Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Неиспользованные денежные средства

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

Денежные средства внесены на расчетный счет

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей. По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации

Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Читать еще:  Современная денежная система российской федерации

Что делать с комиссией за перевод?

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Если возмещение комиссии предусмотрено локальным нормативным актом, то работодатель может ее учесть в расходах по налогу на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией ( пп. 49 п.1 ст. 264 НК РФ , Письма № 03-03-06/1/18005, № 16-15/105572).

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки

Получение денежных средств на расчетные счета организации в бухгалтерском учете оформляются проводками:

Дт 51 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на банковский счет организации.

Дт 52 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на валютный счет фирмы организации.

Дт 73 Кт 51, 52 — сотруднику возвращена сумма комиссии банка за перевод.

Дт 91 Кт 73 — комиссия банка признана в расходах.

Две последние проводки оформляются в учете, если в локальном акте предприятия прописана возможность компенсировать комиссию банка.

Возврат неизрасходованных денежных средств

Возврат выданных под отчет денежных средств происходит тогда, когда работник либо израсходовал меньше денежных средств, чем ему было выдано под отчет (возвращается разница), либо их расходование не подтверждено документально (возвращается документально неподтвержденная сумма). Законодательством четко установлены сроки, когда такие денежные средства необходимо вернуть предприятию. Рассмотрим их.

Неизрасходованные денежные средства, полученные подотчетным работником на командировку или для выполнения производственно-хозяйственного поручения, абз. 4 п.п. 170.9.2 НК предписывает вернуть в кассу или на банковский счет предприятия до или во время подачи Отчета. Зная сроки подачи Отчета, которые мы рассмотрели на с. 10, получаем следующие сроки возврата неизрасходованных подотчетных средств:

выданных на командировку:

1) в наличной форме — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил командировку;

2) в безналичной форме, при этом расчеты проводились наличными после снятия их с платежной карточки — до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки;

3) в безналичной форме, при этом расчеты проводились в безналичной форме — в течение 10 (20 — при наличии уважительных причин) банковских дней после завершения командировки;

выданных на выполнение производственно-хозяйственного поручениядо окончания 2-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник закончил выполнение такого поручения.

Но для неиспользованных подотчетных средств, выданных для выполнения производственно-хозяйственного поручения, свои сроки возврата устанавливает и Положение № 637. Причем они разнятся от срока, определенного НК.

Так, как мы уже говорили на с. 9, выдача наличных денежных средств на производственно-хозяйственные нужды осуществляется на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличности под отчет (на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, — на срок не более 10 рабочих дней). Следовательно, по завершении этого срока неиспользованную наличность нужно вернуть. При этом если решение производственно-хозяйственных вопросов происходит во время пребывания работника в командировке, то срок возврата неиспользованных денежных средств может быть продлен до окончания срока такой командировки (абз. 3 п. 2.11 Положения № 637).

Таким образом, имеем два срока возврата неиспользованной наличности: один (тот, что установлен НК) предназначен для целей обложения НДФЛ, второй (тот, что предусмотрен Положением № 637) — для установления нарушения правил наличного обращения. Выходит, чтобы не наткнуться на уплату штрафа за нарушение правил наличного обращения, неиспользованные подотчетные средства, полученные для выполнения производственно-хозяйственного поручения, необходимо вернуть предприятию не позднее следующего рабочего дня после дня получения подотчетных средств (не позднее 10 рабочего дня — при закупке сельхозпродукции и заготовке вторичного сырья, кроме металлолома) с учетом сроков, установленных НК.

Читать еще:  Денежно кредитное регулирование реферат

В случае нарушения предусмотренных НК сроков сдачи неиспользованных денежных средств из этой суммы удерживается НДФЛ. Удержать его должен работодатель, выдавший такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) подотчетного работника за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы НДФЛ (абз. 5 п.п. 170.9.1 НК). Если работник прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим такие средства, сумма налога удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство работника по результатам отчетного (налогового) года.

Рекомендуем вам также посмотреть ответ на вопрос «Подотчетные средства: получил — заболел — не вернул. Что делать?» // «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2014, № 3 (75), с. 48.

А сейчас «на закуску» покажем, как заполнить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, на конкретном примере.

Пример. ООО «Лагуна» работнику хозчасти Мартынову Вениамину Сергеевичу 03.02.2014 г. выдало под отчет 105 грн. на покупку люминесцентных ламп. 04.02.2014 г. этот работник предоставил в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, в соответствии с которым на приобретение люминесцентных ламп им было потрачено 90 грн. К Отчету работник приложил чек РРО. В этот же день Мартынов В. С. вернул в кассу предприятия остаток неиспользованных денежных средств в размере 15 грн.

Особенности использования иностранной наличной валюты

Иногда случается, что деятельность предприятия выходит за рамки расчетов только в национальной валюте и требует использования иностранной валюты. Рассчитаться с нерезидентом, отправить работника в загранкомандировку — все эти действия нуждаются в инвалюте. А как с ней обращаться в таких случаях, смотрите в этом разделе тематического номера.

Расчеты с подотчетными лицами

«Кадровый вопрос», 2012, N 4

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Подотчетные лица — работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.

Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

— выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

— подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока;

— выдача денежных средств под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам;

— передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.

Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом, утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:

— перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет;

— срок, на который выдаются подотчетные суммы;

— предельный размер подотчетных сумм;

— срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.

Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.

Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы:

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Читать еще:  Порядок проведения инвентаризации денежных средств

К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т. п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверных документов, то нередко налоговые органы доначисляют «зарплатные» налоги.

Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:

— решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;

— размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;

— необходимо получить письменное согласие работника.

Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку по дебету счета 71:

Дебет 71 Кредит 50

— выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Пример. Организация в марте 2011 г. приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС — 36 000 руб.).

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:

Дебет 08-4 Кредит 60

— 200 000 руб. (236 000 руб. — 36 000 руб.) — учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС);

Дебет 19-1 Кредит 60

— 18 000 руб. — учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца);

Дебет 60 Кредит 51

— 236 000 руб. — оплачен счет продавца;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19-1

— 18 000 руб. — произведен налоговый вычет по НДС.

За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.

Дебет 71 Кредит 50

— 700 руб. — выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов;

Дебет 08-4 Кредит 71

— 700 руб. — плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица);

Дебет 01 Кредит 08-4

— 200 700 руб. (200 000 руб. + 700 руб.) — автомобиль зачислен в состав основных средств.

Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет;

Дебет 10 Кредит 71

— 1350 руб. — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;

Дебет 50 Кредит 71

— 150 руб. — сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:

Дебет 94 Кредит 71

— отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Данную сумму можно удержать из заработной платы.

Пример. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб.

Дебет 71 Кредит 50

— 21 000 руб. — выдано под отчет работнику на командировочные расходы;

Дебет 26 Кредит 71

— 15 000 руб. — сдан авансовый отчет;

Дебет 94 Кредит 71

— 6000 руб. — отражена сумма не возвращенного в срок аванса;

Дебет 73 Кредит 94

— 6000 руб. — сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо;

Дебет 70 Кредит 73

— 6000 руб. — не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector