Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Письмо о переносе денежных средств

Письмо о зачёте переплаты поставщику

Письмо о зачете переплаты поставщику очень пригодится, если по какому-либо договору с контрагентом существует разница в оплате услуг или товара в большую сторону.

Причины переплаты

Переплата между контрагентами может произойти по ряду причин:

  • Самая простая из ситуаций. По ошибке бухгалтера либо другого ответственного за перечисление денежных средств лица на счет поставщика поступило больше, чем следовало.
  • Если поставщик задержал поставку, за которую уже были перечислены средства. Если договор между организациями не предполагает иного, то получатель в этом случае может отказаться вообще от принятия товара. Об этом четко прописано в 511 статье ГК РФ, пункт 3.
  • Отказ покупателя от товара по причине его низкого качества (брак и т.д.). Если поставщику в этом случае уже был уплачен аванс, то возникает переплата (статья 523 ГК РФ).
  • Договор, по которому были перечислены средства, был расторгнут одной из сторон. В этом случае речи о зачете будущими поставками или услугами, конечно, не идет.

Перед тем как составлять письмо о зачете переплаты, нужно убедиться в том, что расчеты бухгалтерией организации произведены верно. Для этого поставщику предлагается составить двусторонний акт сверки. Это позволит прийти к общему мнению относительно суммы переплаты.

Состав бланка письма

Обычно подобного рода бумаги печатаются на бланках организации. На их верхней части расположены реквизиты компании. Если же деловое письмо печатается на обычном листе А4 без пометок, то в самом верху необходимо указать наименование и основные данные той организации, которая посылает сообщение.

Письмо должно содержать:

  • Сведения об адресате. ФИО руководителя организации поставщика, его должность, само название компании.
  • Номер документа. Он нужен для последующего учета, занесения в журнал исходящей документации.
  • Дату подписания.
  • Название бумаги.
  • Сумму переплаты. Она должна быть точно известна обеим сторонам.
  • По какому счету был осуществлен платеж (ссылка с номером документа и его датой).
  • Что сделать с переплатой: вернуть либо зачесть в счет оплаты последующих поставок (либо предоставления услуг). Если имеются данные о номере и дате счета, на который следует зачесть переплату, то указывается он.
  • Просьбу зачесть переплату в счет следующих платежей, если конкретного номера счета нет в наличии.
  • При необходимости – сумму НДС.
  • Подпись, должность руководителя, печать организации.

Варианты поведения

При возникновении переплаты есть два выхода: возврат средств либо их зачет по другим договорам. Отправка письма о зачете переплаты поставщику предполагает первый вариант, поэтому в нем должно быть конкретное указание, какие действия от поставщика ожидаются.

Варианты ответа на письмо

Поставщик может согласиться с предложенными в письме условиями, а может от них отказаться. Также, вероятно, при отказе он предложит свой вариант выхода из ситуации. Например, бухгалтерии поставщика будет гораздо удобнее (а их руководителю – выгоднее) перечислить лишние средства обратно, чем перечислять в счет будущих поставок.
Особенно вероятность таких обстоятельств повышает отсутствие в договоре между организациями информации по этому моменту. Таким образом, возможно, придется поставщику предоставлять еще одно письмо с просьбой возврата переплаченных средств.

Что делать с НДС

Если неверная оплата (за непоставленный товар, невыполненные услуги и пр.) была предоставлена вместе с НДС, то сумму этого платежа следует пересчитать. Алгоритм следующий:

  1. Если авансовый счет-фактура был поставщиком выписан на неверную сумму (ту, которая поступила по ошибке или превышена), то он должен быть исправлен. Для этого необходимо направить поставщику письмо о том, чтобы он выписал другой авансовый счет-фактуру, с верными цифрами.
  2. Поставщик пересылает копию верного счета-фактуры.
  3. Потом аннулируется запись в книге покупок организации. Но это исправление должно быть именно тем числом, на которое выписан верный счет-фактура.
  4. Если отчетный квартал истек, то придется оформлять дополнительный лист к книге покупок, посредством которого все равно производится исправление отметок о зарегистрированных счетах-фактурах.
  5. По новому счету-фактуре начисляется верный НДС.
Читать еще:  Заговор на денежную удачу

Однако по последнему пункту есть принципиально важный нюанс. Та сумма, которая была переплачена, является, по сути, авансом к будущей поставке. Однако НДС принимать с нее не следует до совершения отгрузки или оказания услуг. Ведь в договоре (на который ссылается верный счет-фактура) указан другой номер договора с поставщиком. И до фактического совершения сделки вычет будет неправомерен.

В письме о зачете переплаты поставщику обязательно уточните, по какому конкретно договору возникла переплата и в какой сумме.

При этом обозначьте, что вы ожидаете от продавца. Например, чтобы он провел зачет по другим договорам. Приведите номер и дату договора, на который вы просите перекинуть переплату. В документе лучше проставить живые подписи и штампы, отправить его по почте или передать вместе с курьером. В деловой переписке не бывает мелочей.

Крайний случай

Если поставщик каким-либо образом не выполнил свои обязанности (поставка товара произошла не полностью, имело место ненадлежащее качество, неприемлемая задержка и пр.), то одним письмом о зачёте переплаты поставщику не обойтись. Организации придется изменять условия существующего договора либо вообще его расторгать.

Сколько хранится письмо и где регистрируется

Вся деловая переписка должна проходить через журнал исходящей документации. В нем отмечаются основное содержание письма, его номер и дата. Так можно подтвердить факт существования бумаги, если впоследствии по этому вопросу будут проводиться судебные разбирательства.

Что касается срока хранения, то для писем такого рода он составляет 5 лет.

Это связано с тем, что он имеет непосредственное отношение к деловым связям с поставщиком товаров или услуг. Когда систематизируют эти документы, письмо-просьбу и письмо, то ответ на него относят к единому делу. Только так можно восстановить весь ход переписки, изучить аргументы и требования обеих сторон впоследствии.

Письмо о переносе оплаты на другой договор

Взаимодействие фирмы, организации со своими контрагентами (поставщиками и покупателями) осуществляется в разрезе договоров. Оплата за оказанные или предоставленные услуги или за товар производится соответственно в рамках договора или по счету.

Суть письма

Произведенная оплата засчитывается получателем на тот договор, который прописан в назначении платежа в платежном поручении или же оплата осуществляется на основании счета, который предъявлен в рамках того или иного договора (поле под номером 24). Возможна ситуация, когда контрагент сразу отправляет уведомление после оплаты (если в назначении платежа не указан счет или номер договора, а написано, например, «за товары», «услуги по…») (п. 1 ст. 319,1 ГК РФ).

Всегда возникают различные обстоятельства, когда контрагенту необходимо произведенную оплату перенести на другой договор либо всю сумму или же частично.

Образец и бланк письма о переносе оплаты

Оформление переноса. Когда переносится оплата

Перенести оплату на другой договор возможно, когда плательщик перечислил по договору сумму выше, чем следовало. Или же предоплата по одному договору необходимо «разбить» на два других.

Так же подписанным договором между контрагентами может быть предусмотрен порядок зачета суммы переплаты по конкретному договору или оплаты, для которой не уточнено назначение платежа.

В иных случаях составляется письмо о переносе суммы оплаты на определенный договор. Без такого письма получатель имеет все права зачислить оплату в счет того обязательства, срок исполнения которого наступает раньше (п. 3 ст. 319.1, п. 3 ст. 522 ГК РФ).

Письмо обязательно, когда оплата переноситься с одного договора на другой и она не была излишней. Если этот момент не предусмотрен договором, то получатель платежа может отказаться от переноса оплаты, согласно письму, особенно если нарушаются имущественные интересы кредитора (например, перенос оплаты за товар по просроченному договору на новый, тем самым, после такого переноса, плательщик, по сути, берет в долг очередную партию товара).

Читать еще:  Приказ о денежном довольствии сотрудников мчс

Составляем письмо по оплате на другой договор

Оформление переноса оплаты на другой договор оформляется в виде двухстороннего соглашения. Однако можно ограничиться только письмом от плательщика. В подтверждении переноса оплаты запрашивается ответное письмо о согласии или составляется акт сверки взаиморасчетов по интересующему договору.

Составляется письмо о переносе оплаты в произвольной форме с указанием суммы оплаты по договору, которую плательщик просит перенести с одного договора на другой (с указанием реквизитов платежного поручения, по которому была перечислена), а также реквизиты таких договоров.

Если достигнута договоренность о переносе платежа на другой договор, то авансовый НДС не нужно принимать к вычету (Письма Минфина от 01.04.2014 № 03-07-РЗ/14444, от 29.08.2012 № 03-07-11/337).

Письмо о переносе оплаты на другой договор

Аналитический учет расчетов с поставщиками или покупателями обычно ведется, как минимум, в разрезе договоров. Соответственно, и оплата производится по договорам или счетам, выставленным в рамках определенного договора. Куда именно зачитывать произведенную оплату, плательщик указывает в платежном поручении в поле 24 «Назначение платежа» или в своем уведомлении, направляемом сразу после оплаты (если, скажем, в назначении платежа указано просто «за товары») (п. 1 ст. 319.1 ГК РФ).

Возможна ситуация, когда уже после оплаты плательщик хочет перенести сумму платежа полностью или частично на другой договор. Как такой перенос оформить, расскажем в нашем материале.

Когда переносится оплата и как оформить перенос?

Перенос оплаты на другой договор производится, например, когда плательщик перечислил по договору большую сумму, чем следовало. Или, скажем, произведенный аванс по одному договору хочет разбить на два договора.

Порядок зачета суммы переплаты по конкретному договору или оплаты, для которой не было уточнено назначение платежа, может быть предусмотрен договором между контрагентами. В противном случае, как правило, составляется письмо об отнесении суммы оплаты на определенный договор. Ведь без такого письма получатель в общем случае вправе зачесть оплату в счет того обязательства, срок исполнения которого наступит раньше (п. 3 ст. 319.1, п. 3 ст. 522 ГК РФ).

И уж тем более без письма не обойтись, когда плательщик хочет перенести оплату с одного договора на другой и такая оплата не была излишней. Если иное не предусмотрено договором между сторонами, получатель денег может отказать в «переброске» оплаты по письму. Однако, как правило, в таких «маневрах» плательщику обычно не отказывают, если при этом имущественные интересы кредитора не нарушаются. Ведь вряд ли поставщик захочет перенести оплату, поступившую по просроченному договору, в счет аванса по новому договору, если после «перекинутой» на него предоплаты плательщик захочет получить по сути в долг очередную партию товаров. Но если, скажем, плательщик хочет перебросить оплату с одного договора на другой, и при этом по обоим договорам одинаковые сроки погашения, а отгрузка товаров уже произведена, получатель платежа вряд ли будет возражать.

Оплата на другой договор: составляем письмо

Перенос оплаты на другой договор можно оформить в виде двухстороннего соглашения. А можно обойтись и письмом от плательщика. В этом случае в подтверждение того, что перенос состоялся, можно запросить ответное письмо от получателя денег или составить акт сверки расчетов по соответствующим договорам.

Письмо о переносе оплаты составляется в произвольной форме. В нем указывается сумма оплаты по договору, которую плательщик просит перенести с одного договора на другой (как правило, с указанием реквизитов платежного поручения, по которому была перечислена), а также реквизиты таких договоров.

Обращаем внимание, что во избежание претензий налоговиков получателю денег не стоит принимать авансовый НДС к вычету при переносе платежа на другой договор (Письма Минфина от 01.04.2014 № 03-07-РЗ/14444 , от 29.08.2012 № 03-07-11/337 ).

Читать еще:  Перевод денежных средств третьему лицу

Приведем пример заполнения письма о переносе оплаты на другой договор.

Письмо в ИФНС о переносе оплаты с одного КБК на другой: образец

Юридические и физические лица при уплате налогов и сборов должны указывать определенные коды бюджетной классификации. При неправильном указании взносы будут зачислены не на тот счет. Соответственно, у налогового агента появится задолженность. И как следствие, ИФНС насчитает пеню за каждый день просрочки.

Если же налогоплательщик переплатил налог или взнос, он может распорядиться этой переплатой по-разному. Согласно ст. 78 Налогового Кодекса Российской Федерации денежные средства могут быть перечислены в счет недоимки, задолженности по взносам в бюджет и внебюджетные фонды, оплаты штрафов и пеней.

Письмо в Налоговую о переносе денежных средств с одного КБК на другой

Заявление пишут либо в произвольной форме, либо используют специальный бланк, который утвердили в марте 2017 года. Найти его можно в приложении к НК Российской Федерации. Документ составляют в двух экземплярах. Один из них передают инспектору ФНС. Второй экземпляр после проставления отметки о приеме заявления с указанием даты налогоплательщик оставляет у себя.

Как написать письмо в ИФНС о зачете с одного КБК на другой

В бланке каждое поле предназначено для указания определенной информации. В начале документа нужно вписать следующее:

  • номер и название налогового органа, в который подается заявление;
  • ИНН, ОГРН, юридический адрес заявителя;
  • номер статьи в НК РФ, согласно которой должен быть выполнен перенос денежных средств.

Для зачета или возврата взносов, налогов, которые были излишне уплачены, используют статью 78 Налогового Кодекса РФ. Для возврата излишне взысканных сумм – ст. 78 НК РФ, для возврата или зачета государственной пошлины – ст. 333.40 НК РФ, для возмещения НДС – ст. 176 НК РФ, для возврата переплаты по акцизу – ст. 203 НК Российской Федерации.

Далее, указывают вид налога, по которому произошла переплата или неверная оплата. Затем – КБК, указанный при перечислении в платежном поручении. После этого прописывают сумму платежа. В основном поле указывают новое назначение платежа с правильным кодом бюджетной классификации. Если назначение не нужно редактировать, в основной части просят перенести денежные средства на определенный КБК.

Обязательно нужно указать за какой период произошла переплата. В бланке для этого предусмотрено специальное поле. Оно состоит из 8-ми знаков. В первых двух указывают, за какое время была излишне перечислена сумма:

  • МС – месяц;
  • КВ – квартал;
  • ПЛ – полугодие;
  • ГД – год.

Третий и четвертый знаки предназначены для указания отчетного периода. В нем прописывают значение от «01» до «12». Если это годовой период, проставляют «00». В том случае, если оплата сбора происходит поквартально, указывают значение кварталов от «01» до «04», если за полугодие – «01» и «02». Заявление подписывает руководитель предприятия.

Образец заявления в Налоговую о переносе с одного КБК на другой

Образец письма в ИФНС о переносе с одного КБК на другой

Передать заявление можно несколькими способами. Во-первых, сделать это самостоятельно, передав документ инспектору контролирующего налогового органа. Во-вторых, отправить его посредством почты письмом с уведомлением о вручение или заказным письмом. В-третьих, передать заявление с представителем, у которого будет доверенность на представление интересов в соответствующих государственных инстанциях. Если у предприятия в ИФНС зарегистрирована цифровая подпись, можно отправить документ посредством электронной связи.

Заявление рассматривают в течение 10-ти дней с момента его получения. Срок может быть увеличен, если потребуется сделать сверку налоговых платежей. После этого Налоговая инспекция выдает решение о зачете денежных средств с одного кода бюджетной классификации на другой.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector