Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказ о выпуске корпоративной банковской карты

Приказ на корпоративную карту, образец

Опубликовано admin в 08.06.2018

Как составляется приказ о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карту

Расчет с работниками безналичным способом становится все более популярным среди организаций-работодателей. Перечисления касаются не только зарплатных выплат, но и выдачи подотчетных сумм. Так как действующее Положение о порядке кассовых операций разъясняет действия только по расчетам с подотчетными лицами наличными, множество бухгалтеров на практике сталкиваются с вопросом подотчетных средств с помощью корпоративных карт.

Корпоративная карта, по сравнению с другими способами расчета с работниками, имеет множество достоинств: возможность получения средств в любое время суток, снижение риска кражи наличных, минимальный объем отчетной документации. Для работы с корпоративными картами требуется открытие специального счета с наличием на нем средств, доступных держателям карты.

Отличием от наличной выдачи средств под отчет служит тот факт, что средства на карте не выдаются сотруднику в определенной сумме. Выдачей средств станет факт их снятия с карты работником или безналичном проведение платежа. Любое из данных действий подлежит отчету с внесение в форму авансового отчета потраченной суммы в графах «Получен аванс» и «Израсходовано».

Можно ли

Законодательством не предусмотрено каких-либо нормативов относительно правил выдачи «под отчет» на карточку работника. Процедура описана только по поводу выплаты подотчета наличными через ведение кассовых операций организациями, сведения о которой приведены в указании Банка России №3210У от 11 марта 2019 года.

Другое положение Центробанка №266П «Об эмиссии платежных карт», опубликованное в 2004 году, позволяет юридическим лицам и предпринимателям оплачивать расходы с помощью карт, оформленных на доверенные лица.

В этом же акте Центробанком вводится перечень расходных операций, разрешенных к оплате уполномоченным сотрудником организации:

  • по расходам на осуществление деятельности предприятия в пределах России;
  • по выплате командировочных;
  • для представительских расходов;
  • другие расходные операции, не противоречащие законодательству.

Корпоративная карта, через которую сотрудник получает определенные целевые средства, привязаны к расчетному счету, принадлежащему юр. лицу или ИП.

Отличием безналичной выдачи средств под отчет от денег, выданных через кассу, не требует составления заявления от уполномоченного работника с указанием конкретной суммы и срока использования.

В соответствии с п. 1.5 Положений об эмиссии карт, дебетовые, кредитные, предоплаченные карты относятся к электронным средствам совершения платежей, позволяющим клиенту выполнять денежные переводы безналичным способом.

Таким образом, подобные выплаты средств под отчет относятся к безналичным перечислениям, к которым не применимы правила расчетов наличными. Это освобождает от выполнения стандартных при наличной выдаче действий – написанию заявления и визирования его руководителем предприятия по факту каждой расходной операции.

Расход на корпоративной карте может быть ограничен для того, чтобы у организации была возможность контролировать финансовые действия своих сотрудников.

Ограничить расход можно:

  • с помощью лимита по карте;
  • определения лимита внутренним приказом предприятия;
  • остатком доступных средств.

Центральные моменты

Необходимые документы

Для того, чтобы предприятие переводило средства сотрудникам на зарплатную карту, согласно Письма Минфина№ 03-11-11/42288, опубликованного 25.08.14 года, требуется составление заявления.

В заявлении должна быть отражена просьба работника переводить средства по реквизитам конкретной карты. Отсутствие данного заявления в документации организации станет поводом для налоговой считать выплаченные средства не подотчетными, а зарплатными, что позволит взимать с переводимых сумм подоходный налог.

Избежать проблем с ФНС позволит четкая формулировка в назначении платежей безналичной выдачи подотчетных средств. При подаче авансового отчета работник прилагает подтверждающие расход средств с карты чеки, выдаваемые банковскими терминалами либо банковские выписки. Данные документы станут основанием освобождения от вычета НДФЛ с подотчетных сумм.

К достоинствам выдачи подотчета безналичным способом относят оперативность выплат и снижение трудозатрат работников, а также уменьшение банковской комиссии и способность передать необходимые средства работнику, находящемуся в другом регионе.

При осуществлении выдачи подотчета с помощью карты, следует более внимательно относиться к правильному и полному оформлению документов (заявление, первичная отчетность, бухгалтерские документы), которые проверяющий инспектор налоговой службы сочтет достаточными для признания подотчета.

Следующие документы позволят идентифицировать выдачу средств в качестве подотчетных средств:

  • коллективный договор;
  • принятое в организации положение о командировках;
  • действующий договор банковского обслуживания;
  • утвержденный работодателем приказ об адресных перечислениях наемным работникам по списку;
  • платежные поручения, свидетельствующие о перечислении средств на хознужды или командировочные.

Бланк приказа о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карту

Особенности процедуры

Выполнение расчетов с сотрудником под отчет требует надлежащего оформления документов, в том числе и авансового отчета.

Безналичная выплата под отчет для использования средств сотрудником имеет свои особенности:

  1. Приказ о направлении в командировку (задание на командировку, удостоверение).
  2. Отчеты по возвращении из командировки (составление авансового отчета и отчета о выполнении задания).
  3. Проведение бухгалтерских операций по выдаче и возврату остатков (или возмещение перерасходованных средств).
  • в оформляемой платежке в качестве назначения указывают основание «перечисления подотчетных средств»;
  • платежка оформляется с данной формулировкой назначения по каждому случаю такой операции;
  • в качестве приложений к авансовому отчету прилагают квитанции, билеты, любые документы, подтверждающие расход средств в указанных пределах;
  • со всех платежных документов делают копии.
  • четких указаний относительно срока возврата средств на предприятие законом не приводится;
  • текущая практика на предприятиях по возврату излишка ограничивает сотрудника тремя днями после возврата из командировки;
  • оставшаяся сумма фиксируется в бухгалтерии и подлежит сдаче в кассу или возвращению на расчетный счет;
  • при возврате излишка пишется сопроводительная записка с пояснениями или заносятся причины возврата в платежное поручение;
  • при отсутствии возвратных средств, налоговая вправе произвести доначисление суммы НДФЛ.

Преимущества способа

Использование корпоративных карт для перечисления подотчетных средств значительно облегчают процесс взаимодействия бухгалтерии с сотрудниками, а также сокращают документооборот предприятия. С их помощью работники могут совершать безналичные платежи в рамках предоставленных полномочий или снимать средства наличными.

Заявление на отпуск генерального директора обязательно должен подписать официальный руководитель предприятия.

Как правильно оформить приказ о выдаче денег под отчет руководителю — читайте .

К преимуществам такого способа выдачи подотчета относится минимальный документооборот компании:

  • Для произведения выплаты наличными, предприятию потребуется снять средства с расчетного счета, подписав перед этим у руководителя соответствующий чек, получит средства в банке, оформить кассовый приходный ордер с внесением записи в кассовую книгу. Для пополнения карты с привязкой к специальному счету достаточно оформить обычное платежное поручение, а если карта привязана к общему расчетному счету, оформления платежки не потребуется.
  • Для того, чтобы получить наличные сотрудник пишет заявление о выдаче суммы под отчет на определенный срок, а руководитель визирует документ. При использовании карты необходимость в заявлении отпадает.
  • Не требуется и заполнение расходного кассового ордера, как это предусмотрено при операциях с наличными.
  • В отличие от отчета по наличным средствам, работник может использовать карту повторно, в соответствии с установленными подотчетными тратами, при этом, отчет может быть составлен по факту всех понесенных в процессе исполнения должностных обязанностей затрат.

Условия и способы выдачи

Законом предусмотрена возможность использования зарплатной карты для перечисления подотчета сотруднику предприятия. В рамках своих полномочий, работник может снимать средства наличными, оплачивать услуги, товары безналичным способом, осуществлять валютные операции, разрешенные на территории РФ.

Средства под отчет выдаются сотруднику одним из указанных способов:

Приказ на корпоративную карту, образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Приказ на корпоративную карту, образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Читать еще:  Банковские карты с большим кэшбеком

Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании.

Для активации карт потребуется перевести с расчетного счета на бизнес-счет необходимую сумму средств. Пока деньги лежат на спецсчете, подотчетными они не являются. При расчете картой или снятии наличных произойдет списание денег со спецсчета. С этого момента деньги выданы подотчет, и у работника возникает обязанность отчитаться по расходам в установленный компанией срок.

Каковы основные преимущества работы с корпоративными картами?

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.
Можно ли Законодательством не предусмотрено каких-либо нормативов относительно правил выдачи «под отчет» на карточку работника. Процедура описана только по поводу выплаты подотчета наличными через ведение кассовых операций организациями, сведения о которой приведены в указании Банка России №3210У от 11 марта 2014 года.

Приказ о корпоративной карте образец

Срок подотчета – это длительность командировки или срок, в течение которого работник должен совершить покупку (оплатить работы, услуги) для компании. При «наличном» подотчете срок пишет руководитель на каждом заявлении на выдачу денег. В нашем случае для покупок придется указать какие-то средние цифры, учитывая особенности хозяйственной жизни организации.

Порядок использования корпоративных банковских карт ¦ ¦ ¦ ¦ 3.1. Корпоративная банковская карта предназначена для оплаты¦ ¦работниками командировочных и хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно¦ ¦распоряжению руководителя компании. ¦ ¦ 3.3.

Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале. Итоги В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту.

Корпоративная карта: как правильно выдать и использовать

Следует помнить, что выдача денежных средств переводом имеет очень большое количество самых разных особенностей.

Основанием для использования корпоративной банковской карты¦ ¦является приказ о командировании работника, служебная записка или¦ ¦утвержденная смета хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.11. Операции по карте работник — держатель карты может проводить¦ ¦только в пределах лимита, установленного для карты по договору с¦ ¦банком-эмитентом. ¦ ¦ 3.12.

Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов несет держатель корпоративной карты.

Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦ ¦в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового¦ ¦отчета.

Авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты

Операции с использованием подотчетных сумм с помощью банковских карт лежат в плоскости трудового законодательства и предназначены для восполнения нужд предприятий Способы выдачи Подотчетная сумма может быть выдана сотруднику: Через кассу организации наличными В этом случае средства поступают с расчетного счета или из выручки от реализации услуг, товаров.

Используется для совершения ее держателем (работником) операций за счет денежных средств, предоставленных банком организации в пределах расходного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о полной материальной ответственности.

Плюсом привязки корпоративных карт к расчетному счету является то, что подотчетные лица в любое время суток имеют открытый доступ к денежным средствам организации. Это же является и недостатком таких карт с точки зрения сохранности средств на счете.

Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о полной материальной ответственности.

Чтобы использовать в фирме неименные корпоративные карты, нужно издать приказ об утверждении списка должностей, на которых можно использовать неименные корпоративные карты.

Приказ на выдачу подотчетных сумм 2018: образец

Вместо положения о порядке использования корпоративных карт можно оформить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании.

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

Корпоративная карта, по сравнению с другими способами расчета с работниками, имеет множество достоинств: возможность получения средств в любое время суток, снижение риска кражи наличных, минимальный объем отчетной документации. Для работы с корпоративными картами требуется открытие специального счета с наличием на нем средств, доступных держателям карты.

В этом же акте Центробанком вводится перечень расходных операций, разрешенных к оплате уполномоченным сотрудником организации:

  • по расходам на осуществление деятельности предприятия в пределах России;
  • по выплате командировочных;
  • для представительских расходов;
  • другие расходные операции, не противоречащие законодательству.

Чтобы оформить корпоративную карту надо направить заявление в обслуживающий банк. Некоторые банки предоставляют возможность обратиться к ним дистанционно. В заявлении нужно указать тип карты, валюту, список работников, на чье имя будут выпущены карты, паспортные данные работников.

Лимит для снятия наличных на территории РФ устанавливается в¦ ¦размере 100 000 руб. в день. Снимать наличную иностранную валюту на¦ ¦территории РФ не разрешается. ¦ ¦ 3.14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ¦ ¦устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день. ¦ ¦ 3.15.

Банк может выпустить карту к расчетному счету. Тогда держатель карты фактически будет иметь доступ ко всем средствам фирмы. Это небезопасно, если карта, допустим, оформлена на рядового сотрудника. Хотя, конечно, на карте может быть установлен лимит, но все же… Поэтому многие прибегают к другому варианту — карта оформляется к специальному карточному счету.

Использование корпоративных пластиковых карт выгодно и для самой компании, и для ее работников. Для последних удобство заключается в возможности оперативного доступа к денежным средствам.

В тексте приказа о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карточку должна быть указана точная сумма для зачисления и реквизиты самой карты. Приказом назначается ответственный за его исполнение бухгалтер предприятия.

Какая ответственность предусмотрена за использование электронной подписи бывшего директора. Возможно ли уменьшить размер начисленных пени при тяжелом финансовом положении компании.

Денежные средства, переведенные на специальный карточный счет, отделены от основных денег организации. Для его пополнения средства необходимо перечислить с расчетного счета организации. Ранее недостатком открытия специального карточного счета являлась необходимость сообщать об этом в налоговый орган и внебюджетные фонды.

Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;.

Праздничные корпоративы, которые руководство компаний устраивает для своих сотрудников, сегодня являются не столько развлекательным мероприятием, сколько командообразующим инструментом и способом мотивации и консолидации сотрудников компании.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Зарплата» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).

Читать еще:  Банковская пластиковая карточка это

Каким контролирующим органам необходимо сообщить об открытии банковского счета?

Учебный отпуск: Трудовой кодекс статья Агентский договор с физическим лицом: налогообложение в году. Высшее образование за счет средств предприятия. Новости по теме. Причины ошибок в расчете детского вычета, за которые вас оштрафуют. Правительство утвердило Производственный календарь на год.

Опубликован порядок заполнения формы р ФНС: как подтвердить решение о реорганизации. Вопросы по теме. Как вернуть госпошлину за рассмотрение кассационной жалобы, если ошибочно она была уплачена в другую налоговую. Подлежит ли возврату госпошлина за рассмотрение кассационной жалобы, в случае отказа в передаче дела в ВС РФ.

В случае, если определенную денежную сумму необходимо выдать одному из сотрудников предприятия, составляется распоряжение о выдаче подотчетных сумм.

Отличием безналичной выдачи средств под отчет от денег, выданных через кассу, не требует составления заявления от уполномоченного работника с указанием конкретной суммы и срока использования.

Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны

Корпоративные карты выдаются на срок, который определен положением. Выдать карту на более долгий срок можно только на основании распоряжении руководителя.
Хорошим решением в такой ситуации будет корпоративная карта. Работник, на имя которого будет выпущена персональная карта, сможет расплатиться ею или снять наличные для покупки со счета компании.

Корпоративная карта: кому и зачем она нужна

Что такое корпоративные карты

Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.

Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Корпоративная карта — разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.

3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.

4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.

5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.

6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.

Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.

Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.

Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.

Корпоративные карты бывают следующих видов:

Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.

Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.

Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).

Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.

Оформление корпоративных карт

Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.

Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.

Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.

Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.

При открытии карточного счета под корпоративную карту к заявлению об его открытии (от имени юрлица) обычно прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Конкретный перечень документов устанавливает банк.

Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.

Что по вашему мнению мешает широкому использованию корпоративных банковских карт?

Использование корпоративных карт

Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов. При этом для осуществления этих операций работникам не нужно писать никакого заявления, а руководству издавать отдельный распорядительный документ (пп.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Не требуется переводить деньги из банка в кассу предприятия и выдавать их под отчет. При снятии с корпоративной карты наличных также не требуется проводить эти деньги через кассу.

Деньги при помощи карты могут быть сняты и переведены на другой счет самим работником в любое время при появлении соответствующей необходимости. Частным случаем такой необходимости является служебная командировка.

Отправляясь в командировку, сотрудник при помощи корпоративной карты может оплатить проездные билеты, ГСМ, гостиничные номера, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы. Кроме того, при наличии валютной корпоративной карты работник, находящийся за пределами России, беспрепятственно может снять с такой карты иностранную валюту.

Читать еще:  Системы расчетов по банковским картам

Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет командированному сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику требуется лишь отчитаться о произведенных затратах по унифицированной форме № АО-1.

При этом составлять отчеты по всем случаям расходования средств с карты не требуется. Законодательство таких правил не содержит. Поэтому сотрудник вправе предоставить единый авансовый отчет по всем случаям снятия и расходования денег с карты. Предоставление подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) происходит в общем порядке.

Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. Периодичность сдачи в бухгалтерию таких авансовых отчетов также устанавливает сама организация с учетом характера своей хозяйственной деятельности.

Чтобы иметь возможность воспользоваться корпоративной банковской картой, сотрудник должен иметь именную корпоративную карту или числиться в списке работников организации, имеющих право на использование неименных корпоративных карт. Данный список утверждается руководителем организации.

По общему правилу, обусловленному самой сущностью корпоративной карты, не допускается ее использование в следующих целях:

  • выплата сотрудникам зарплаты;
  • выплата сотрудникам пособий и компенсаций;
  • приобретение товаров и услуг для личных целей, не связанных с хозяйственной деятельностью организации.

Но данное правило не означают, что деньги с корпоративной карты не могут быть использованы в вышеуказанных целях. На самом деле, могут, так как никаких ограничений на использование корпоративных карт законодательство не содержит. При этом снятие денег с карты в целях, не обусловленных потребностями самой организации, нужно должным образом оформить. Так, для выплаты зарплаты бухгалтер может снять деньги с карты и внести их в кассу организации, используя приходно-кассовый ордер.

Сотрудники также могут использовать корпоративные карты в личных целях (вовремя отследить и предотвратить это не получится), но при этом образуется растрата. Ее необходимо восполнить за счет зарплаты сотрудника.

7 правил для корпоративной карты

Как учитывать движение денег по банковской карте и их расходование работником

Корпоративная банковская карта — хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работник а п. 1.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение № 266-П) . О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.

ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды

Для корпоративной карты открывается отдельный банковский сче т п. 2 ст. 11 НК РФ . Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.

Рекомендуемую ПФР форму сообщения об открытии счета можно найти: сайт ПФР → Работодателям → Уплата страховых взносов и представление отчетности → Отчетность и порядок ее представления → Рекомендуемые образцы документов

Сделать это нужно в течение 7 рабочих дней со дня открытия такого счет а п. 2 ст. 23, п. 6 ст. 6.1 НК РФ; п. 1 ч. 3 ст. 28, ч. 6 ст. 4 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ); Постановление Президиума ВАС от 21.09.2010 № 2942/10 . Для этого следует направить:

  • в налоговую — сообщение по форме № С-09-1 утв. Приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@ . Заполняя эту форму, информируйте именно об открытии счета в банке, а не о возникновении прав на использование корпоративного электронного средства платежа (КЭСП). Ведь КЭСП и корпоративная банковская карта — не одно и то же.
  • в ФСС — сообщение по рекомендованной им форм е Письмо ФСС от 28.12.2009 № 02-10/05-13656 ;
  • в ПФР — сообщение по рекомендованной форме, которую можно найти на сайте Фонда.

Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт — основная и дополнительны е п. 2.1 Положения № 266-П . Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.

ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается

Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).

О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).

ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат

В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же — как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличност и ст. 15.1 КоАП РФ .

Мнение читателя

“ Когда мы только открыли банковскую корпоративную карту, то боялись, что будут сложности с расчетом кассового остатка. Ведь закрываемся мы в 18.00, а работник может снять наличные через банкомат даже глубокой ночью. Но оказалось, что эти деньги по кассе вообще не надо проводит ь ” .

Зухра,
г. Уфа

Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организаци й Постановления 7 ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012; 3 ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012 .

Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.

ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться

Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкома т п. 2.5 Положения № 266-П . Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, — это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.

Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней — порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector