Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Счет 208 расчеты с подотчетными лицами

Как организовать расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях — это учет денег, которые выданы работникам на административно-хозяйственные и операционные расходы. Правила строго регламентируются законом.

Порядок работы с подотчетными лицами

На законодательном уровне расчеты с подотчетными лицами регламентированы нормативными актами:

  1. Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014.
  2. Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010 для бюджетников.
  3. Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000 для прочих организаций и ИП.
  4. Учетная политика учреждения, утвержденная на финансовый год.
  5. Локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и прочее.

Руководитель вправе установить не только срок и максимальный размер подотчетных сумм, но и перечень лиц, которым разрешено выдавать средства. Для этого составляется приказ на выдачу подотчетных сумм.

Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник готовит заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2017 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.

На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать собственный бланк на основании закона № 402-ФЗ.

Авансовый отчет проверяет ответственный бухгалтер, затем главбух, а затем его утверждает руководитель. Только после этого производятся окончательные расчеты.

Особенности учета в бюджетных организациях

Они осуществляются на счете 0 208 00 000 в разрезе каждого лица. Бухгалтерские проводки по расчетам с подотчетными лицами:

  • дебет 0 208 00 560, кредит 0 201 34 610 — выдан аванс сотруднику под отчет;
  • дебет 0 105 00 000, 0 302 00 000, 0 106 00 000, кредит 0 208 00 660 — приняты расходы подотчетника на соответствующие счета бухучета на основании авансового отчета и подтверждающих документов;
  • дебет 0 201 34 510, кредит 0 208 00 660 — возвращен неиспользованный остаток.

Особенности бухучета подотчетных сумм для НКО

В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.

На основании сданного отчета бухгалтер НКО проводки по расчетам с подотчетниками:

  • дебет 20, 25, 26, 44 (счета затрат), кредит 71 — расходы учтены на соответствующих счетах бухучета;
  • дебет 19 «НДС», кредит 71 — выделенный налог на добавленную стоимость отнесен на правильный счет учета;
  • дебет 50 «Касса», кредит 71 — возврат неизрасходованного остатка в кассу учреждения.

Налоговый учет подотчетных сумм

В первую очередь определите, на что потрачены деньги. Если на хозяйственные нужды учреждения (приобретение МЗ, ОС, ГСМ) или оплату командировочных расходов (суточные, проезд, проживание), то такие затраты принимаются к расчету налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме. Исключение: траты на питание сотрудников в служебных поездках.

Представительские расходы разрешено отнести на затраты. По 264 статье НК РФ, к таковым затратам относят: расходы на организацию официальных мероприятий, услуги переводчика, буфетное обслуживание. Прочие траты принимать в расчеты базы не следует.

Как провести инвентаризацию расчетов с подотчетниками

Контроль за правильностью и своевременностью проведения подотчетных операций проводится систематически. При проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами создается специальная комиссия, которая обязана проверить:

  1. Соответствуют ли данные первичной документации, данным бухгалтерского учета.
  2. Использование средств строго по целевому назначению.
  3. Наличие всех подтверждающих документов (квитанций, чеков, выписок, товарных накладных) для списания затрат.
  4. Ревизия задолженностей по невозвращенным авансам.
  5. Наличие локальных актов учреждения, регламентирующих расчеты с подотчетниками.

На проведение инвентаризации издается соответствующее распоряжение руководителя, в котором указываются сроки проведения, состав комиссии и прочая информация. По результатам проведенной проверки составляют акт, в котором указываются выявленные нарушения.

Пример налогообложения подотчетных сумм

Рассмотрим ситуацию: в ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» размер суточных по России установлен в сумме 1000 рублей в день. Секретарь Печатина П.С. направлена в служебную поездку на 10 календарных дней. На расходы ей выдан аванс 10 000 рублей. По возвращении она предоставила все необходимые подтверждающие документы. Бухгалтер составил проводки:

Учет расчетов с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам учитывают на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»

Расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам учитывают на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Читать еще:  Расчет при увольнении срок перечисления ндфл

Аванс под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работник бухгалтерии проставляет соответствующий счет аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

О том, как израсходованы полученные деньги, подотчетное лицо представляет Авансовый отчет. К нему прикладывают документы, подтверждающие произведенные расходы. Приложенные документы нумеруются в порядке их записи в отчете.

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово- хозяйственной деятельности) по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:

10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;

20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;

30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами.

Отражение операций по счету осуществляется в Журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам.

Основные бухгалтерские записи по счету 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»

1. Выдана сумма в подотчет на приобретение

Дт 020804560 Кт 020134610

Дт 020801560 Кт 020134610

2. Выданы денежные документы:

Д 020800 Д о20135

Дт 010500340, 10604 Кт 020834660

Дт 010601 Кт 020831

4. Выдано в подотчет на командировочные расходы

— на оплату транспортных услуг

Дт 020822560 Кт 020134610

Дт 020826560 Кт 020134610

Дт 020812560 Кт 020134610

— на оплату телефонных переговоров

Дт 020821560 Кт 020134610

5. На основании авансового отчета отражены (списаны):

— сумма транспортных расходов

Дт 040110222, 010900 Кт 020822660

— суммы за проживание

Дт 040120226, 010900 Кт 020826660

Дт 040120212, 10900 Кт 020812660

— оплата телефонных разговоров

Дт 040110221, 010900 Кт 020821660

6. Оплачена задолженность поставщику, выдан аванс поставщику подотчетным лицом

Дт 030200, 20600 Кт 020800

7. Возвращены в кассу учреждения неиспользованные остатки подотчетных сумм

Дт 020134 000, 20111, 30405 Кт 020800 000

8. Возвращены в кассу неиспользованные денежные документы

Д 020135 К 020800

9. Списаны суммы выданных подотчетным лицом заработной платы

Д 30211, 30212, 30213 К 20800

10. Погашена задолженность подотчетного лица в сумме удержанной из заработной платы

Д 030403 К 20800

11. Списана нереальная ко взысканию дебиторская задолженность с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»;

Д 40120273 К 20800

12. Отражение суммы НДС в рамках деятельности, приносящей доход

Д 221001 К 20800

Командировка — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Командированному работнику оплачиваются:

— расходы по найму жилого помещения;

— расходы по проезду к месту командировки и обратно;

— другие расходы (например, услуги связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс.

Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» определяет, что командировочные расходы возмещаются в следующих размерах.

1. Расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. Если подтверждающие документы отсутствуют — 12 руб. в сутки.

2. Расходы на выплату суточных — 100 руб. за каждый день служебной командировки.

3. Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (с учетом определенных ограничений).

Расходы, превышающие размеры, установленные пунктом 1 настоящего Постановления, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Читать еще:  Директор вносит займ на расчетный счет

Бюджетный учет: как правильно организовать работу с подотчетными лицами

Основные операции и документооборот при работе с подотчетными средствами в бюджетных и коммерческих организациях имеют много общего. Однако у государственных (муниципальных) учреждений на этом участке учета есть своя специфика. Сегодня о ней расскажет Юлия Вольхина, руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур.

Правила выдачи подотчетных сумм

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.

В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками. Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности.

Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения. Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.

Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента:

  1. Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами. Значит, необходимо соблюдать размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Сейчас верхняя граница установлена на уровне 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ № 3073-У).
  2. Если в интересах учреждения работник оплачивает товары/работы/услуги у одного контрагента, он должен соблюдать годовой лимит на общую сумму таких закупок (Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ). В данном случае способ оплаты роли не играет.

Выдача наличными или перевод на карту

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

Дебет

Кредит

Описание

0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту

0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги. В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты.

Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства. В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н). Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств.

Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.

В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи. Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).

В таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы:

Изменения в учете расчетов с подотчетными лицами

Для учета казенными учреждениями расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 1 208 00 000. Проанализировав последние новшества в области бухгалтерского (бюджетного) учета в государственном секторе, в данной статье мы приводим основные изменения, которые необходимо учитывать при отражении в бюджетном учете расчетов с подотчетными лицами в 2016 году.

Читать еще:  Проверка расчета по страховым взносам 2020

Разбираемся с аналитикой счетов

  • счет 1 208 22 000 используется для отражения начисления и погашения подотчетных сумм, выданных для оплаты транспортных услуг (код 222 «Транспортные услуги» КОСГУ);
  • счет 1 208 34 000 – для оплаты приобретения материальных запасов (код 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ);
  • счет 1 208 12 000 – для осуществления прочих выплат (код 212 «Прочие выплаты» КОСГУ).

Как видим, в зависимости от применяемого по соответствующей выплате кода КОСГУ формируется 22 – 23‑й разряды номера счета.

Коды КОСГУ применяются согласно Указаниям № 65н [1] . В связи с изменениями, внесенными в данные указания приказами Минфина РФ от 08.06.2015 № 90н, от 16.02.2016 № 9н, в части отдельных выплат скорректирован порядок применения кодов КОСГУ.

С учетом названных поправок применение аналитических счетов по расчетам с подотчетными лицами также поменялось. Сравним в таблице используемые в 2015 и 2016 годах аналитические счета, отражающие расчеты с подотчетными лицами по отдельным видам расходов.

В случае наличия у учреждения остатков по приведенным в таблице видам подотчетных сумм, сформированных на 01.01.2016 по старым аналитическим счетам, необходимо осуществить их перевод на новые аналитические счета. Такие указания приведены в Письме Минфина РФ от 14.03.2016 № 02‑07‑07/14989. Согласно им перевод остатков необходимо осуществить в межотчетный период на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833).

Если подотчетное лицо признано неплатежеспособным

Принимая во внимание то, что неплатежеспособным дебитором может быть и подотчетное лицо, имеющее просроченную задолженность перед казенным учреждением, отражать такую задолженность необходимо с учетом внесенных новшеств. Далее рассмотрим, в чем такие новшества заключаются.

Текущая дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается по дебету счета 1 208 00 000. При непогашении подотчетным лицом задолженности перед учреждением в установленный срок (например, в срок для представления авансового отчета об израсходованных подотчетных суммах) она из разряда текущей переходит в разряд просроченной. При наличии оснований, подтверждающих неплатежеспособность дебитора, учреждение может принять решение о списании просроченной задолженности с баланса и об отражении ее за балансом.

Списание дебиторской задолженности подотчетных лиц с баланса отражается следующей бухгалтерской записью (п. 84 Инструкции № 162н [3] ):

Дебет счета 1 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами»

Кредит счета 1 208 хх 660 «Уменьшение задолженности подотчетных лиц»

Одновременно сумма списанной с баланса задолженности принимается к учету на забалансовый счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Согласно обновленной редакции п. 339 Инструкции № 157н учет задолженности на забалансовом счете 04 ведется с момента принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о ее списании с баланса. Напомним, ранее на указанный счет задолженность неплатежеспособных дебиторов принималась к учету с момента признания ее в порядке, установленном законодательством РФ, актом главного администратора доходов бюджета, нереальной к взысканию и списания с балансового учета учреждения.

Таким образом, теперь момент списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса учреждение определяет самостоятельно. Для этого комиссия по поступлению и выбытию активов выносит соответствующее решение. Иными словами, теперь учреждению необязательно ждать истечения срока исковой давности или, к примеру, вынесения решения суда о признании задолженности несостоятельной для того, чтобы списать просроченную дебиторскую задолженность с баланса и поставить на забаланс.

Списание задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ. Иными словами, теперь факт признания дебиторской задолженности нереальной к взысканию служит основанием для списания такой задолженности с забалансового счета 04 (то есть окончательного выбытия задолженности).

В ходе проведенной в казенном учреждении инвентаризации выявлена просроченная дебиторская задолженность по счету 1 208 34 560 на сумму 3 000 руб. Принятые им меры по самостоятельному взысканию такой задолженности результатов не дали. Учреждение обратилось в суд с требованием о погашении задолженности. Комиссией учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов принято решение о списании задолженности с баланса и об отражении ее за балансом.

По истечении семи месяцев суд вынес постановление об отказе в удовлетворении требований учреждения в связи со смертью должника. На основании данного судебного постановления комиссия учреждения признала задолженность нереальной к взысканию и приняла решение об окончательном ее списании с забалансового учета.

В казенном учреждении указанные операции отразятся следующим образом:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector