Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Карточка справка срок хранения

Письмо Минфина России от 14 апреля 2016 г. N 02-06-05/21573 Об оформлении и хранении учреждением копий расчетных листов по заработной плате

Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации рассмотрел обращение относительно оформления и хранения учреждением копий расчетных листов по заработной плате и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

просьбы граждан о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалобы граждан — просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении вопрос о порядке хранении первичных учетных документов в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти, и, следовательно, должен быть оформлен на бланке организации за подписью руководителя.

Вместе с тем сообщаем, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ N 52н).

Расчет заработной платы осуществляется на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или Расчетной ведомости (ф. 0504402), сведения из которой затем отражаются в Карточке-справке (ф. 0504417).

Карточка-справка (ф. 0504417) применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

При этом в соответствии с Приказом N 52н Методическими указаниями по применению Карточки-справки (ф. 0504417) не предусмотрено формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листов.

Кроме того, обращаем внимание, что в соответствии с положениями Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция 157н), устанавливающей обязательные общие требования к ведению бухгалтерского учета, правила документооборота и технология обработки учетной информации, а также график документооборота утверждаются актами субъекта учета, устанавливающими в целях организации и ведения бухгалтерского учета учетную политику субъекта учета.

Одновременно сообщаем, что первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства Российской Федерации. При этом Карточка-справка является обязательным документом в составе документооборота учреждения, являющимся основанием для начисления пенсий и определения трудового стажа работника.

Обзор документа

Возник вопрос относительно оформления и хранения учреждением копий расчетных листов по зарплате.

Расчет зарплаты осуществляется на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или Расчетной ведомости (ф. 0504402), сведения из которой затем отражаются в Карточке-справке (ф. 0504417).

Методическими указаниями по применению Карточки-справки (ф. 0504417) не предусмотрено формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листов.

В соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов бухучета правила документооборота и технология обработки учетной информации, а также график документооборота утверждаются актами субъекта учета, устанавливающими учетную политику.

Первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению зарплаты (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства. При этом Карточка-справа является обязательным документом в составе документооборота учреждения, являющимся основанием для начисления пенсий и определения трудового стажа работника.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Читать еще:  Закон о зарплатных банковских картах

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Нормативная база

Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.

Сроки хранения документов устанавливают:

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел.

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде);
  • наименование структурного подразделения (в полном виде);
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
  • заголовок дела;
  • срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы;
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
  • изданные в одном календарном году.

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу: например, на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.

Сроки хранения

В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2020 года.

Продолжительность нахождения в архиве компании

Сроки хранения документов

Календарь бухгалтера 2020: таблица – перенос сроков сдачи отчетности. Есть ли новые формы отчетов?

СЗВ-М за март 2020 года: сроки сдачи, штрафы, есть ли новая форма, образец заполнения

Форма 4-ФСС за 1 квартал 2020 – что новенького? Бланк расчета, порядок и образец заполнения, сроки сдачи, штрафы, сдача “нулевки”

Страховые взносы 2020: изменения законодательства, фиксированные взносы, новая форма РСВ за 1 квартал 2020, сроки сдачи и др.

Расчет 6-НДФЛ 2019-2020: новые сроки сдачи, заполнение, штрафы

Все о отчетности СЗВ-СТАЖ 2020: сдача за 2019 год, сроки сдачи, порядок заполнения, штрафы, бланк формы

СЗВ-ТД 2020: новый отчет, форма, образец заполнения, сроки сдачи, как заполнить отчет в СБИС

Читайте также “Бухгалтеры работают из дома! Перевод сотрудников на удаленную работу”

Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации. Для каждого из них установлен срок хранения.

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 вступит в силу 18 февраля. Прежний перечень, который был утвержден Минкультуры, утратит силу.

Как было до 18.02.2020

С 18 февраля 2020 года

Новые сроки хранения бухгалтерских документов

Учетная политика и рабочий план счетов, годовая бухгалтерская и финансовая отчетность

Постоянно – для годовой бухотчетности

5 лет – для учетной политики

Главная книга, журналы-ордера, операций по счетам, оборотки, карточки, ведомости, инвентарные списки, кассовые книги и авансовые отчеты, банковские выписки

Читать еще:  Виды операций с банковскими картами

Справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях и растратах

5 лет, часть документов нужно хранить постоянно

10 лет после возмещения ущерба

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы по зарплате и другим выплатам

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

6 лет, при отсутствии лицевых счетов работников – 50/75 лет

Новые сроки хранения налоговых документов

Налоговые декларации, счета-фактуры

5 лет – для налоговых деклараций

4 года – для счетов-фактур

Книги учета доходов и расходов на упрощенке

В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя

Переписка с налоговой о разногласиях по вопросам уплаты и начисления налогов

Переписка о реструктуризации налоговой задолженности

Расчеты по страховым взносам

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ

5 лет, а е сли нет лицевых счетов:

– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года

– 75 лет, если оформлены до 2003 года

5 лет, при отсутствии лицевых счетов работников или зарплатных ведомостей – 50/75 лет

Новые сроки хранения кадровых документов

Трудовые договоры, личные карточки работников

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

При окончании делопроизводства до 01.01.2003 срок хранения — 75 лет.
При окончании делопроизводства после 01.01.2003 срок хранения — 50 лет.

Приказы о кадровых перемещениях

На руководителей – постоянно

На сотрудников – 75 лет** либо

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже

Лицевые счета работников

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Ответственность за нарушение порядка хранения кадровых документов

Многие кадровые документы содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность — лично руководитель. За нарушение правил хранения документации предусмотрена административная ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Наказание предусмотрено в виде наложения на должностное лицо штрафа в размере от 300 до 500 рублей.

Услуги по сопровождению программ 1С от топового партнера в Санкт-Петербурге

  • обновляем 1С с гарантией сохранности базы
  • оперативно решаем любые задачи по 1С
  • устанавливаем сервисы 1С бесплатно
  • помогаем с 1С 24/7

ИТС ПРОФ – больше часов консультаций, чем у других!

Таблица сроков хранения кадровых документов

Зачем архивировать кадровые документы

Кадровая документация издается по поводу отношений работников и работодателей. Последствия этих отношений проявляются на протяжении длительного времени. Потеря или порча трудовой книжки, потеря других бумаг приводит к необходимости их восстановить. Например, важно хранение трудовых договоров по кадровому делопроизводству. С их помощью восстанавливаются сведения о средних заработках для расчета пенсий или размера пособий.

Сколько хранить документацию по кадрам

Сроки хранения документов по кадрам варьируются от 1 до 75 лет. Полный перечень сроков приведен в Приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010. Используйте в работе памятку: таблицу сроков хранения кадровых документов.

Вид кадрового документа

Срок хранения, год

Основание для хранения

По личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

(75, если оформлены до 2003 г.)*, **

Стр. 657, 658 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

На руководителей — постоянно.

На сотрудников — 75** либо 50 лет (75, если оформлены до 2003 г.)*, **

Стр. 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

При тяжелых и опасных условиях труда — 50 (75, если оформлены до 2003 г.)*

Стр. 586 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Правила трудового распорядка

1 год после замены их новыми

Стр. 773 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Графики предоставления отпусков

Стр. 693 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Штатные расписания и изменения к ним

Читать еще:  Карточка счета 41 образец

Стр. 71 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

  • по месту разработки или утверждения
  • в других организациях

3 года после замены новыми

Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.)

Невостребованные — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*

Стр. 664 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Бумаги по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка)

5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет)**

Стр. 669 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

5 лет после возвращения из командировки.

Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*

Стр. 668 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

О несчастных случаях на производстве

Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК

* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, требуется привести в соответствие со статьей 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы созданы до 2003, они должны храниться 75 л. со дня создания. С 2003 — 50 л. со дня создания.

** Часть документов хранится постоянно.

*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 08.01.2015.

Как правильно хранить кадровые документы

Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам. Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.

Архив предприятия организуется в специальном помещении.

Организации вправе передавать кадровые документы на хранение в госархивы (125-ФЗ).

На крупных предприятиях все вопросы определения сроков и отбор к уничтожению проводит специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Создается приказом руководителя предприятия.

В ее компетенцию входят вопросы:

  • разработка номенклатуры и порядка ведения дел в делопроизводстве;
  • экспертиза ценности отдельных кадровых документов;
  • розыск недостающих дел для постоянного хранения и дел по личному составу;
  • восстановление испорченных и утраченных кадровых документов.

Утвержденная ЭПК номенклатура дел выглядит следующим образом.

Документация по кадрам, подлежащая архивированию, формируется в дела. Дела соответствуют утвержденной номенклатуре. Обложка каждого дела содержит:

  • наименование организации и подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок;
  • срок нахождения в архиве.

Например, на деле с заголовком «Заявления работников» в разделе срок хранения заявлений работников в отделе кадров указано:

  • 75 л. — для заявлений руководителей и сотрудников, вошедших в личные дела;
  • 5 л. — для заявлений сотрудников, которые в эти дела не вошли.

Обложка папки выглядит вот так:

Правила помещения документации в папку на хранение:

  • изданы в одном году;
  • вшиваются оригиналы оформленных и исполненных;
  • порядок — по номерам и в хронологическом порядке.

Дела сдаются в архив организации по сдаточной описи (Приложение 23 Приказа № 526 от 31.03.2015). Там их ставят на учет и размещают в хранилище.

Дела сроком хранения до 10 лет включительно в архив не сдают. По истечении периода их уничтожают (п. 4.2 Приказа № 526 от 31.03.2015).

Что делать, если срок не истек, но документ поврежден или испорчен

Кадровые акты, утраченные или испорченные, подлежат восстановлению:

  • это отвечает нормам законодательства;
  • защищает интересы работников;
  • отводит руководителей от ответственности по КоАП.

Утраченные подлинники восстанавливаются в несколько этапов:

  • составляется акт об утрате с указанием причин (халатность, чрезвычайное происшествие, массовая утрата или порча);
  • создание или заказ дубликата;
  • восстановление содержания;
  • сбор подписей сотрудников.

Например, срок хранения приказов по кадрам — 75 лет. Утраченные или испорченные приказы подлежат обязательному восстановлению. Дубликаты передаются в архив с указанием реквизитов акта ЭПЦ.

Что делать, когда срок истек

Все кадровые дела с истекшим сроком хранения уничтожаются по специальному регламенту:

  • проводится их экспертиза;
  • ЭПЦ готовит перечень и акт на уничтожение;
  • выбирается удобный способ утилизации.

Как накажут за нарушения

Правила сохранения кадровой документации должны строго соблюдаться. За нарушение предусмотрена гражданско-правовая и административная ответственность. Регламентируется она статьями 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.

Виды наказания ответственных лиц:

  • предупреждение;
  • штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП);
  • дисквалификация на срок от 1 до 3 лет при грубом или повторном нарушении (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector