Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно разложить кассу

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.
Читать еще:  536 постановление правительства самарской области

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Как выдать и оформить разменный фонд для кассира

Как правило, с утра пораньше в магазине выручки еще нет либо ее совсем мало. И чтобы ваш кассир не отпугивал покупателей словами «нет сдачи» и не бегал по соседним магазинам в поисках купюр помельче, его нужно снабдить разменной суммой денег. Причем сделать это нужно так, чтобы в случае «кассовой» проверки у налоговиков не было бы повода оштрафовать вас см., например, Постановление 9 ААС от 27.10.2011 № 09АП-25372/2011; Решение ВС Республики Коми от 30.11.2011 № 21-368/2011 за нарушение порядка работы с денежной наличность ю ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Идеальная выдача разменного фонда

Она выглядит так. Ежедневно перед началом рабочего дня кассир по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) получает от главного бухгалтера (другого уполномоченного лица) разменную сумму, необходимую для расчетов с покупателям и пп. 3.8, 3.8.1 Типовых правил, утв. Минфином 30.08.93 № 104; пп. 3.1, 4.1 Положения, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П) . В РКО в строке «Основание» указывается «разменный фонд». В конце рабочего дня полученные разменные деньги кассир по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) сдает обратно вместе с выручкой.

СОВЕТ

На возврат размена и выручки удобнее составлять разные приходники. Это будет доказательством, что излишек денег в кассе — именно размен, а не выручка.

На основании составленных РКО и ПКО делаются соответствующие записи в кассовой книге (форма № КО-4) п. 5.2 Положения № 373-П . А вот в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) разменные суммы отражать не надо, там должна фигурировать только выручка, полученная через ККТ. В противном случае есть опасность, что, увидев в журнале данные о разменном фонде, налоговики «повесят» на вас неоприходование выручки.

Если в компании несколько торговых точек и разменные деньги из кассы организации получает старший кассир, выдавая их потом остальным кассирам, нужно также вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) п. 2.4 Положения № 373-П ; Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 .

Напомним, что в новом Законе о бухучете уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документо в ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Однако такую кассовую первичку, как приходники, расходники, кассовую книгу, книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, по-прежнему нужно вести по унифицированным форма м пп. 1.8, 2.4, 5.1 Положения № 373-П .

Если время работы торговой точки и бухгалтерии не совпадает

Действительно, обычно магазины открываются раньше головного офиса. Многие фирмы в такой ситуации выдают кассиру разменный фонд накануне вечером, но ставят в расходнике дату следующего дня. А если магазин еще и закрывается позже, то сдачу выручки и размена производят утром следующего дня по приходникам, датированным предыдущим днем. В этом случае нужно не забыть отразить выдачу нового разменного фонда.

Формально такой порядок действий — нарушение, но зафиксировать его очень сложно.

Если торговые точки и бухгалтерия находятся далеко друг от друга

Чтобы не мотаться каждый день туда-сюда для оформления «разменных» РКО и ПКО, можно по заявлению кассира выдать ему деньги под отчет, например, на месяц. Порядком ведения кассовых операций это не запрещено. Он лишь обязывает подотчетника отчитаться о потраченных деньгах не позднее 3 дней со дня окончания срока, на который получены деньг и п. 4.4 Положения № 373-П .

Читать еще:  Декларация прав ребенка 1959 консультант плюс

В этом случае нужно издать приказ руководителя об установлении суммы разменного фонда на определенный период. Деньги выдаются кассиру по расходнику. По истечении срока, на который выданы деньги, кассир должен будет вернуть деньги и оформить авансовый отчет, указав «разменный фонд» в графе «Назначение аванса». Писать в авансовом отчете почти ничего не придется: получил столько-то, израсходовал — 0,00 руб., вернул столько-то по такому-то приходному ордеру.

Выданные под отчет разменные деньги кассиры, как правило, оставляют в ящике ККТ, полагая, что штрафа за неоприходование не будет. Ведь это деньги подотчетного лица. Но аудиторы не советуют так делать.

ОБМЕН ОПЫТОМ

“ Полученные кассиром под отчет деньги перестают быть средствами предприятия и становятся задолженностью кассира, то есть временно являются как бы его средствами, предназначенными для расходования на установленные цели. Поэтому если кассир вложит их в ящик кассового аппарата, то он, во-первых, нарушит нормативные акты (в частности, п. 4.7 Типовых правил эксплуатации ККМ), во-вторых, в случае ревизии кассы эти деньги будут рассматриваться как неоприходованная выручка.

Вот почему такие средства должны находиться вне ящика ККТ, например в личной сумке кассира. Но тут уже у него самого возникает риск, что в случае утраты сумки он будет нести полную материальную ответственность за нанесенный организации ущерб в размере невозвращенного остатка неизрасходованных подотчетных средств. Поэтому все-таки лучше официально выдавать кассиру разменные средства в начале смены, тем более что увеличить лимит остатка наличности в кассе на сумму разменного фонда не так уж и сложн о ” .

Несмотря на то что в последнее время налоговики редко цепляются к неправильному оформлению выдачи размена, рисковать все равно не стоит.

Кассовая книга по форме КО-4. Бланк и образец заполнения

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

  1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
  2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
  3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
  5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
  6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
  7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

  • На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
  • Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
  • На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

  • На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
  • Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
  • Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
  • После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
  • Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
  • В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).
Читать еще:  Кодекс нижегородской области об административных правонарушениях

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Как правильно складывать денежные купюры в кассе.

Деньги любят порядок – это актуально для кошельков и для касс магазинов. Чем крупнее торговая точка, тем тщательнее приходится относиться к культуре обращения с деньгами.

Информация о том, как правильно складывать денежные купюры в кассе, увеличит скорость обслуживания, подсчёта выручки и убережёт от недостач и краж.

Складывать купюры слева направо.

Традиционно правильно складывать купюры в кассе слева направо по возрастанию номинала: 10, 50, 100, 200, 500, 1000, 2000 и 5000 рублей. Такая последовательность удобна для правшей: контроль за правой рукой больше и на уровне подсознания кассир лучше контролирует купюры крупного номинала.

Обычно касса располагается так, что «мелкие» деньги находятся ближе к клиенту, чем крупные, что снижает соблазн воспользоваться тем, что кассир отвлёкся. Существуют и другие особенности размещения купюр:

  1. Под 10-рублёвую банкноту ячейку уже не выделяют – их осталось в обороте немного, поэтому их просто кладут сверху 50-рублёвых в первой ячейке и при возможности отдают сдачей.
  2. В небольших кассах, где для купюр предусмотрено всего 4 ячейки, выбирают наиболее «ходовой» номинал. Чаще всего такие кассы используют в небольших магазинах мелочей, поэтому в ячейках оставляют банкноты в 50,100, 200 и 500 рублей, а остальные убирают.
  3. При зеркальном расположении кассы, когда правая сторона с крупными деньгами расположена ближе к клиенту, лучше расположить денежные купюры в кассе справа налево.
  4. В кассах с вертикальными ячейками купюры сортируются по возрастанию снизу вверх, от кассира. Такие кассы удобны тем, что банкноты крупного номинала скрыты в кассовом аппарате, а под рукой деньги для расчёта.

Складывать купюры «Орлом» вверх.

Общепринято правильно складывать купюры в кассе изображением орла сверху – это помогает не путать купюры и не заставлять кассира тратить лишние доли секунд на распознавание банкноты (вместо 4-х вариантов расположения, только один).

Одинаково расположенные денежные купюры в кассе удобнее считать, что особенно актуально при использовании счётных машинок. Если в компании принято сдавать деньги в банк, то аккуратно сложенные банкноты сэкономят время при пополнении счёта, так как банковские работники вынуждены раскладывать купюры в строгом порядке, а клиенту придётся ждать.

Куда положить пятитысячные?

Купюры крупного номинала в 2000 или 5000 не стоит хранить в одной ячейке с тысячными банкнотами: уставший кассир может перепутать и отдать не ту купюру, да и от посетителей доход лучше скрыть. При большом объёме средств можно использовать денежный ящик с замком, поместив его отдельно от основной кассы: в стол или на полку кассового бокса.

Небольшие магазины или салоны используют монетницу кассового аппарата, чтобы спрятать пятитысячные банкноты: под ней можно легко разместить несколько десятков купюр.

Знания того, как правильно складывать денежные купюры в кассе – это результат многолетнего опыта продавцов. Следование этим принципам упрощает адаптацию кассира на новом месте работы и помогает лучше организовать рабочее место.

Полезные заметки:

Главное свойство денежных знаков состоит в том, что их всегда не хватает. Чтобы приманить в дом звонкие монеты и шуршащие купюры, хороши все средства – от народных примет до фэн-шуй и НЛП. Много лет нам внушали, что деньги портят человека. Однако на самом деле отсутствие дензнаков портит человека гораздо больше, чем солидный банковский счет.

Что именно нас волнует в большинстве случаев по-настоящему? Ответ парадоксально прост — Деньги. И сколько бы ни старались-силились в нас вытравить позитивное отношение к деньгам, вопрос так и остался открытым. Так губительно, как на мировоззрение жителей постсоветского пространства, внушения с раннего детства о том…

Как это ни покажется странным но деньги нужно уважать! Людей, имеющих хорошую работу и получающих за нее приличную зарплату, но едва сводящих концы с концами просто потому, что деньги – буквально «утекают из рук», — превеликое множество! Они умудряются постоянно залезать в долги, не иметь ин гроша на черный день, жить в более чем скромных условиях и жаловаться на хроническую нехватку дензнаков.

Конечно же, вы замечали, что у одних людей деньги водятся всегда и немалые, а у других ветер свистит в карманах. При этом исходные данные — уровень интеллекта, образования, способностей и прочее — могут быть одинаковыми, а вот взаимоотношения с дензнаками выстраиваются совершенно по-разному.

На сегодняшний день все, что мы покупаем, начиная от хлеба и заканчивая автомобилями, стоит денег. Это могут быть металлические монеты или бумажные купюры, когда мы платим наличными, различные кредитные карточки в случае безналичного расчета. История возникновения денег разных стран насчитывает тысячи лет.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector