Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Бухгалтерский учет транспортной карты

Сотрудник бюджетного учреждения купил за наличный расчет проездную карту «Тройка» сроком на один год. Транспортная карта приобретается за счет внебюджетных средств подотчетным лицом, о чем составляется авансовый отчет с приложением чека. В чеке отдельными строками выделены суммы: 50 руб. — цена карты, 18 200 руб. — цена поездок на год. То есть данная карта дает возможность совершать неограниченное количество поездок в течение года. Карта используется в деятельности учреждения. Ей пользуется только данный сотрудник, работа которого имеет разъездной характер. Как правильно учесть и как списывать расходы на приобретение проездного документа? Какими бухгалтерскими проводками правильно оформить данный факт финансово-хозяйственной деятельности?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Транспортные карты «Тройка» могут учитываться на забалансовом счете 03 или на дополнительно введенном забалансовом счете, закрепленном в учетной политике учреждения.
Расходы на приобретение транспортной карты «Тройка» списываются в порядке, определенном учетной политикой учреждения.

Обоснование вывода:
Электронная карта «Тройка»*(1) — это пополняемая карта для оплаты проезда на всех видах транспорта. Залоговая стоимость «Тройки» — 50 рублей. Залог можно вернуть при возврате карты в кассу.
Безлимитный проезд в течение 365 дней (1 года) предусматривает билет «Единый» на 365 дней. Он реализуется на транспортной карте «Тройка» и действуют с момента записи на карту. То есть в рассматриваемой ситуации можно говорить о приобретении через подотчетное лицо транспортной карты «Тройка» по залоговой стоимости (50 руб.) с записанным на нее билетом «Единый», дающим возможность безлимитного проезда в течение года.
При этом отметим, что материальным носителем электронного проездного документа (транспортной карты) является пластиковая карта с уникальным номером, которая находится в собственности эмитента. Она предназначена для многократного применения, поэтому выдается в пользование с учетом оплаты залоговой стоимости, а в случае ненадобности подлежит возврату по месту выдачи с возвратом залоговой стоимости.
В связи с этим у учреждения не возникает оснований для учета транспортных карт (как материальных носителей) в составе нефинансовых активов на балансовых счетах (п. 22 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция N 157н). В то же время ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления, учитываются на забалансовых счетах в целях обеспечения контроля за их сохранностью, а также их количественного учета (п. 332 Инструкции N 157н).
Инструкцией N 157н не определено конкретного счета, на котором могут учитываться транспортные карты. В рамках учетной политики учреждения согласно п. 332 Инструкции N 157н вправе ввести дополнительный забалансовый счет в целях организации управленческого учета транспортных карт либо предусмотреть их учет на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (смотрите также письмо Минфина России от 12.06.2012 N 02-06-10/4243).
При принятии решения об учете транспортных карт на забалансовом счете 03 необходимо внести их в устанавливаемый в рамках учетной политики перечень бланков, учитываемых на данном счете (п. 337 Инструкции N 157н).
При введении дополнительного забалансового счета порядок учета на нем (в частности, номер счета забалансового учета, порядок движения (поступления, списания), порядок документооборота, аналитический учет, стоимостной учет (например, по залоговой стоимости или в условной оценке: 1 объект, 1 рубль), а также иные необходимые положения) необходимо разработать в учреждении и закрепить его в учетной политике.
Относительно учета транспортных карт в качестве денежных документов отметим следующее. Из содержания п. 169 Инструкции N 157н, по сути, следует, что транспортная карта может учитываться в составе денежных документов. Однако, по нашему мнению, учет транспортных карт в качестве денежных документов нецелесообразен, так как:
— основным отличительным признаком денежного документа зачастую является указание в нем суммы в денежном выражении (номинал денежного документа), на которую можно приобрести товар (услугу), а электронная транспортная карта такого номинала не содержит. На нее неоднократно может быть записан любой билет, предусмотренный правилами;
— организация бухгалтерского учета транспортных карт на счете 0 201 35 000 «Денежные документы» одновременно с их учетом на забалансовом счете весьма трудозатратна и, по сути, не обеспечивает учреждение какой-либо дополнительной существенной информации*(2) (иными словами, степень полезности учетных данных для целей управления не сопоставима с уровнем трудоемкости).
Запись на транспортную карту билета «Единый» на 365 дней (18200 руб.) дает право сотруднику учреждения, которому передана данная карта, безлимитного проезда в течение года.
Согласно п. 302 Инструкции N 157н затраты, произведенные учреждением в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются как расходы будущих периодов (п. 159 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, далее — Инструкция N 174н). Анализ положений Инструкции N 157н и Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н, показывает: под отчетным периодом разработчики данных документов в различных ситуациях понимают: месяц, квартал или календарный год.
Таким образом, фактические расходы по приобретению на год права безлимитного проезда по транспортной карте «Тройка» могут быть отнесены к расходам будущих периодов по аналогии с приобретением неисключительного права пользования нематериальными активами в течение нескольких отчетных периодов (п. 302 Инструкции N 157н) или к расходам текущего года. Конкретный способ отнесения затрат выбирается должностными лицами учреждения и закрепляется в учетной политике.
Суммы, учтенные по дебету счета 401 50 «Расходы будущих периодов», в течение периода, к которому они относятся, подлежат:
— отнесению на финансовый результат текущего финансового года (списываются в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года»);
— учету при формировании себестоимости (списываются в дебет счета 109 00 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»).
Списание осуществляется в порядке, установленном в учетной политике, например, ежемесячно:
— равномерно (в равных суммах);
— пропорционально объему продукции (работ, услуг).
Согласно Публичной оферте, размещенной на сайте: http://troika.mos.ru (далее — Оферта), совершение физическим лицом действий, предусмотренных Офертой и означающих безоговорочное принятие физическим лицом всех условий Оферты без каких-либо изъятий или ограничений на условиях присоединения, предусматривает заключение договора перевозки пассажиров с использованием, в частности, транспортной карты «Тройка».
В соответствии с Указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, расходы на приобретение транспортных услуг относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ. Следовательно, расходы по «записи» на транспортную карту «Тройка» билета «Единый» на 365 дней (18200 руб.) могут быть отнесены на подстатью 222 КОСГУ в увязке с кодом видов расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». В то же время исходя из экономического содержания расходы по оплате залоговой стоимости (50 р.) могут быть отнесены на статью 290 «Прочие расходы» КОСГУ в увязке с кодом видов расходов 853 «Уплата иных платежей».
Для учета расчетов с дебиторами по операциям предоставления залоговых платежей, задатков предназначен счет 0 210 05 000 «Расчеты с прочими дебиторами» (п. 235 Инструкции N 157н). Следовательно, на время использования транспортной карты «Тройка» сумма залоговой стоимости может учитываться на счете 210 05. Для бюджетных учреждений Инструкцией N 174н не предусмотрено бухгалтерских записей со счетом 210 05, как и не предусмотрено схемы корреспонденций для отражения в бухгалтерском учете рассматриваемой ситуации. Поэтому конкретные бухгалтерские записи следует согласовать в порядке, описанном в п. 4 Инструкции N 174н.
На основании изложенного рассматриваемая ситуация может быть отражена в учете, например, следующим образом:
1. Дебет 2 208 22 560 Кредит 2 201 11 610,
с одновременным увеличением забалансового счета 18 (КВР 244, 222 КОСГУ)
— отражена выдача денежных средств подотчетному лицу на приобретение транспортной карты «Тройка» с записанным билетом «Единый» на 365 дней (18 200 руб.);
2. Дебет 2 208 91 560 Кредит 2 201 00 610,
с одновременным увеличением забалансового счета 18 (610 КОСГУ)
— отражена выдача денежных средств подотчетному лицу для оплаты залоговой стоимости по использованию транспортной карты «Тройка» (50 руб.);
3. Дебет 2 401 50 222 (2 401 20 222, 2 109 00 222)*(3) Кредит 2 208 22 660
— отражено принятие к учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем авансового отчета с приложением к нему чека в части оплаты предоставления безлимитных транспортных услуг (18 200 руб.);
4. Дебет 2 210 05 560 Кредит 2 208 91 660
— отражено принятие к учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем авансового отчета с приложением к нему чека в части залоговой стоимости транспортной карты «Тройка»(50 руб.);
5. Увеличение забалансового счета 03 или дополнительно введенного забалансового счета («Карты в бухгалтерии»)
— отражено принятие к забалансовому учету транспортной карты;
6. Увеличение забалансового счета 03 или дополнительно введенного забалансового счета («Карты в пользовании у сотрудников»),
Уменьшение забалансового счета 03 или дополнительно введенного забалансового счета («Карты в бухгалтерии»)
— в аналитическом учете изменяется материально ответственное лицо при выдаче транспортной карты «Тройка» сотруднику для пользования;
7. Дебет 2 401 20 222 (2 109 00 222)*(3) Кредит 2 401 50 222
— расходы будущих периодов отнесены на финансовый результат текущего финансового года (себестоимость готовой продукции (работ, услуг));
8. Увеличение забалансового счета 03 или дополнительно введенного забалансового счета («Карты в бухгалтерии»),
Уменьшение забалансового счета 03 или дополнительно введенного забалансового счета («Карты в пользовании у сотрудников»)
— отражен возврат сотрудником транспортной карты «Тройка» путем изменения в аналитическом учете материально-ответственного лица;
9. Уменьшение забалансового счета 03 или дополнительно введенного забалансового счета («Карты в бухгалтерии»)
— отражен возврат транспортной карты «Тройка» эмитенту;
10. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 05 660,
с одновременным увеличением забалансового счета 17 (510 КОСГУ)
— отражено зачисление на лицевой счет возврата залогового платежа при возврате транспортной карты «Тройка» эмитенту.

Читать еще:  Дебиторская задолженность счета бухгалтерского учета

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
— Энциклопедия решений. Счет 03 «Бланки строгой отчетности» (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Учет топливных карт: разбираем основы

Что собой представляют топливные карты

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии — это современный способ приобретения ГСМ для эксплуатации транспорта. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков. В бухучете возникают постоянные разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика. Применяя топливные карты, учет в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации. Работа с топливными картами позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках именно в тот момент, когда это действительно необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.

Виды ТК различны:

  1. По обозначенному лимиту:
  • лимитированные, доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит может быть выделен на сутки или неделю;
  • нелимитированные, по которым нет установленного ограничения, то есть отпуск топлива производится по потребности.
  1. По виду баланса:
  • денежные, то есть на баланс карточки вносится определенная сумма, и при очередном отпуске ГСМ списывается его стоимость по фактической цене, актуальной на день совершения операции;
  • литровый, держатель ТК приобретает конкретное количество литров топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без учета динамики цен на ГСМ.
  1. По способу расчета:
  • дебетовые карточки, то есть держатель ТК должен сначала пополнить баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом списывать доступные ГСМ;
  • кредитные ТК, отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и бухгалтерский учет топливных карт вызывает вопросы.

Как оформить топливную карточку

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию. Форма заявки индивидуальна. Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это центральный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций). К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки может быть предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре предусмотрен возврат ТК по окончанию действия договора.

Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — момент заправки транспортных средств в перечисленных пунктах.

Рекомендации по учету

Правила, как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете, затрагивают не столько порядок формирования бухгалтерских записей, сколько алгоритм работы. Компании недостаточно только отразить правильные проводки в бухучете, сначала нужно закрепить в локальных распорядительных документах, на каком счете учитывать топливные карты, как учитывать бензин по топливным картам, и прочие важные моменты. Разберемся, как правильно это сделать.

Топливные карты в бухучете

Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в Учетной политике организации. Указать, на каком счете учитываются топливные карты в учетной политике, недостаточно. Необходимо раскрыть следующую информацию:

  1. Порядок формирования стоимости ГСМ, по которой приобретенное топливо будет приходоваться в бухучете, а затем списываться.
  2. Нормы на списание топлива по топливным картам юридического лица. При определении норм учитывайте категорию транспортного средства и период эксплуатации (зима-лето).
  3. Метод учета и отнесения транспортно-заготовительных затрат по горюче-смазочным материалам.
  4. Особенности налогообложения затрат в пределах норм и сверх утвержденных лимитов. В состав каких расходов будут относиться затраты при налогообложении.
  5. Алгоритм на принятие к учету топливных карт, их списание. Необходимо обозначить причины, по которым ТК должна быть списана.
  6. Правила, как проходит выдача топливных карт сотрудникам, как оформить нужную процедуру документально.
Читать еще:  Учет строительно монтажных работ у подрядчика

Требуется обозначить материально ответственных лиц, которые будут использовать ТК в работе и отвечать за их сохранность. Необходимо обозначить структурные подразделения, склады, за которыми будут закреплены ТК.

Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива. Для этого придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал учета путевых листов, акт на списание топливных карт — образцы этих документов можно как разработать самостоятельно, так и использовать унифицированные формы.

В дальнейшем потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией в рамках заключенного договора. Сверки надо проводить не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.

Бухучет трат на топливо

Когда нормативные требования определены и закреплены в учетной политике, можно перейти непосредственно к составлению бухгалтерских записей. Обратите внимание, какими записями надо отражать хозяйственные операции в организации:

Предоставление ТК во временное пользование на безвозмездной основе — ситуация довольно редкая. Поставщики в большинстве случаев предпочитают получить плату непосредственно за выпуск карточки. В этом случае стоимость самой карты без учета стоимости приобретенного топлива или внесенного аванса на баланс отразите в составе материально-производственных затрат по фактической себестоимости.

В обычной практике стоимость ТК отражают на счете 10.6 «Прочие материалы» на основании полученной товарной накладной или договора поставки горюче-смазочных материалов по ТК.

Учет топливных карт

Организация впервые решила приобрети топливные карты. Как учитывать это платежное средство за топливо, на какие нюансы стоит обратить внимание, рассказала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве. Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП «О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей», согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов. Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.

Согласно разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять топливный бак в пределах расходного лимита, который устанавливается в заявке организации-покупателя.

Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.

Бухгалтерский учет карт

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.

Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.

При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком – Кредит 012.

В случае приобретения топливных карт за плату у бухгалтера могут возникнуть сложности с их учетом.

Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ. Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться. Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).

Первый: в момент получения топливных карт отнести затраты на их приобретение в состав прочих расходов на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н. При этом используются затратные счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д., на которые будет списываться стоимость приобретенного ГСМ.

Второй метод предполагает, что топливные карты учитываются в качестве МПЗ, поскольку даже если срок их полезного использования превышает 12 месяцев, стоимость составляет менее 40 000 руб. (п. 4, 5 ПБУ 6/01). Исходя из положений подпунктов 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного Приказом Минфина от 9 июня 2001 года № 44н, топливные карты принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме затрат на их приобретение, – сумме, подлежащей уплате поставщику топливных карт (без учета НДС). При передаче карт водителям их стоимость относится в состав прочих расходов.

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При выборе любого из двух указанных вариантов учета организация должна организовать учет карт с целью обеспечения их сохранности на забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке.

Обратите внимание, что денежные средства, которые перечислит организация на приобретение ГСМ и которые будут числиться на карте, являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Налоговый учет

НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

При расчете налога на прибыль организаций стоимость топливных карт (без учета НДС) подлежит включению в состав материальных расходов в полной сумме по мере их ввода в эксплуатацию (передачи карт водителям). Для списания топливных карт в течение более чем одного отчетного периода налогоплательщик вправе самостоятельно определить порядок признания материальных расходов в виде стоимости карт с учетом срока их использования или иных экономически обоснованных показателей (подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).

Читать еще:  Сдача лома черных металлов бухгалтерский учет

Теперь несколько строк о документальном оформлении. Как указано в Постановлении АС Северо-Западного округа от 3 марта 2016 года № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество товара. При этом такая карта не является универсальным платежным средством, ее можно использовать только для оплаты топлива и только на заправках конкретного поставщика. В силу специфики поставки топлива по картам отчетными документами будут являются: акт взаиморасчетов, товарная накладная, реестр об операциях. Бумаги оформляются не в момент отгрузки топлива на АЗС, а по истечении отчетного периода, и включают в себя информацию обо всех АЗС по топливным картам в сети заправок в течение этого периода.

Как было указано выше, организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт. Если водитель воспользуется картой в личных целях, компания сможет доказать неправомерность его действий, поскольку в журнале будет его подпись о получении карты.

Так, хотелось бы обратить внимание на Определение Свердловского областного суда от 10 июля 2012 года № 33-8185/2012. Работодатель уволил сотрудника по пункту 7 части 1 статьи 81 ТК РФ в связи с совершением виновных действий, дающих основания для утраты доверия со стороны работодателя.

Ссылка работодателя на то обстоятельство, что работник сознательно указывал в путевом листе недостоверные сведения о времени и месте заправки транспортных средств, была отклонена судом, поскольку порядок заправки автомобилей на конкретных автозаправках с фиксацией в путевом листе работодателем утвержден не был. Более того, работнику не вверялась лично под персональную ответственность топливно-заправочная карточка. Как установлено судом и не оспорено работодателем, указанная карта находилась в фактическом пользовании четверых водителей и передавалась вместе с машиной «в кармашке» без фиксации факта ее нахождения. Поэтому суд пришел к выводу об отсутствии объективной возможности установить виновный характер в действиях работника по искажению сведений в путевых листах.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете: проводки

Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете.

А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца. Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.

  • лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
  • нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).
  • литровые (когда покупается определенное количество литров топлива, и оно выдается вне зависимости от рыночной стоимости ГСМ на день заправки);
  • денежные (пополняется баланс карты, и топливо отпускается по цене, актуальной на день покупки, в пределах суммы средств на карте).

Как оформить обслуживание по топливной карте?

Чтобы купить топливную карту нужно подать заявку и подписать договор с процессинговым центром на доставку ГСМ (центральным пунктом сбора сведений обо всех карточных терминалах заправочных станций). К соглашению будет приложен перечень всех АЗС, обслуживающих по карте. При передаче карточки оформляется товарная накладная по форме № ТОРГ-12. Читайте также статью: → “Особенности учета расходов на (горюче-смазочные материалы) ГСМ”

Топливная карта может передаваться за плату или бесплатно в случае ее последующего возвращения (определяется пунктом договора).

Согласно пункту договора, поставка топлива будет производиться посредством его выборки на АЗС поставщика. Днем поставки будет признана дата выборки ГСМ.

Получается, что деньги, отданные поставщику топлива, будут являться предоплатой на какой-либо объем топлива. Моментом перехода прав на ГСМ станет момент заправки транспорта.

Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами

Компания, решившая работать с топливными картами, должна позаботиться о некоторых моментах:

  1. На предприятии должна присутствовать Учетная политика и рабочий План счетов (бухгалтер открывает счет и субсчет для учета топлива и топливной карты или учитывает карту на забалансовом счете).
  2. В Учетной политике должны иметься следующие пункты:
  • о стоимости, по которой ГСМ приходуется и списывается;
  • о методе учета транспортно-заготовительных затрат по ГСМ;
  • о способе постановки карт на баланс;
  • об утверждении специального журнала по учету топливных карт;
  • о наименованиях складов, где приходуются ГСМ;
  • о не следовании ПБУ 18/02, если компания относится к малым предприятиям на ОСНО.
  1. В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:
  • ГСМ, израсходованным сверх нормы.
  • ГСМ в рамках норм (отнести к материальным расходам или к расходам на содержание транспортных средств).
  • Топливным картам (отнести к материальным затратам или к затратам на содержание транспортных средств, или к другим затратам, связанным с производством и продажами).
  1. Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
  2. Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
  3. Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
  4. Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:
  • даты выдачи карты водителю;
  • инициалы водителя и его личная подпись;
  • дата возвращения карты в бухгалтерию;
  • марки заправляемого автомобиля;
  • гос. регистрационного номера авто.
  1. Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
  2. Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector