Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Израсходование денежных средств

Как использовать заявки на расходование ДС и платежный календарь

Использование платежного календаря, создание заявок на расходование денежных средств, контроль лимитов по статьям движения денежных средств.

Настройки программы

Чтобы иметь возможность ведения платежного календаря, нужно включить использование заявок на расходование денежных средств (ЗРС), тут же включается использование лимитов:

Платежный календарь

Все нужные в этом уроке функции программы располагаются в одном месте — раздел Казначейство:

Платежный календарь представляет из себя вполне удобное рабочее место для распределения платежей по времени и источнику денежных средств (определенный банковский счет или касса организации), далее по тексту ИДС.

Основное рабочее окно имеет древовидную структуру, в качестве узлов используются ИДС. В верхней части можно настроить горизонт планирования (выбрать количество дней), а также настроить фильтр по организации, валюте платежей или ИДС:

Также можно выбрать наиболее удобный вариант представления информации:

Для каждого ИДС по всем дням планирования указывается прогнозируемый остаток, а также детализация по суммам поступления и списания. Видим, что у нас в календаре никаких поступлений и списаний нет:

Включаем соответствующие настройки формы:

Теперь картина изменилась, однако все поступления и списания не распределены, т.е. не отнесены к конкретному ИДС. Выбрав любую строку главной таблицы, в нижней части можем увидеть список относящихся к ней платежей:

Кликнув на любом из этих платежей, вызываем контекстное меню:

Из него можно легко и просто управлять платежами — переносить на другие даты, переносить между разными счетами и кассами. Однако тут есть ограничение — эти функции работают только для заявок на расходование денежных средств. Кнопки управлению дублируются и в командной панели:

Для удобства отображения платежи можно группировать (на мой взгляд, наиболее удобно группировать по плательщику/получателю):

Первоочередная задача — распределить нераспределенные поступления и списания:

Открываем документ оплаты (заказ поставщику), и в нем смотрим график оплаты:

Данный документ не распределен, потому что не выбрана ни конкретная форма оплаты, ни счет, ни касса:

Теперь картина меняется:

Аналогично делаем и в других ситуациях.

Заявки на расходование денежных средств

Для усиления контроля (да и большего удобства) при работе с расходными платежами гораздо удобнее формировать платежный календарь не по графикам оплат заказов и накладных, а по заявкам на расходование денежных средств (ЗРС). Допустим, есть операция закупки у поставщика, и нужно сформировать ЗРС для оплаты поставщику:

Открываем объект оплаты и на основании него создаем ЗРС:

Документ заполняется полностью автоматически, нужно только указать желаемую дату платежа и приоритет (низкий, средний, высокий), документ при этом несогласован:

Расшифровка платежа также заполняется полностью:

На последней вкладке можно сразу указать с какого счета (или кассы, или нескольких ИДС) будет производится оплата. Однако чаще всего инициаторы заявок такой информацией не владеют (или не интересуются):

Теперь ЗРС нужно согласовать (у пользователя должно быть право Согласование заявок на расходование ДС):

Можно согласовывать поштучно, или списком (или отменять согласование, если с заявкой что-то не так):

Теперь, поменяв представление информации в календаре, можем увидеть новую заявку в списке нераспределенных:

Нажав К оплате, мы автоматически добавим ее в календарь для оплаты с того ИДС, на котором есть доступный остаток, после этого заявка из списка пропадает (т.к. отработана):

Кстати, если не хотите использовать ЗРС, можете указывать тип и дату оплаты в приходной накладной:

Лимиты расхода денежных средств

Включив использование лимитов, мы заставим программу проверять каждую заявку при проведении на предмет того, не исчерпан ли доступный оборот средств по выбранной статье ДДС в этом месяце (лимиты вводятся каждый месяц).

При превышении лимита (или если просто их не ввести) программа не дает провести ЗРС:

Лимиты вводятся здесь:

Новый документ можно создавать по данным прошлого месяца или простым подбором всех заведенных в программе статей ДДС (по каждой статье можно ввести собственный лимит, или сделать так, чтобы она была безлимитной). Разумеется, это все имеет смысл только для расходных статей:

Состояние лимитов можно контролировать в отчете:

По каждой статье видно, какой лимит, какая его часть израсходована и на сколько процентов:

Обладая соответствующие правами, пользователи в исключительных случаях имеют право проводить ЗРС с превышением лимита.

Алгоритм формирования бюджета движения денежных средств при краткосрочном (оперативном) планировании.

Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность ведения бизнеса для предприятия, является возможность управлять своей платежеспособностью. Основным инструментом управления денежными средствами служит система управленческого учета и бюджетирования. Денежный поток контролируется в бюджетировании с помощью Бюджета движения денежных средств. В статье авторы пытаются раскрыть основные подходы к формированию бюджета движения денежных средств и предложить свою методику формирования этого бюджета.

Бюджет движения денежных средств

Под бюджетом движения денежных средств (БДДС) понимают бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия [1].

Для эффективного ведения бизнеса предприятию в настоящем и будущем необходимо иметь положительный баланс денежных средств. Именно поэтому БДДС отводится главенствующее место в системе бюджетирования. Как отмечает В.Хруцкий «в бизнесе есть только одна непоправимая ошибка остаться без денежных средств на расчетном счете или на том счете, с которого можно финансировать текущие операции и инвестиционные проекты» [1] .

БДДС составляют как с целью обеспечения постоянного наличия денежных средств, направляемых на исполнение обязательств предприятия, так и для эффективного использования избытка этих средств [2] . Следовательно, в БДДС должны быть предусмотрены меры против так называемых «кассовых разрывов», т.е. ситуаций, связанных с нехваткой наличных денежных средств для текущих выплат (в качестве мер могут быть банковские кредиты, выпуск акций или иное привлечение денежных средств). Временно свободные денежные средства могут направляться, например, в инвестиционные проекты, банковский вклад под процент и т.д.

Читать еще:  Закон денежного обращения

Таким образом, БДДС должен обеспечивать наличие оптимального ежедневного остатка (конечного сальдо) денежных средств на протяжении всего периода планирования:

Состав и этапы формирования БДДС в бюджетировании

Бюджет движения денежных средств обычно составляют на основе бюджета доходов и расходов (БДР) и инвестиционного бюджета [3]. Однако, БДДС не может быть получен расчетным путем из двух упомянутых бюджетов . Это связано с различной методикой формирования БДДС и БДР. Бюджет доходов и расходов формируется по методу «начисления» (т.е. доходы и расходы определяются в тот момент времени, когда они были реально понесены, вне зависимости от оплаты), бюджет движения денежных средств — по «кассовому» методу (т.е. доходы и расходы должны быть не только совершены, но и оплачены). Кроме того, существуют статьи бюджета доходов и расходов, не связанные с движением денежных средств (например, амортизация, брак, недостача), равно как и существуют статьи движения денежных средств, не связанные с текущим оборотом капитала и инвестиционной деятельностью (кредиты и займы).
Специалисты компании Инталев, например, приводят следующие различия в статьях БДР и БДДС (Табл.1)[4] :

Таблица. 1 Различия в статьях БДР и БДДС

Естественно, что БДДС, разрабатываемый на основе упомянутых бюджетов, составляется из частей, функционально связанных с соответствующими частями БДР и инвестиционного бюджета.

Джай К. Шим выделяет 4 основные раздела БДДС [5]:

Отдельные исследователи [6] выделяют дополнительно раздел по инвестиционной деятельности, под которой понимается деятельность предприятия, связанная с капитальными вложениями (приобретения зданий, сооружений, нематериальных активов, а также их продажа; осуществление долгосрочных финансовых вложений в другие организации, выпуск облигаций и других ценных бумаг). Последний раздел является отражением инвестиционного бюджета и описывает движение денежных средств по программе инвестиций предприятия.

Процедуру разработки БДДС целесообразно разбить на ряд последовательно выполняемых этапов. Из приведенного в работе В. Хруцкого описания процесса бюджетирования можно выделить следующие этапы формирования БДДС [1]:

Пример бюджета движения денежных средств приведен в Табл.2.

Таблица. 2 Пример БДДС

Заявочно-договорная методика формирования БДДС

Возможности эффективного планирования движения денежных средств зависят от периода планирования. Долгосрочные (год и больше) и среднесрочные (квартал, год) БДДС могут практически совпадать с БДР. Чем больше период планирования, тем ближе БДДС к БДР. При переходе к краткосрочному (оперативному) планированию не представляется возможным брать за основу скорректированный на тот же период БДР из-за сильной подверженности процесса движения денежных средств случайным воздействиям, которые почти невозможно предусмотреть на этапе составления БДР, как то: колебания сроков и размеров оплаты, условий и объемов поставок. Кроме того, данные о стоимостном выражении расходов в БДР обычно являются приблизительными, создаются на основе нормативных (учетных) цен на сырье и материалы.

Традиционная методика формирования расходной части Бюджета движения денежных средств, например, описанная в работах К. Щиборща[3] или В. Хруцкого[1] позволяет формировать бюджет движения денежных средств на период от нескольких месяцев до года, однако не всегда подходит для нужд оперативного (краткосрочного) планирования сроком до 1 месяца.
В связи с этим авторами предлагается в дополнении к традиционной методике заявочно-договорная методика, в которой предполагается формирование Бюджета движения денежных средств и платежного календаря (под которым понимается график поступлений средств и платежей предприятия) на основе заявок на расходование денежных средств.

Ключевая особенность предлагаемого алгоритма формирования БДДС на краткосрочный период заключается в том, что, в первую очередь, проводятся анализ текущей потребности подразделений и сложившейся к концу периода структуры платежей по договорным взаимоотношениям. Только после этого сверяются заложенные в БДР и инвестиционный бюджет доходы и расходы с потребностями по текущему движению денежных средств. Результатом такой сверки может быть как корректировка БДДС, так и изменение БДР и инвестиционного бюджета.
Такой подход к планированию движения денежных средств соответствует известному в математической теории оптимального управления принципу оптимальности Р. Беллмана: оптимальный путь движения к достигаемой цели из текущего состояния, в котором находится объект, не зависит от предыстории движения объекта в текущее состояние. «Текущее состояние» объекта в нашем случае — сложившаяся к началу периода планирования ситуация по договорным взаимоотношениям и потребностям предприятия в денежных средствах.
Заявочно-договорная методика формирования БДДС представлена на рис.1:

Рисунок 1 Заявочно-договорная методика формирования БДДС

При планировании поступлений денежных средств (блок 1 на рис.1) проводится расчет предполагаемых поступлений денежных средств на основании имеющихся плановых данных по доходам за данный период и возможным погашением дебиторской задолженности покупателями ( Поступления ).

Расчет поступлений выполняется с учетом сложившейся практики взаимоотношений с покупателями. Для этого с помощью, например, статистических методов проводится анализ текущей деятельности предприятия и определяются следующие показатели:

Расчет этих показателей производится по каждому виду деятельности в разрезе групп контрагентов. Для этого можно использовать бухгалтерскую базу предприятия.

После расчета общей суммы плановых поступлений определяется максимально возможная сумма выплат за период:

Выплаты = Сальдо нач + Поступления — Сальдо кон — Резерв , где

Планирование выплат денежных средств осуществляется на основе утвержденных заявок и договоров (блок 2 на рис.1). В рамках данной методики предполагается создание базы договоров, в которой регистрируются все заключенные с предприятием финансовые и хозяйственные договора. Для планирования выплат денежных средств на основе разовых взаимоотношений с контрагентами, не оформленных договорами, предназначен документ заявка (Примерный формат табличной части заявки приведен в табл. 3). Заявка составляется подразделением на расходы по текущей деятельности. Обязательное условие заявки — наличие документального подтверждения каждой строки расходов (счет, справка, производственный план).

Читать еще:  Особенности денежной системы сша

Как использовать заявки на расходование ДС и платежный календарь

Использование платежного календаря, создание заявок на расходование денежных средств, контроль лимитов по статьям движения денежных средств.

Настройки программы

Чтобы иметь возможность ведения платежного календаря, нужно включить использование заявок на расходование денежных средств (ЗРС), тут же включается использование лимитов:

Платежный календарь

Все нужные в этом уроке функции программы располагаются в одном месте — раздел Казначейство:

Платежный календарь представляет из себя вполне удобное рабочее место для распределения платежей по времени и источнику денежных средств (определенный банковский счет или касса организации), далее по тексту ИДС.

Основное рабочее окно имеет древовидную структуру, в качестве узлов используются ИДС. В верхней части можно настроить горизонт планирования (выбрать количество дней), а также настроить фильтр по организации, валюте платежей или ИДС:

Также можно выбрать наиболее удобный вариант представления информации:

Для каждого ИДС по всем дням планирования указывается прогнозируемый остаток, а также детализация по суммам поступления и списания. Видим, что у нас в календаре никаких поступлений и списаний нет:

Включаем соответствующие настройки формы:

Теперь картина изменилась, однако все поступления и списания не распределены, т.е. не отнесены к конкретному ИДС. Выбрав любую строку главной таблицы, в нижней части можем увидеть список относящихся к ней платежей:

Кликнув на любом из этих платежей, вызываем контекстное меню:

Из него можно легко и просто управлять платежами — переносить на другие даты, переносить между разными счетами и кассами. Однако тут есть ограничение — эти функции работают только для заявок на расходование денежных средств. Кнопки управлению дублируются и в командной панели:

Для удобства отображения платежи можно группировать (на мой взгляд, наиболее удобно группировать по плательщику/получателю):

Первоочередная задача — распределить нераспределенные поступления и списания:

Открываем документ оплаты (заказ поставщику), и в нем смотрим график оплаты:

Данный документ не распределен, потому что не выбрана ни конкретная форма оплаты, ни счет, ни касса:

Теперь картина меняется:

Аналогично делаем и в других ситуациях.

Заявки на расходование денежных средств

Для усиления контроля (да и большего удобства) при работе с расходными платежами гораздо удобнее формировать платежный календарь не по графикам оплат заказов и накладных, а по заявкам на расходование денежных средств (ЗРС). Допустим, есть операция закупки у поставщика, и нужно сформировать ЗРС для оплаты поставщику:

Открываем объект оплаты и на основании него создаем ЗРС:

Документ заполняется полностью автоматически, нужно только указать желаемую дату платежа и приоритет (низкий, средний, высокий), документ при этом несогласован:

Расшифровка платежа также заполняется полностью:

На последней вкладке можно сразу указать с какого счета (или кассы, или нескольких ИДС) будет производится оплата. Однако чаще всего инициаторы заявок такой информацией не владеют (или не интересуются):

Теперь ЗРС нужно согласовать (у пользователя должно быть право Согласование заявок на расходование ДС):

Можно согласовывать поштучно, или списком (или отменять согласование, если с заявкой что-то не так):

Теперь, поменяв представление информации в календаре, можем увидеть новую заявку в списке нераспределенных:

Нажав К оплате, мы автоматически добавим ее в календарь для оплаты с того ИДС, на котором есть доступный остаток, после этого заявка из списка пропадает (т.к. отработана):

Кстати, если не хотите использовать ЗРС, можете указывать тип и дату оплаты в приходной накладной:

Лимиты расхода денежных средств

Включив использование лимитов, мы заставим программу проверять каждую заявку при проведении на предмет того, не исчерпан ли доступный оборот средств по выбранной статье ДДС в этом месяце (лимиты вводятся каждый месяц).

При превышении лимита (или если просто их не ввести) программа не дает провести ЗРС:

Лимиты вводятся здесь:

Новый документ можно создавать по данным прошлого месяца или простым подбором всех заведенных в программе статей ДДС (по каждой статье можно ввести собственный лимит, или сделать так, чтобы она была безлимитной). Разумеется, это все имеет смысл только для расходных статей:

Состояние лимитов можно контролировать в отчете:

По каждой статье видно, какой лимит, какая его часть израсходована и на сколько процентов:

Обладая соответствующие правами, пользователи в исключительных случаях имеют право проводить ЗРС с превышением лимита.

Алгоритм формирования бюджета движения денежных средств при краткосрочном (оперативном) планировании.

Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность ведения бизнеса для предприятия, является возможность управлять своей платежеспособностью. Основным инструментом управления денежными средствами служит система управленческого учета и бюджетирования. Денежный поток контролируется в бюджетировании с помощью Бюджета движения денежных средств. В статье авторы пытаются раскрыть основные подходы к формированию бюджета движения денежных средств и предложить свою методику формирования этого бюджета.

Бюджет движения денежных средств

Под бюджетом движения денежных средств (БДДС) понимают бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия [1].

Для эффективного ведения бизнеса предприятию в настоящем и будущем необходимо иметь положительный баланс денежных средств. Именно поэтому БДДС отводится главенствующее место в системе бюджетирования. Как отмечает В.Хруцкий «в бизнесе есть только одна непоправимая ошибка остаться без денежных средств на расчетном счете или на том счете, с которого можно финансировать текущие операции и инвестиционные проекты» [1] .

БДДС составляют как с целью обеспечения постоянного наличия денежных средств, направляемых на исполнение обязательств предприятия, так и для эффективного использования избытка этих средств [2] . Следовательно, в БДДС должны быть предусмотрены меры против так называемых «кассовых разрывов», т.е. ситуаций, связанных с нехваткой наличных денежных средств для текущих выплат (в качестве мер могут быть банковские кредиты, выпуск акций или иное привлечение денежных средств). Временно свободные денежные средства могут направляться, например, в инвестиционные проекты, банковский вклад под процент и т.д.

Читать еще:  Удержание алиментов в твердой денежной сумме

Таким образом, БДДС должен обеспечивать наличие оптимального ежедневного остатка (конечного сальдо) денежных средств на протяжении всего периода планирования:

Состав и этапы формирования БДДС в бюджетировании

Бюджет движения денежных средств обычно составляют на основе бюджета доходов и расходов (БДР) и инвестиционного бюджета [3]. Однако, БДДС не может быть получен расчетным путем из двух упомянутых бюджетов . Это связано с различной методикой формирования БДДС и БДР. Бюджет доходов и расходов формируется по методу «начисления» (т.е. доходы и расходы определяются в тот момент времени, когда они были реально понесены, вне зависимости от оплаты), бюджет движения денежных средств — по «кассовому» методу (т.е. доходы и расходы должны быть не только совершены, но и оплачены). Кроме того, существуют статьи бюджета доходов и расходов, не связанные с движением денежных средств (например, амортизация, брак, недостача), равно как и существуют статьи движения денежных средств, не связанные с текущим оборотом капитала и инвестиционной деятельностью (кредиты и займы).
Специалисты компании Инталев, например, приводят следующие различия в статьях БДР и БДДС (Табл.1)[4] :

Таблица. 1 Различия в статьях БДР и БДДС

Естественно, что БДДС, разрабатываемый на основе упомянутых бюджетов, составляется из частей, функционально связанных с соответствующими частями БДР и инвестиционного бюджета.

Джай К. Шим выделяет 4 основные раздела БДДС [5]:

Отдельные исследователи [6] выделяют дополнительно раздел по инвестиционной деятельности, под которой понимается деятельность предприятия, связанная с капитальными вложениями (приобретения зданий, сооружений, нематериальных активов, а также их продажа; осуществление долгосрочных финансовых вложений в другие организации, выпуск облигаций и других ценных бумаг). Последний раздел является отражением инвестиционного бюджета и описывает движение денежных средств по программе инвестиций предприятия.

Процедуру разработки БДДС целесообразно разбить на ряд последовательно выполняемых этапов. Из приведенного в работе В. Хруцкого описания процесса бюджетирования можно выделить следующие этапы формирования БДДС [1]:

Пример бюджета движения денежных средств приведен в Табл.2.

Таблица. 2 Пример БДДС

Заявочно-договорная методика формирования БДДС

Возможности эффективного планирования движения денежных средств зависят от периода планирования. Долгосрочные (год и больше) и среднесрочные (квартал, год) БДДС могут практически совпадать с БДР. Чем больше период планирования, тем ближе БДДС к БДР. При переходе к краткосрочному (оперативному) планированию не представляется возможным брать за основу скорректированный на тот же период БДР из-за сильной подверженности процесса движения денежных средств случайным воздействиям, которые почти невозможно предусмотреть на этапе составления БДР, как то: колебания сроков и размеров оплаты, условий и объемов поставок. Кроме того, данные о стоимостном выражении расходов в БДР обычно являются приблизительными, создаются на основе нормативных (учетных) цен на сырье и материалы.

Традиционная методика формирования расходной части Бюджета движения денежных средств, например, описанная в работах К. Щиборща[3] или В. Хруцкого[1] позволяет формировать бюджет движения денежных средств на период от нескольких месяцев до года, однако не всегда подходит для нужд оперативного (краткосрочного) планирования сроком до 1 месяца.
В связи с этим авторами предлагается в дополнении к традиционной методике заявочно-договорная методика, в которой предполагается формирование Бюджета движения денежных средств и платежного календаря (под которым понимается график поступлений средств и платежей предприятия) на основе заявок на расходование денежных средств.

Ключевая особенность предлагаемого алгоритма формирования БДДС на краткосрочный период заключается в том, что, в первую очередь, проводятся анализ текущей потребности подразделений и сложившейся к концу периода структуры платежей по договорным взаимоотношениям. Только после этого сверяются заложенные в БДР и инвестиционный бюджет доходы и расходы с потребностями по текущему движению денежных средств. Результатом такой сверки может быть как корректировка БДДС, так и изменение БДР и инвестиционного бюджета.
Такой подход к планированию движения денежных средств соответствует известному в математической теории оптимального управления принципу оптимальности Р. Беллмана: оптимальный путь движения к достигаемой цели из текущего состояния, в котором находится объект, не зависит от предыстории движения объекта в текущее состояние. «Текущее состояние» объекта в нашем случае — сложившаяся к началу периода планирования ситуация по договорным взаимоотношениям и потребностям предприятия в денежных средствах.
Заявочно-договорная методика формирования БДДС представлена на рис.1:

Рисунок 1 Заявочно-договорная методика формирования БДДС

При планировании поступлений денежных средств (блок 1 на рис.1) проводится расчет предполагаемых поступлений денежных средств на основании имеющихся плановых данных по доходам за данный период и возможным погашением дебиторской задолженности покупателями ( Поступления ).

Расчет поступлений выполняется с учетом сложившейся практики взаимоотношений с покупателями. Для этого с помощью, например, статистических методов проводится анализ текущей деятельности предприятия и определяются следующие показатели:

Расчет этих показателей производится по каждому виду деятельности в разрезе групп контрагентов. Для этого можно использовать бухгалтерскую базу предприятия.

После расчета общей суммы плановых поступлений определяется максимально возможная сумма выплат за период:

Выплаты = Сальдо нач + Поступления — Сальдо кон — Резерв , где

Планирование выплат денежных средств осуществляется на основе утвержденных заявок и договоров (блок 2 на рис.1). В рамках данной методики предполагается создание базы договоров, в которой регистрируются все заключенные с предприятием финансовые и хозяйственные договора. Для планирования выплат денежных средств на основе разовых взаимоотношений с контрагентами, не оформленных договорами, предназначен документ заявка (Примерный формат табличной части заявки приведен в табл. 3). Заявка составляется подразделением на расходы по текущей деятельности. Обязательное условие заявки — наличие документального подтверждения каждой строки расходов (счет, справка, производственный план).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector