Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Выданы денежные средства на командировочные расходы

Командировочные расходы и проводки

Отражение командировочных расходов в учете организации производится на основании авансового отчета. Как правило, командировочные расходы отражаются проводками на счетах учета производственных затрат, так как командировка – это поездка в производственных целях.

Документальное оформление командировки

Обязательным условием направления в командировку является письменное распоряжение работодателя (ст. 166 ТК РФ). В основном это приказ о направлении в командировку, но может быть и иной документ. Форма не установлена, поэтому организация может установить свою форму документа, а может использовать унифицированную — № Т-9. Обязательно надо указать место, срок, цель командировки. Командировочное удостоверение, служебное задание отменены, но организация может использовать эти формы документов или же установить свои в локальном акте, а также установить иные обязательные документы, например образец сметы командировочных расходов. В этом же локальном акте необходимо установить размер суточных, можно установить лимит расходов на проживание, а также указать иные командировочные расходы.

Выдача аванса

Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку. Возможно перечисление на банковскую карту.

Не указано и как рассчитывать аванс. На практике суточные рассчитываются исходя из продолжительности командировки, а также с учетом приблизительных расходов на проезд и проживание, если работник оплачивает их самостоятельно.

Если денежные средства выдаются наличными из кассы предприятия, то проводка при выдаче аванса на командировочные расходы будет:

Если осуществляется перечисление на карту работника:

В том случае, если возникли дополнительные расходы, согласованные с работодателем, или был продлён срок командировки, работнику необходимо перечислить денежные средства, что следует из п. 10 Положения, так как работник не обязан тратить личные средства для выполнения служебного поручения.

В этом случае сумму к выплате можно отразить в приказе, указав, что это увеличение суммы аванса.

Суточные

За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выплатить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и праздничные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения). Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо.

Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте.

Для целей налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

  • 700 рублей в день при командировках по России;
  • 2500 рублей в день при командировках за границу.

До конца 2016 года страховые взносы на командировочные расходы не начисляются, в том числе и на суточные в любом размере, определённом в локальном акте. Но с 2017 года не облагаемый страховыми взносами лимит будет соответствовать размеру, указанному в п. 3 ст. 217 НК РФ. Эти изменения внесены Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ .

Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимости от фактического срока командировки.

Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период командировки. Пунктом 7 Положения определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник должен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убытия из места командировки. Форма такого документа не установлена, он представляется в произвольной форме, форме служебной записки или иного документа. Это указано и в письме Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1 .

Иные командировочные расходы

Помимо установленных в ст. 168 ТК РФ расходов, которые обязан произвести работодатель, могут быть возмещены и другие расходы, которые были согласованы.

Например, в качестве командировочных расходов возможно возмещение затрат на упаковку багажа. Но в этом случае надо учитывать, что возможность компенсации таких расходов лучше указывать в локальном акте организации, а кроме того, подтвердить, что это производилось в производственных целях – чтобы обеспечить сохранность документов, имущества организации. В том случае, если будет подтверждено, что речь идёт об упаковке личного имущества работника, эти расходы надо будет включить в доход работника с последующим удержанием НДФЛ.

Ещё один актуальный и частый вопрос – оплата питания в командировке. Выдача суточных направлена на покрытие дополнительных расходов работника в командировке, в том числе и на питание. В связи с этим дополнительно оплачивать питание организация не обязана. Например, даже в отношении однодневных командировок Минфин РФ в Письме от 09.10.2015 № 03-03-06/57885 указывает, что возмещение стоимости питания не является расходами, связанными со служебной командировкой.

Но организация вправе предусмотреть в локальном акте оплату питания и выплачивать ее работникам дополнительно к суточным. Но это будет выплатами в рамках трудового договора, которые облагаются страховыми взносами и включаются в доходы для целей удержания НДФЛ.

Однако в некоторых случаях стоимость питания рассматривается в ином порядке. Например, в том случае, если в гостинице цена номера включает стоимость завтрака, при перелёте или проезде стоимость питания включена в цену билета, то страховыми взносами это не облагается (Приложение к Письму ФСС РФ от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985 ).

Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976 ).

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.

Если работник направлен в командировку, к примеру, для выполнения работ по контракту с заказчиком и услуги, оказанные заказчику, отражаются по счету 20, то и расходы на командировку будут отражаться проводкой:

Если командировка связана с продажей товаров, то учет командировочных расходов будет отражаться проводкой:

Командировка, связанная с приобретением имущества, увеличивает его стоимость и отражается проводкой:

В случае необходимости командирования сотрудника для возврата брака в учете отражается:

Если организация применяет общую систему налогообложения и в составе расходов на командировку выставлен НДС, то бухгалтерские проводки по командировочным расходам будут выглядеть так:

Дт19 Кт71 – учтен НДС по командировочным расходам;

Дт68 «Расчеты по НДС» Кт19 – произведён налоговый вычет на основании счетов-фактур.

Командировочные расходы в договоре с заказчиком

Часто стороны предусматривают, что командировочные расходы работников организации-исполнителя будут оплачиваться отдельно исходя из фактических затрат, и часто возникают вопросы, как это оформлять.

Надо отметить, что в командировку можно направить только своих работников, поэтому указание в договоре о командировке сторонних работников не означает, что заказчик может отразить эти затраты как командировочные расходы. И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя. В договоре желательно указать, что это возмещаемые расходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предоставлять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказчику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете. При этом надо учитывать, что если исполнитель применяет общую систему налогообложения, то на стоимость возмещаемых услуг необходимо начислять НДС (Письмо Минфина от 22 апреля 2015 г. N 03-07-11/22989 ).

Если же заказчиком является иностранная организация, территория РФ местом оказания услуг не признаётся и стоимость услуг не облагается НДС, то и возмещаемые расходы не облагаются НДС, так как являются частью общей стоимости услуг. В зависимости от условий договора можно рассматривать командировку работников исполнителя как вспомогательную услугу, не облагаемую налогом согласно п. 3 ст. 148 НК РФ.

Особенности учета расходов в зарубежной командировке

При направлении работника в заграничную командировку необходимо учитывать несколько особенностей.

Существенное отличие – определение размера суточных. Размер суточных меняется за период командировки (п. 17 Положения): при проезде по России суточные выплачиваются в размере, установленном для внутрироссийских командировок, а на территории иностранных государств – в размере, установленном для командировок в это государство. В локальном акте суточные могут быть установлены как в едином размере для всех загранкомандировок вне зависимости от страны, так и в зависимости от государства.

Суточные и иные расходы могут быть выданы в валюте. Учет командировочных расходов в валюте ведётся в рублях.

За день выезда из России суточные надо выплачивать по нормам для проезда по заграничной территории, при возвращении – по нормам для внутрироссийских командировок (п. 18 Положения). Дата пересечения границы определяется по штампам в паспорте. Если работник уезжает и возвращается в один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной для командировки в это государство.

С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.

Читать еще:  Аккумулированные денежные средства

Кроме того, при командировке за границу дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других необходимых для командировки документов, платежи и сборы (п. 23 Положения).

Отражение результатов заграничной командировки в учете будет аналогично командировке по РФ, и списаны командировочные расходы будут также проводкой в зависимости от цели командировки. Но в связи с тем, что расходы произведены в валюте, будут особенности в отношении признания и пересчета валюты в рубли.

Если командировочные выданы в рублях, то расходы, произведённые в валюте в безналичном порядке (рублёвой картой работника), надо пересчитывать в рубли по курсу, который действовал на дату платежа. Если командировочные выдавались наличными, то принимается курс конвертации рублей по справке о покупке валюты. В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях (Письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059 ).

В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса и пересчет средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006 ).

Авансовый отчет работника

Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен п. 26 Положения о командировках – это три рабочих дня после возвращения из командировки.

Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1. Документы, подтверждающие расходы, обязательно должны быть приложены к авансовому отчету. На основании предоставленных документов производится учет командировочных расходов в 2016 году.

Если работник потратил сумму большую, чем выданный аванс, и руководством авансовый отчет утвержден, то ему обязаны оплатить перерасход.

Если фактические командировочные расходы работника составили меньшую сумму, чем ранее выданный аванс, или не предоставлены подтверждающие документы, то работнику необходимо внести неизрасходованную сумму в кассу или на расчетный счет предприятия. Кроме того, работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).

При возврате неизрасходованного аванса на командировочные расходы проводки выглядят следующим образом:

Дт 50 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса в кассу;

Дт 51 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса на расчетный счет;

Дт 70 Кт71 – удержан из заработной платы работника остаток аванса.

Но удержание может быть только в том случае, если прошло не более месяца и работник не возражает против удержания. В противном случае работодателю для возврата аванса надо будет обращаться в суд.

Выпуск от 20 марта 2015 года

Схемы корреспонденций счетов

Подборка по материалам информационного банка «Корреспонденция счетов» системы КонсультантПлюс

Ситуация:

Как отразить в учете организации затраты, связанные с направлением работника в командировку (на территории РФ), если этот работник будет представлять интересы организации в суде?

С целью представления интересов организации в суде работник организации направлен в служебную командировку на три дня. Работнику организации выдан денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации в размере 15 000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 13 500 руб., в том числе:

— суточные за три дня командировки — 3000 руб. (в соответствии с коллективным договором организации суточные составляют 1000 руб. в день);

— затраты на проезд — 4500 руб. (в том числе НДС 686,44 руб.);

— затраты на проживание — 6000 руб. (в том числе НДС 915,25 руб.). Подтверждающие расходы документы (счет из гостиницы, билеты на проезд) оформлены на бланках строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой.

Неизрасходованный остаток аванса внесен работником в кассу организации. Организация применяет метод начисления в налоговом учете.

Корреспонденция счетов:

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ).

При направлении в командировку работнику гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168, абз. 2 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов (п. 10 Положения).

Согласно п. 26 Положения по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Порядок ведения кассовых операций

Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выданы наличные деньги, личную подпись руководителя и дату (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

В соответствии с абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У авансовый отчет об израсходованных суммах представляется работником в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (что согласуется с п. 26 Положения). Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Прием неизрасходованных денежных средств от работника производится по приходному кассовому ордеру. При этом работнику в подтверждение получения наличных денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру (п. 5, пп. 5.1 п. 5 Указания Банка России N 3210-У).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировку на территории РФ в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения.

В данном случае суточные, выплачиваемые работнику в соответствии с коллективным договором, превышают законодательно установленный норматив, не облагаемый НДФЛ. Таким образом, не облагаемая НДФЛ сумма суточных составляет 2100 руб. (700 руб. x 3 дн.).

Оставшаяся сумма в размере 900 руб. (3000 руб. — 2100 руб.) подлежит налогообложению НДФЛ (по данному вопросу см. также Письмо Минфина России от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22).

Датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных является дата утверждения руководителем авансового отчета. Это связано с тем, что до момента утверждения авансового отчета вся сумма выданных работнику средств представляет собой задолженность работника перед организацией, т.е. не может считаться доходом работника в силу ст. 41 НК РФ. На это указано в Письме Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5.

Отметим, что ранее Минфин России придерживался иной позиции, согласно которой суммы суточных в части, превышающей нормы, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, облагаются НДФЛ на дату их выплаты. Подробнее по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Организация, выплатившая работнику сверхнормативные суточные, облагаемые НДФЛ, в качестве налогового агента обязана на основании утвержденного руководителем авансового отчета исчислить НДФЛ по ставке 13%, удержать его при фактической выплате работнику любого дохода в денежной форме (например, при выплате очередной заработной платы) и уплатить в бюджет (п. 1 ст. 224, п. п. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5) . Перечисление в бюджет удержанного НДФЛ осуществляется в порядке, установленном п. 6 ст. 226 НК РФ .

Расходы на командировку работника, в том числе суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Читать еще:  Наличный денежный оборот это

При этом не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей освобождения их от обложения страховыми взносами, т.е. они не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260). Аналогичные разъяснения приведены в консультации заместителя директора департамента Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.04.2014.

Налог на прибыль организаций

Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии соответствия понесенных расходов критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Указанные расходы признаются в фактически понесенной сумме (без учета принимаемого к вычету НДС) (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ). Датой осуществления таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Отметим, что на сегодняшний день не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей учета их при определении налоговой базы по налогу на прибыль. То есть расходы в виде суточных признаются полностью в том размере, который в рассматриваемой ситуации определен в коллективном договоре организации.

Отметим также, что расходы по командировке, связанной с судебным разбирательством, также могут быть учтены в составе внереализационных расходов в качестве судебных расходов (издержек) на основании пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ. При этом дату осуществления таких расходов, на наш взгляд, следует также определять в порядке, установленном пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Напомним, что, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, а также расходам на наем жилого помещения), принимаются к вычету при условии, что командировка осуществляется в рамках облагаемой НДС деятельности и при наличии документов, подтверждающих принятие к учету этих расходов, на основании счетов-фактур или иных документов (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

В данном случае основанием для принятия НДС к вычету являются подтверждающие расходы документы, которые оформлены на бланках строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой. Это следует из п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Дополнительно о вычетах НДС по командировочным расходам см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДС и Практическое пособие по НДС.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, расчеты с работником по суммам, выданным под отчет, отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Следовательно, на дату выдачи работнику денежных средств из кассы организации производится бухгалтерская запись по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса».

В рассматриваемой ситуации затраты организации, связанные со служебной командировкой работника, направленного для представления интересов организации в суде, прямо не связаны с производством и реализацией продукции, товаров, работ, услуг. То есть эти затраты не соответствуют понятию расходов по обычным видам деятельности, установленному п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и признаются прочими расходами (п. п. 4, 11 ПБУ 10/99). Таким образом, на дату утверждения авансового отчета работника в учете организации производится бухгалтерская запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», и кредиту счета 71 (п. 16 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов).

Внесение работником неизрасходованных денежных средств в кассу организации отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71 (Инструкция по применению Плана счетов).

Отражение операций по удержанию НДФЛ со сверхнормативных суточных, а также принятие к вычету «входного» НДС производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов и приведены ниже в таблице проводок.

Обозначения аналитических счетов, используемые в таблице проводок

К балансовому счету 68 «Расчеты по налогам и сборам»:

Нюансы в оформлении командировочных

Процесс оформления командировочных подразумевает работу с несколькими документами. Заполнение некоторых из них имеет свои особенности. На что нужно обращать внимание?

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма. Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету. Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

  • ФИО работника
  • подразделение
  • дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

  • наименования первичных документов или наименования расходов
  • сумму, указанную в документе
  • итоговую величину по совершенным расходам
  • подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

На что следует обращать внимание в части расходов?

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.

Читать еще:  Служебка на выдачу денежных средств образец

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д. В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период). Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.

Выплата суточных

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Пример

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце. Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб. Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы. Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад. Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка. Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа. Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности. Любые переработки инициируются работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Пример

Павел Тимохин, эксперт компании Фингуру

Расчет командировочных расходов и взаиморасчеты с подотчетным лицом

Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:

  • учет командировочных расходов;
  • учет расходов на проезд;
  • учет расходов на проживание;
  • выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.

Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Продолжительность командировки 5 дней.

Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.

Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.

Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.

Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда — календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц — НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.

Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.

Расходы на проживание в командировке

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.

Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.

Транспортные расходы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.

Авансовый отчёт

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.

Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector