Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Налоговые карточки срок хранения

Изменились сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов

Приказом Росархива от 20.12.19 № 236 утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. В частности, приказом установлено, что счета-фактуры придется хранить 5 лет вместо 4-х. А книги учета доходов и расходов при УСН нужно будет хранить всего 5 лет (а не постоянно, как сейчас). Новые правила начнут действовать с 18 февраля. С этой же даты утратит силу действующий перечень документов, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

Помимо прочего, комментируемым приказом изменен срок хранения расчетно-платежных и платежных ведомостей. Напомним, что сейчас срок хранения этих документов при наличии лицевых счетов составляет 5 лет, при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

По новым правилам расчетно-платежные и платежные ведомости при наличии лицевых счетов нужно будет хранить 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — 50/75 лет (п. 295 Перечня).

Срок хранения «50/75 лет» означает следующее:

  • документы, созданные до 1 января 2003 года, нужно хранить 75 лет;
  • документы, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Как уже было сказано выше, организации и ИП, применяющие УСН, должны будут хранить КУДиР на протяжении 5 лет, а не постоянно (п.318 Перечня). Срок хранения счетов-фактур увеличится с четырех до пяти лет (п. 317 Перечня).

Обратите внимание: юридически значимые электронные документы можно хранить не распечатывая (см. «Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры»).

Бесплатно обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Реестры сведений о доходах физических лиц можно будет хранить всего 5 лет вместо 75 лет (п. 313 Перечня). Но при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) придется хранить 50/75 лет (п. 311 Перечня).

Также в новом Перечне появились сроки хранения следующих документов:

  • годовых и квартальных расчетов по страховым взносам — 50/75 лет (п. 308 Перечня);
  • справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и налоговых санкций, справки о состоянии расчетов с бюджетом — 5 лет (п. 305 Перечня).
  • карточек индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов — 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет; п. 309 Перечня).

Кроме этого, скорректированы сроки хранения некоторых кадровых документов:

  • график отпусков нужно будет хранить не 1 год, как сейчас, а в течение 3-х лет (п. 453 Перечня);
  • документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года вместо 5-ти лет (п. 434 Перечня);
  • документы об отпусках и командировках в общем случае нужно будет хранить 5 лет, как и ранее. Но, если сотрудники заняты на вредных или опасных работах, то срок хранения составит 50/75 лет (п. 434 Перечня).

Сроки хранения налоговых документов

Сроки хранения налоговых документов для каждого документа разные. Например, декларации нужно хранить как минимум 5 лет, а реестры сведений о доходах физлиц — 75 лет. Предлагаем вам удобную таблицу, в которой перечислены все документы, необходимые для расчета налогов и взносов, и сроки их хранения

Таблица составлена на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Таблица. Сроки хранения документов, необходимых для расчета налогов и взносов

Наименование документа

Срок хранения

Пункт Перечня*

Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов

Налоговые карточки по НДФЛ

5 лет — при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

Сведения о доходах физических лиц

5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет

Реестры сведений о доходах физических лиц

Декларации и расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 75 лет

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ:

5 лет, а при отсутствии годовых — постоянно

Книги учета доходов и расходов «упрощенцев»

Реестры расчета земельного налога

Расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка по расчету налоговой базы, о начисленных и уплаченных суммах налогов и о задолженностях по ним

Расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

Акты сверок, справки об уплате налогов зачетами

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями

5 лет после погашения налогов

Книги учета погашенных векселей на уплату налогов

5 лет после погашения налогов и при условии проведения проверки

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

Решения, справки, отчеты, заявления, переписка о реструктуризации задолженности по страховым взносам

Книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями

5 лет — при условии проведения проверки

Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах

Читать еще:  Выплата зарплаты на банковскую карту

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Комментарии

Где хранятся налоговые декларации?Сдали в налоговую по месту жительства.Нужно вернуть один из документов( оригинал).Говорят их нет на месте.Обман?

в 2017,2018,2019 годах,,с меня взысканы денежные штрафы. Сегодня я обратился к судебным приставам дать мне копии документов на наложенные на меня санкци и сообщитиь по какому адресу они были мне высланы. На что получил ответ от судебного пристава= исполнителя Межрайонногоотделасудебныхприставовпо взысканию административных штрафов №2,Акиевой Л.Н.: Что МОСП по ВАШ №2,исполнительные производствав отношении Афафнасова Павла Антоновича 12.10.1938 г.р.воэбужденныеЦАФАП ОДД ГИБДД ГУ МВД Россиии по Москве,?jrjyxtyокончены фактическим исполнением.

Сроки хранения документов

Календарь бухгалтера 2020: таблица – перенос сроков сдачи отчетности. Есть ли новые формы отчетов?

СЗВ-М за март 2020 года: сроки сдачи, штрафы, есть ли новая форма, образец заполнения

Форма 4-ФСС за 1 квартал 2020 – что новенького? Бланк расчета, порядок и образец заполнения, сроки сдачи, штрафы, сдача “нулевки”

Страховые взносы 2020: изменения законодательства, фиксированные взносы, новая форма РСВ за 1 квартал 2020, сроки сдачи и др.

Расчет 6-НДФЛ 2019-2020: новые сроки сдачи, заполнение, штрафы

Все о отчетности СЗВ-СТАЖ 2020: сдача за 2019 год, сроки сдачи, порядок заполнения, штрафы, бланк формы

СЗВ-ТД 2020: новый отчет, форма, образец заполнения, сроки сдачи, как заполнить отчет в СБИС

Читайте также “Бухгалтеры работают из дома! Перевод сотрудников на удаленную работу”

Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации. Для каждого из них установлен срок хранения.

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 вступит в силу 18 февраля. Прежний перечень, который был утвержден Минкультуры, утратит силу.

Как было до 18.02.2020

С 18 февраля 2020 года

Новые сроки хранения бухгалтерских документов

Учетная политика и рабочий план счетов, годовая бухгалтерская и финансовая отчетность

Постоянно – для годовой бухотчетности

5 лет – для учетной политики

Главная книга, журналы-ордера, операций по счетам, оборотки, карточки, ведомости, инвентарные списки, кассовые книги и авансовые отчеты, банковские выписки

Справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях и растратах

5 лет, часть документов нужно хранить постоянно

10 лет после возмещения ущерба

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы по зарплате и другим выплатам

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

6 лет, при отсутствии лицевых счетов работников – 50/75 лет

Новые сроки хранения налоговых документов

Налоговые декларации, счета-фактуры

5 лет – для налоговых деклараций

4 года – для счетов-фактур

Книги учета доходов и расходов на упрощенке

В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя

Переписка с налоговой о разногласиях по вопросам уплаты и начисления налогов

Переписка о реструктуризации налоговой задолженности

Расчеты по страховым взносам

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ

5 лет, а е сли нет лицевых счетов:

– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года

– 75 лет, если оформлены до 2003 года

5 лет, при отсутствии лицевых счетов работников или зарплатных ведомостей – 50/75 лет

Новые сроки хранения кадровых документов

Трудовые договоры, личные карточки работников

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

При окончании делопроизводства до 01.01.2003 срок хранения — 75 лет.
При окончании делопроизводства после 01.01.2003 срок хранения — 50 лет.

Приказы о кадровых перемещениях

На руководителей – постоянно

На сотрудников – 75 лет** либо

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже

Лицевые счета работников

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Ответственность за нарушение порядка хранения кадровых документов

Многие кадровые документы содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность — лично руководитель. За нарушение правил хранения документации предусмотрена административная ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Наказание предусмотрено в виде наложения на должностное лицо штрафа в размере от 300 до 500 рублей.

Услуги по сопровождению программ 1С от топового партнера в Санкт-Петербурге

  • обновляем 1С с гарантией сохранности базы
  • оперативно решаем любые задачи по 1С
  • устанавливаем сервисы 1С бесплатно
  • помогаем с 1С 24/7

ИТС ПРОФ – больше часов консультаций, чем у других!

Сроки и порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

Все документы организации можно условно разделить на две группы: налоговые документы (документы, необходимые для исчисления налогов и страховых взносов) и бухгалтерские документы (в том числе кадровые), они составляют весь документооборот организации. Хранение, а также своевременное уничтожение документов – актуальная задача для многих руководителей и бухгалтеров. Чаще всего особое внимание уделяется требованиям законодательства о порядке и сроках хранения документации.

Читать еще:  Операции с банковскими картами

Эти вопросы мы раскроем в статье.

Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, по архивному делу устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

01. Чем регулируются сроки хранения документов

  • ст. 23 Налогового кодекса;
  • ст. 29 ФЗ 402-ФЗ «О бухучете»;
  • закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • для госорганов — Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

02. Срок хранения налоговых документов

НК установлен предельный 4 (четырехлетний) срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов и взносов (ст.23 НК РФ) Данный срок относится и к документам, подтверждающим получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Соответствующее требование установлено для налоговых агентов, которые обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, нужных для исчисления, удержания и перечисления налогов. Помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранные юридические лица, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ. При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков – не более 10 (десяти) лет.

03. Срок хранения бухгалтерских документов

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный 5 (пятилетний) срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

04. Сроки хранения кадровых документов

Федеральный закон от 18.06.17 г. № 127-ФЗ «О внесении изменений…» ввел новую статью 22.1 о сроках хранения документов по личному составу в закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Теперь документы, отражающие трудовые отношения в организациях между работниками и работодателями, должны храниться 75 или 50 лет, а именно 50 лет – срок хранения документов, созданных после 1 января 2003 года, 75 лет – срок хранения документов, созданных до 1 января 2003 года.

05. Сроки хранения документов для госорганов

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу. Сейчас действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В целом, документы по сроку хранения делятся на следующие группы:

  • документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.),
  • документы постоянного хранения;
  • хранения до минования надобности;
  • хранения до замены новыми документами.

Так, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности.

06. Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

Согласно п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского и налогового учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. в архиве составляются описи дел: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Читать еще:  Условия получения банковской карты

Обработанные первичные документы текущего месяца комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются описью для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, бухгалтерской и налоговой отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации работникам или иным лицам, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, бухгалтер может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. Работодатель должен контролировать вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

07. Ответственность за нарушение правил хранения документов

Если налоговые органы в ходе проверки обнаружат, что отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (налогового) учета, она вправе оштрафовать организацию.

Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ) составляет:

  • 10 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов, относящихся к одному налоговому периоду;
  • 30 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов за несколько налоговых периодов;
  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Истребовать документы налоговики могут только за три последних года, а хранить их обязаны четыре года. А это значит, что оштрафовать организацию за отсутствие налоговых документов за последний (четвертый) год налоговые инспекторы не имеют права.

Помимо этого, за нарушение порядка и сроков хранения документов на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф. Его размер составляет от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Этот штраф может быть наложен как за несоблюдение бухгалтерского законодательства о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов, так и за нарушение требований, предъявляемых Налоговым кодексом к хранению документов налогового учета.

Если нарушены правила хранения учетных документов, может быть составлен протокол об этом нарушении и направлен мировому судье, который и решит, налагать на руководителя организации штраф или нет.

Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения документов и по инициативе сотрудников архивной службы. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа, налагаемого на граждан, составляет от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

В случаях похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности может наступить уголовная ответственность согласно п. 1 ст. 325 УК РФ — штраф до 200 000 руб. или в размере заработной платы (иного дохода) осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок до 480 часов, либо исправительные работы на срок до 2 лет, либо принудительные работы на срок до 1 года, либо арест на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года.

Фирммейкер, 2014 (актуаализировано в феврале 2020)
Ирина Семченкова (Журавлева)
При использовании материала ссылка на статью обязательна

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector