в соответствии с графиком приема-передачи дел, но не чаще одного раза в месяц. Причем в текущем месяце передаются дела с ГТД, подлежащие сдаче, за предыдущий месяц года, который подлежит сдаче в архив.
2.9. Прием-передачу дел с ГТД в архив таможни производят ответственный инспектор за архив таможенного поста и главный государственный таможенный инспектор по архивной работе отдела документационного обеспечения (далее — ответственный за архив).
2.10. Ответственный инспектор передает дела с ГТД в архив таможни только по описям. Описи составляются по установленной форме (приложение 3)* раздельно на ГТД, оформленные в различных таможенных режимах. Аннулированные ГТД также подлежат отдельной сдаче в архив со всеми экземплярами.
Ответственный за архив проверяет наличие укомплектованных ГТД, включенных в дело, а также количество листов и наличие документов, включенных в опись к каждой ГТД.
По окончании приема-передачи дел с ГТД в описи делается отметка о приеме-передаче дел, включенных в нее, которую подписывают передающая и принимающая стороны.
Описи составляются в двух экземплярах: первый остается в архиве таможни, второй — в архиве таможенного поста.
3. Обеспечение сохранности и выдачи ГТД
3.1. Помещения, выделяемые для архива таможни и таможенного поста, должны соответствовать требованиям, предъявляемым к архивохранилищам (раздел 11 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах). Ответственность за сохранность дел с ГТД несет лицо, назначенное ответственным за архив.
3.2. Выдача первых экземпляров укомплектованных ГТД для осуществления контроля производится:
1) для использования должностными лицами таможни;
2) во временное пользование для других организаций (включая вышестоящие таможенные органы).
3.3. Дела выдаются во временное пользование из хранилища на срок, не превышающий:
1 месяц — для использования должностными лицами таможенного органа;
3 месяца — во временное пользование для других организаций.
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.
Продление установленных сроков выдачи документов допускается в особых случаях с разрешения руководителя таможенного органа (в СЗАТ — начальника таможни, на таможенном посту — начальника таможенного поста) по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.
3.4. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:
— заказами (требованиями) на выдачу дел должностным лицам таможни, регистрация которых осуществляется таможенными постами и архивом таможни (приложение 4)*;
— актами выдачи дел во временное пользование другим организациям, включая вышестоящие таможенные органы (приложение 5)*.
3.5. Выдача документов регистрируется в книгах выдачи документов:
а) выдачи дел структурным подразделениям таможни;
б) выдачи дел во временное пользование другим организациям:

Итого в ____ году выдано из архива ______________________________ дел
(цифрами и прописью)

Ответственный за архив Подпись Расшифровка подписи

Подпись получателя необходима за каждое выданное дело.
3.6. Исполненные заказы (требования) хранятся до истечения сроков их хранения или осуществления проверки наличия и состояния дел.
3.7. Выдача первых экземпляров ГТД во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем таможни и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в архиве. При сдаче ГТД в архив таможни акты передаются вместе с делами.
3.8. При выдаче дел из архива на место выданного дела подкладывается карта-заместитель (приложение 6)*, в которой указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись должностного лица, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.
3.9. Копии с укомплектованных дел снимаются на таможенном посту согласно заявке, подписанной начальником поста и соответственно в архиве таможни согласно заявке, подписанной начальником таможни. Копии дел заверяются в установленном порядке. Копии документов по запросам иных органов государственной власти предоставлять строго в случаях указания номеров проверок, уголовных дел, дел об АП.
3.10. Выдача укомплектованных ГТД правоохранительным, судебным органам производится только на основании постановления следователя, судебного решения в присутствии понятых и с составлением протокола выемки. С выдаваемых документов должны быть сняты копии, которые подкладываются на место изымаемых. Копия протокола выемки хранится вместе с актами о выдаче документов (приложение 7)*.
4. Уничтожение дел с ГТД
4.1. Дела с ГТД, по которым в соответствии с нормативными актами ФТС России истекли, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в одном экземпляре. После согласования с экспертной комиссией акт утверждается начальником таможни или лицом, его замещающим.
4.2. После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела с ГТД подлежат подготовке для сдачи на предприятия по переработке макулатуры только в измельченном бумагорезательной машиной виде или сжигаются в присутствии комиссии из представителей таможни.
4.3. На акте о выделении к уничтожению дел ставится отметка о приеме макулатуры предприятиями по ее переработке. Акт комиссии о сожжении документов прикладывается к акту о выделении к уничтожению дел.
На основании акта о выделении к уничтожению дел или квитанции о приеме макулатуры предприятиями по переработке макулатуры ответственный за архив вносит изменения в соответствующие учетные документы.

Начальник отдела
документационного обеспечения,
майор таможенной службы
Ю.А.Елисеева

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Нормативная база

Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.

Сроки хранения документов устанавливают:

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел.

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде);
  • наименование структурного подразделения (в полном виде);
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
  • заголовок дела;
  • срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы;
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
  • изданные в одном календарном году.

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу: например, на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.

Сроки хранения

В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2020 года.

Продолжительность нахождения в архиве компании

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector