Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно подшивать больничный лист

Вопрос: Как формировать дела с листками нетрудоспособности: прокалывать их дыроколом, шилом и подшивать вместе с расчетом или хранить в файлах? Каким законодательством при этом руководствоваться? (ответ Тверского регионального отделения Фонда социального страхования РФ, сентябрь 2017 г.)

Как формировать дела с листками нетрудоспособности: прокалывать их дыроколом, шилом и подшивать вместе с расчетом или хранить в файлах? Каким законодательством при этом руководствоваться?

Листок временной нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по временной нетрудоспособности или пособия по беременности и родам. Следовательно, листок временной нетрудоспособности является первичным учетным документом, подтверждающим расходы работодателя на выплату работнику указанных пособий и обосновывающим расходование работодателем средств обязательного социального страхования.

В соответствии с ч. 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Пунктом 4.21 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» установлено, что документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.

Учитывая изложенное, работодатель должен обеспечить такое хранение листков нетрудоспособности, которое обеспечивает их защиту от изменений (утраты часть информации) и возможность свободного чтения. Брошюрование с помощью дырокола не рекомендуется, но не препятствует возможности предъявить проколотые листки нетрудоспособности для возмещения расходов в случае, если сохранена вся информация, то есть, если места проколов располагаются на свободном поле и не затрагивают заполненных ячеек листка нетрудоспособности.

Тверское региональное отделение

Фонда социального страхования РФ

4 сентября 2017 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на официальном сайте Тверского регионального отделения Фонда социального страхования Российской Федерации (http://r69.fss.ru)

Дата обращения к информационному ресурсу — 04 сентября 2017 г.

Есть такие, кто дыроколит больничные?

CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 10:12

Есть такие, кто дыроколит больничные?

Кто-нибудь дыроколит больничные или хотя бы степлером прикалывает к ним лист расчета?

Коллеги, не отпускает меня эта тема. Уже достаточно времени мы работаем с новыми бланками, и наверное у каждого появилась система их хранения, поделитесь, а? Так чтобы рационально, удобно и ФСС не придралось к дыркам.

не могу смотреть на свой бардак в шкафу с больничными

Аноним сказал(-а): 21.05.2014 10:29

Кто-нибудь дыроколит больничные или хотя бы степлером прикалывает к ним лист расчета?

Коллеги, не отпускает меня эта тема. Уже достаточно времени мы работаем с новыми бланками, и наверное у каждого появилась система их хранения, поделитесь, а? Так чтобы рационально, удобно и ФСС не придралось к дыркам.

не могу смотреть на свой бардак в шкафу с больничными

Calm сказал(-а): 21.05.2014 10:38

Аноним сказал(-а): 21.05.2014 10:39

CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 10:42

CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 10:44

CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 10:45

Аноним сказал(-а): 21.05.2014 10:47

CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 11:00

Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 11:47

Olga_bu сказал(-а): 21.05.2014 12:03

Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 12:06

Olga_bu сказал(-а): 21.05.2014 12:10

Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 12:12

Olga_bu сказал(-а): 21.05.2014 12:22

Елена_Ш сказал(-а): 21.05.2014 12:34

CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 12:38

CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 12:40

Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 13:00

Крысавица сказал(-а): 21.05.2014 13:03

CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 13:21

Аноним сказал(-а): 21.05.2014 13:24

CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 13:28

Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 14:17

CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 14:34

Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 14:39

Крысавица сказал(-а): 21.05.2014 14:43

Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 14:58

я говорил про скоросшиватель
на размеры дыры внимание обратите

про папку с кольцами
возможно тоже получиться может, я не пробовал

потому что в отличия от дырокола который ВЫРЕЗАЕТ на бумаге дырку вернуть уже нечего получается

а когда я ручкой дырявлю то я получается рву бумагу и края дыры просто подгибаются, они не уничтожаются насовсем
снял разгладил краешки и орг техника даже не заметит повреждений: все надписи сохранены оказываются
(а они на б/л черезчур уж левый край занимают. Типографские надписи все начинаются прям от самого левого края, не оставили сволочи полей на бланке)

Читать еще:  Уступка права требования оквэд

Перечень документов, необходимых для проведения проверки при возмещении

Документы необходимые для проведения проверки на возмещение средств

(данный перечень не является закрытым)

документы на проверку подбираются на сумм произведенных расходов за проверяемый период

Во всех случаях: Заявление с указанием суммы к возмещению

Сумма подлежащая возмещению равна сумме задолженности за отделением Фонда определяемая как сумма превышения произведенных расходов над начисленными страховыми взносами, по состоянию на отчетную дату

Обязательно предоставлять с заявлением на возмещение реестр расходов за проверяемый период

Пособие по временной нетрудоспособности

1. Копия листка нетрудоспособности (при наличии исправлений с 2 х сторон)

2. Расчет пособия по листку нетрудоспособности

3. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие, за расчетный и текущий период (при наличии: копии справок с предыдущих мест работы по форме приложения № 1к приказу Минздравсоцразвития России, 182н )

4. При изменении расчетного периода — копия заявления застрахованного лица

5. Копия табелей учёта рабочего времени за период нетрудоспособности (либо выписка из табеля)

6. Копия трудовой книжки. В случае совместительства: копия трудового договора + копия трудовой книжки с основного места работы

Пособие по беременности и родам

1. Копия листка нетрудоспособности (при наличии исправлений с 2 х сторон)

2. Расчет пособия по листку нетрудоспособности

3. Копия приказа на отпуск по беременности и родам

4. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие, за расчетный и текущий период (при наличии: копии справок с предыдущих мест работы по форме приложения № 1к приказу Минздравсоцразвития России, 182н )

5. При изменении расчетного периода — копия заявления застрахованного лица

6. Копия табелей учёта рабочего времени за расчетный период и период отпуска по беременности и родам (либо выписка из табеля)

7. Копия трудовой книжки. В случае совместительства: копия трудового договора + копия трудовой книжки с основного места работы

Единовременное пособие при рождении ребенка

1. Копия заявления о назначении пособия (на имя работодателя)

2. Копия справки о рождении из органов ЗАГСа (форма 24) + подлинник (подлежит возврату после сверки)

3. Копия справки от другого родителя с места работы (службы), либо из органа социальной защиты населения (для неработающих и учащихся) о том, что такое пособие не назначалось и не выплачивалось

4. Копия вступившего в законную силу решения суда об усыновлении либо выписка из решения органа опеки и попечительства об установлении над ребенком опеки (попечительства), в том числе по договору о приемной семье

5. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие за текущий период

6. Копия трудовой книжки

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет Первоначально

1. Копия заявления на выплату пособия (на имя работодателя)

2. Копия свидетельства о рождении ребенка, за которым осуществляется уход

3. Копия свидетельства о рождении (усыновлении,смерти) предыдущего ребенка (детей)

4. Копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком

5. Копия справки от другого родителя с места работы (службы), либо из органа социальной защиты населения (для неработающих и учащихся) о том, что такое пособие не назначалось и не выплачивалось

6. Расчет пособия по уходу за ребенком

7. При изменении расчетного периода — копия заявления застрахованного лица

8. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие, за расчетный и текущий период (при наличии: копии справок с предыдущих мест работы по форме приложения № 1к приказу Минздравсоцразвития России, 182н )

9. Копия табелей учета рабочего времени за весь расчетный период и времени нахождения в отпуске по уходу за ребенком (или выписка из табеля)

10. Копия трудовой книжки

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет Повторно

2. Копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком

3. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие за текущий период

4. Копия табеля учета рабочего времени за месяцы нахождения в отпуске (квартал)

Единовременное пособие женщинам вставшим на учет в мед.уч. в ранние сроки беременности

1. Копия справки о постановке на учет (если предоставлена не вместе с больничным, то копию листка нетрудоспособности по беременности и родам)+оригинал справки (подлежит возврату после сверки)

2. Ведомости по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие, за текущий период

Читать еще:  Постановления правительства алтайского края 2020

1. Копия заявления о назначении пособия (на имя работодателя)

2. Копия справки о смерти из органов ЗАГСа + оригинал справки (подлежит возврату после сверки)

3. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие за текущий период

4. Копия трудовой книжки. В случае смерти несовершеннолетнего: документ, подтверждающий родство

Дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами + страховые взносы в государственные внебюджетные фонды

1. Копия заявления о предоставлении дополнительных выходных дней

2. Копия приказа о предоставлении дополнительных выходных дней

3. Копия справки, подтверждающей факт установления инвалидности, выданная бюро МСЭ

4. Копия документа, подтверждающего место жительства (пребывания, фактического проживания) ребенка-инвалида

5. Копия свидетельства о рождении (усыновлении) ребенка.

6. Копия справки с места работы второго родителя о том, что им в этом же календарном месяце дополнительные выходные дни не использованы (использованы частично). В случае если он не состоит в трудовых отношениях (либо является лицом, самостоятельно обеспечивающим себя работой) — документ подтверждающий этот факт

7. Копия табелей учета рабочего времени за весь расчетный период и месяца использования вых. дней

8. Расчет среднего заработка и суммы оплаты за выходные дни по уходу за ребенком

9. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие, за расчетный и текущий период

10. Карточка индивидуального учета начисленных сумм и страховых взносов за текущий год

11. Копия трудовой книжки

Копии документов представляются заверенными надлежащим образом

Наименование страхователя должно соответствовать наименованию (аббревиатуре) указанному в печати и при регистрации в Налоговом органе

Заявление на возмещение средств подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью страхователя

При наличии картотеки 2 на расчетном счете (счетам) предоставлять справку банка

В случае предоставления заявления на возмещение средств доверенным лицом требуется документ подтверждающий его полномочия (доверенность)

Документы принимаются в каб.214

образец заявления расположен на сайте: www.r41.fss.ru (Информация для страхователей: образцы документов (разное): типовой образец заявления о выделении средств)

Адрес:
683000, РФ, г. Петропавловск-Камчатский, ул. Ленинская, д. 56

Допускается ли внесение исправлений в больничный лист и как правильно вносить правки в него?

Больничный лист заполняется и выдается сотруднику медицинским учреждением. Один из его разделов заполняется работодателем. Правила заполнения больничного листа прописаны в Приказе Минздравсоцразвития №347н. При этом никто из ответственных за заполнение больничного лиц не застрахован от ошибок.

Что считается ошибкой в больничном листе

На основании представленного работодателю больничного сотруднику выплачивают пособие по временной нетрудоспособности. Также этот документ подтверждает, что сотрудник пропустил работу по уважительной причине.

В последующем работодатель передает больничный в ФСС и получает выплату, компенсирующие его затраты на погашение больничного листа. Из средств фонда работодателю компенсируются его затраты на погашение больничного листа начиная с 4 дня (первые три дня оплачиваются из собственных средств работодателя).

Важно, чтобы больничный не содержал ошибочных сведений. Ведь согласно 255-ФЗ и п. 18 ПП №101, наличие ошибок является одним из оснований отказа ФСС в компенсации пособия по временной нетрудоспособности.

Именно поэтому работодателям и сотрудникам нужно внимательно следить за правильностью оформления документов. При наличии ошибок, которые допускается исправить, нужно внести соответствующие правки.

Наиболее распространенные ошибки

В числе наиболее распространенных ошибок, которые необходимо исправлять, можно выделить такие:

  1. Работодатели вносят ошибочные сведения в поле «Дата начала работы». В большинстве случаев этот раздел не подлежит заполнению. Сведения указываются, только если работник приступил к обязанностям при аннулированном трудовом договоре.
  2. Аналогичная ситуация может складываться при ошибочном заполнении графы «в т. ч. нестраховые периоды». Эта графа заполняется, только когда сотрудник проходил военную или альтернативную службу после 2007 года (согласно разъяснениям ФСС №15-03-14/05-12954 от 2012 года).
  3. Ошибка в наименовании организации, в которой трудоустроен сотрудник.
  4. Инициалы сотрудника содержали дополнительные пробелы.
  5. Некоторые буквы вышли за границы ячейки.
  6. Вместо печатного шрифта больничный заполнен прописным.
  7. Информация в больничном начала списываться со второй ячейки при пропуске первой.

Можно ли вносить исправления в больничный лист

Действующее законодательство допускает внесение изменений в больничный лист, но при соблюдении некоторых правил и не во всех случаях. Исправления в бланке допускается делать исключительно работодателю, а не медработнику. При этом правки вносятся им только в тот раздел, за заполнение которого он ответственен.

Согласно разъяснениям ФСС, работодатель может не обращать внимания на наличие описок и технических погрешностей в документе, который был заполнен от руки. Но такие погрешности не должны препятствовать прочтению документа и пониманию его смысла.

Согласно судебной практике, работодателям нередко удается отстаивать свою правоту и получать компенсацию от ФСС в случае отказа из-за неточностей в оформлении больничного.

Читать еще:  Как правильно оформляется ценник на товар

Письмо ФСС №14-03-18/15-12956 от 2011 года содержит перечень недочетов, которые не допускается исправлять. Согласно определениям ФАС и ВАС, вынесенным ранее, некоторые ошибки не требуют внесения изменений в листок нетрудоспособности:

  1. Если работодатель заполнил больничный прописными буквами, а не печатными.
  2. При несущественных помарках, допущенных по невнимательности.
  3. При замене арабских цифр на римские.
  4. При синем цвете чернил вместо черного.
  5. Если подпись уполномоченного лица сделана шариковой ручкой.

Некоторые ошибки, по мнению ФСС, также относятся к негрубым и техническим, и допускается передача больничного в фонд без их исправления. Это:

  • лишний пробел в инициалах;
  • в пустых ячейках нет прочерков, если они должны быть обозначены;
  • адрес лечебного учреждения записан в неправильной последовательности;
  • в бланке есть небольшие помарки или дополнительные отметки (например, галочки);
  • наименование компании прописано с кавычками;
  • печать организации проставлена в поле с данными (она должна стоять на пустом месте).

Как правильно исправить ошибку работодателю

Работодатель заполняет один из разделов больничного. В частности, ему следует указать наименование организации, период временной нетрудоспособности, размер среднедневного заработка и сумму пособия. Порядок заполнения работодателем больничного прописан в п. 66 Порядка, утвержденного Минздравсоцразвития РФ от 2011 года №624н.

Инструкция по исправлению ошибки в больничном листе работодателем приведена в п. 65 приказа №624н. Эта процедура состоит из следующих этапов:

  1. Работодатель аккуратно зачеркивает ошибочную запись ровной линией.
  2. На обратной стороне ответственное лицо делает правильную запись. Не допускается указывать исправления на титульном листе, это также будет считаться ошибкой.
  3. На стороне, где содержится правильная запись, им ставится отметка «Исправленному верить». Эта фраза является обязательной для того, чтобы придать исправлениям юридическую силу.
  4. Ставится дата внесения исправлений.
  5. Правка заверяется печатью и подписью ответственного работодателя (обычно это директор или главный бухгалтер – подпись ставит один из них).

Иные способы внесения исправлений не допускаются. Так, работодатель не может использовать корректор, чтобы закрасить неправильную запись и нанести поверх правильную.

Также нельзя использовать для исправления ластики, канцелярские ножи, фломастеры и маркеры. Все исправления вносятся черной ручкой.

Если исправления были внесены неверно (например, исправления прописали на лицевой стороне), то работодателю нужно дополнительно сделать правки с учетом правил. Это дает надежду на то, что больничный все же примут к возмещению.

В какие сроки необходимо внести исправления в больничный? Согласно сложившейся практике, работодатель должен позаботиться об исправлении ошибок до окончания проверки, инициированной ФСС, и вынесения решения по ее результатам. Но работодателям удавалось отстаивать свою правоту в судебном порядке и добиваться права на внесение правок в больничный после выездной проверки ФСС.

В случае когда работодатель заполнил по ошибке те разделы, которые не подлежат заполнению, то ему необходимо зачеркнуть сделанную запись и на оборотной стороне прописать «Строку…считать незаполненной». Подобная отметка заверяется печатью компании и подписью уполномоченного лица.

Как правильно исправить ошибку врачу

Когда ошибка была допущена в разделе, который заполняется врачом, то такой больничный считается испорченным. В этом случае врачу необходимо выписать дубликат больничного. Такие правила содержатся в п. 56 приказа Министерства здравоохранения №624н. При этом испорченные бланки не подлежат уничтожению, а передаются на ответственное хранение на трехлетний период.

Например, если в больничном неверно указан адрес поликлиники или проставлена некорректная печать, то он считается испорченным.

Когда врач допустил ошибку в больничном, порядок действий будет следующим:

  1. Он забирает старый испорченный бланк у работника.
  2. Передает его в регистратуру или к ответственному за хранение документов в медицинском учреждении лицу.
  3. Реквизиты испорченного больничного листа вносятся в журнал учета.
  4. Больничный подшивается в папку.
  5. После истечения срока хранения больничный уничтожают.
  6. По результатам утилизации документа составляется специальный акт.

Это значит, что правил для внесения исправлений врачом не предусмотрено. Но если врач допустил ошибки, которые не являются грубыми, то работнику передается больничный лист без каких-либо правок со стороны медработника.

Но если ФСС не принял листок с ошибками медперсонала, то работнику следует обратиться в медицинское учреждение с заявлением на выдачу дубликата больничного. По результатам выдается новый больничный лист с верной информацией.

Таким образом, если при выписке больничного были обнаружены ошибки, которые не были исправлены, то по такому листу ФСС не возместит затраты. Поэтому важно, чтобы в больничном были исправления на момент его передачи в фонд. Это позволит избежать разногласий по вопросам зачета или возмещения расходов по больничному. Исправления допускается вносить только работодателю, а не медработнику. Врач при внесении ошибочных данных в бланк обязан выдать новый больничный лист. Работодатель может сделать не более 2 исправлений в больничном и придерживаться строго установленных правил.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector