Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Денежные документы и порядок их учета

Учет денежных документов.

Денежные документы — документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

К денежным документам НЕ относятся:

· документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04)

· ценные бумаги (учитываются на счете 58)

· бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006)

· выкупленные у акционеров акции (счет 81)

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Рассмотрим корреспонденцию на следующем примере: Организация приобрела путевку за 10 000 руб. и реализовала ее сотруднику по льготной цене (3000 рублей).

8. Назначение, порядок открытия расчетного счета. Договор банковского счета.

1. По договору банковского счета банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету.

2. Банк может использовать имеющиеся на счете денежные средства, гарантируя право клиента беспрепятственно распоряжаться этими средствами.

3. Банк не вправе определять и контролировать направления использования денежных средств клиента и устанавливать другие не предусмотренные законом или договором банковского счета ограничения его права распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению.

4. Правила настоящей главы, относящиеся к банкам, применяются также и к другим кредитным организациям при заключении и исполнении ими договора банковского счета в соответствии с выданным разрешением (лицензией).

1. При заключении договора банковского счета клиенту или указанному им лицу открывается счет в банке на условиях, согласованных сторонами.

2. Банк обязан заключить договор банковского счета с клиентом, обратившимся с предложением открыть счет на объявленных банком для открытия счетов данного вида условиях, соответствующих требованиям, предусмотренным законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами.

Банк не вправе отказать в открытии счета, совершение соответствующих операций по которому предусмотрено законом, учредительными документами банка и выданным ему разрешением (лицензией), за исключением случаев, когда такой отказ вызван отсутствием у банка возможности принять на банковское обслуживание либо допускается законом или иными правовыми актами.

При необоснованном уклонении банка от заключения договора банковского счета клиент вправе предъявить ему требования, предусмотренные пунктом 4 статьи 445 настоящего Кодекса.

Порядок открытия расчетного счета

Организации могут открывать в банках расчетные и текущие счета. Расчетный счет является основным счетом организации, че­рез который проводятся все денежные операции без ограничения их перечня. Текущие счета открываются во всех случаях, когда происхо­дит обособление каких-либо операций. К текущим счетам отно­сятся: валютные счета; ссудные счета; счета по операциям со средствами целевого назначения; счета, обусловленные особен­ностями расчетов, и т.п. Организации вправе открывать расчетный счет в любом бан­ке для хранения денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Для открытия расчетного счета организация представляет в банк следующие документы:

• заявление на открытие счета;

• документ о законности образования организации (решение учредителей о создании организации, заверенное нотариально);

• устав организации (копия, заверенная нотариально);

• справка о регистрации организации;

• справка налоговой инспекции о постановке на налоговый учет;

• справки социальных фондов о постановке на учет;

• карточка с образцами подписи и оттиском печати (2 экзем­пляра).

Как вести учет денежных документов

Денежные документы – особый вид материальных ценностей организации, учитываемый на активном счете 50.3. Бланки, на которых печатаются денежные документы, учитываются на забалансовом счете 006. Аналитический учет организуется по видам денежных документов. Денежные документы приобретаются за безналичный и наличный расчеты. Наличное приобретение можно осуществлять через подотчетных лиц. Отражение таких операций в документообороте организации на практике имеет ряд существенных нюансов, которые следует учитывать.

Какие документы относят к денежным

Денежные документы в организации относят к ТМЦ, поскольку они имеют стоимостной эквивалент и одновременно сопровождают движение денежных средств. Состав денежных документов законодательно определен Инструкцией по применению плана счетов №157-н от 01-12-10, п. 169. К ним относят:

  • марки;
  • санаторные путевки, туристические путевки оплаченные;
  • оплаченные талоны на ГСМ;
  • полученные извещения почты и др.

Кстати говоря! Пластиковые банковские карты не являются денежными документами организации. Выпущенная банком карта – его собственность. Учет корпоративных банковских карт ведется на забалансовом счете 002 (Методические указания Минфина №119-н от 28-12-01 п. 18).

Следует различать денежные документы и бланки строгой отчетности (БСО). В первом случае речь идет об уже осуществленных расчетах, подтверждением которых может стать бланк строгой отчетности, а во втором – о документах, которые имеют уникальные характеристики и могут в будущем подтверждать хозяйственные операции, расчеты. В то же время бланки строгой отчетности могут служить и другим целям.

Пример: оплаченные талоны на бензин – денежный документ. Бланки талонов на приобретение бензина – БСО. Бланк трудовой книжки (БСО) одновременно не является денежным документом.

Кроме того, к денежным документам организации не относят:

  • акции, выкупленные у акционеров (счет 81);
  • НМА (счет 04);
  • ценные бумаги (счет 58).

Денежные документы хранятся в кассе. К ним применяются те же правила, что и установлены для хранения наличности.

Читать еще:  Денежная компенсация при увольнении по сокращению

Учет денежных документов

Инструкция по применению плана счетов 157-н (п. 170) предусматривает оформление приходных и расходных операций с кассовыми документами с помощью кассовых ордеров, приходных и расходных. При этом на кассовых ордерах обязательна надпись «фондовый». Ордера по движению денежных документов регистрируются в журнале регистрации РКО и ПКО обособленно от аналогичных по движению наличности.

В кассовой книге для денежных документов также заполняются отдельные листы с пометкой «фондовый». Поступление денежных документов имеет место в случае поступления от контрагента или выявленного при инвентаризации излишка. Выбытие характеризуется расходными операциями через подотчетных лиц, списанием выявленных недостач и возвратом поставщику, если такое условие закреплено в договоре с ним, и др.

В журнале операций по прочим операциям (с использованием ф. 0504071 ) отражают на основании отчета кассира и первичной документации к нему все операции по движению денежных документов. Законом не запрещено и создание собственных журналов учета денежных документов с соблюдением в их форме всех необходимых реквизитов.

Типовые проводки по учету денежных документов могут быть такими:

  • Дт 50.3 Кт 60, 76 – получены денежные документы от поставщика, прочих контрагентов;
  • Дт 60, 76 Кт 51 – оплата денежных документов;
  • Дт 76 Кт 50.3 – продан денежный документ сотрудникам фирмы (путевка);
  • Дт 50.1 Кт 76 – работник оплатил путевку через кассу или Дт 91.2 Кт 50.3 – списаны денежные документы на расходы.

Проводки по учету денежных документов с участием подотчетных лиц рассмотрены подробно ниже.

НДС по приобретенным денежным документам следует учитывать на счете 19 только в случае, если сумма выделена в самом документе или в поступившем с ним счете-фактуре. В ином случае выделять НДС запрещено (письмо №03-07-11/01 Минфина от 10-01-13). Денежный документ приходуется на счет 50.3 по фактической стоимости его приобретения.

Денежные документы и подотчетные суммы

Приобретение денежных документов по безналичному расчету, как правило, не вызывает сложностей и вопросов у бухгалтера, в то время как операции подотчетных лиц с денежными документами имеют особенности, о которых важно помнить.

Рассмотрим пример. Пусть менеджер Сидоров А.А. получил распоряжение руководства о приобретении авиабилетов. Для этой цели под отчет ему выдано 27 тыс. руб. Билеты предназначены для работника Иванова И.И., которого фирма направила в командировку. Сидоров приобрел 2 билета: туда и обратно по цене, соответственно, 10 и 12 тыс. руб., включая НДС. Ставка НДС на авиабилеты — 10%. НДС выделен в билете.

Будут сделаны следующие проводки:

  • Дт 71 Кт 50.1 — 27000,00 руб. — выдано Сидорову А.А. в подотчет на приобретение билетов для Иванова И.И.
  • Дт 50.1 Кт 71 — 5000,00 руб. — Сидоров А.А. вернул в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы.
  • Дт 50-3 Кт 71 — 10000,00 руб.
  • Дт 50-3 Кт 71 — 12000,00 руб. — оприходованы приобретенные Сидоровым А.А. билеты.
  • Дт 71 Кт 50-3 — 22000, 00 — выданы билеты на поездку Иванову. И.И.

Сумма НДС по 1-му билету — 909,09 руб.
Сумма НДС по 2-му билету — 1090,91 руб.

  • Дт 19 Кт 71 — 2000, 00 (909,09+1090,91) руб. — НДС к вычету по приобретенным билетам
  • Дт 44 Кт 71 — 20000,00 (9090,91+10909,09) руб. — на основании ав. отчета Иванова И.И. стоимость билетов отнесена на затраты, без НДС.

Кстати говоря! Денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, не отражаются на счете 50.3, а сразу включаются в оправдательные по авансовому отчету. Например, использованный билет, приобретенный командированным сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.3.

Обратите внимание, что в отношении талонов на ГСМ определение «денежные документы» применимо не всегда. Полученные от поставщика после предоплаты талоны должны иметь стоимостные показатели, а не натуральные, литровые. Лишь в этом случае они признаются денежными документами. Топливные карты, как еще один из вариантов приобретения топлива, денежными документами также признать проблематично, поскольку в них отсутствует стоимостной показатель.

Проводки для «денежных» талонов на ГСМ можно сделать такие:

  • Дт 60 Кт 51 — поставщику перечислен аванс.
  • Дт 50.3 Кт 60 — получены талоны.
  • Дт 71 Кт 50.3 — талоны выданы диспетчеру под отчет.
  • Дт 20 Кт 71 — диспетчер отчитался об использовании талонов. Автомобили работали в основном производстве.

Главное

Денежные документы – вид материальных ценностей, сопровождающий движение денежных средств. Учитываются на счете 50.3 по стоимости приобретения, хранятся в кассе, по правилам хранения наличных денежных средств. Движение денежных документов оформляется типовыми кассовыми документами, с пометкой на них «фондовый».
Понятия «денежные документы» и «бланки строгой отчетности» в широком смысле различны. Бланки строгой отчетности могут служить подтверждением уже оплаченных денежных документов, однако не все БСО могут являться денежными документами.

Как вести учет денежных документов

Что относится к денежным документам

К денежным документам относятся:

  • проездные документы (авиа– и железнодорожные билеты, а также проездные на общественный транспорт);
  • денежные талоны на бензин;
  • путевки, приобретенные организацией;
  • почтовые марки;
  • другие аналогичные документы.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов.

Ценные бумаги, приобретенные у других компаний: акции, облигации, векселя и т. п., к денежным документам не относятся. Обязательства, которые связаны с ними, нужно учитывать на счете 58 «Финансовые вложения», а не на счете 50 «Касса». Об этом сказано в пункте 3 ПБУ 19/02.

Читать еще:  К элементам денежной системы относят следующие

Денежные документы следует отличать от бланков строгой отчетности. Обычно денежные документы оформляются на бланках строгой отчетности, и их отличие от бланков заключается в том, что они указывают, что расчеты между сторонами уже произведены, а в некоторых случаях они являются документом это подтверждающим. Например, в учете организации, купившей авиабилеты, они будут отражаться на счете 50-3. А бланки еще невыписанных авиабилетов у торгующей ими компании будут учитываться как бланки строгой отчетности на счете 006.

Ситуация: нужно ли учитывать в составе денежных документов (на счете 50-3) корпоративные банковские карты, используемые для оплаты расходов организации подотчетными лицами?

Ответ: нет, не нужно.

Пластиковая карта является собственностью банка, выдавшего ее. Значит, она должна быть учтена за балансом на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» (п. 18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Порядок учета денежных документов зависит от способа их приобретения. Возможно два варианта:

– организация приобретает денежные документы и передает их впоследствии сотрудникам;

– сотрудники приобретают необходимые денежные документы самостоятельно.

Хранение денежных документов

Денежные документы храните в кассе вместе с наличными деньгами. В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.

Поступление и выбытие денежных документов отражайте проводками:

Дебет 50-3 Кредит 71 (60. )

– получены (приобретены) денежные документы;

Дебет 71 (73, 91-2. ) Кредит 50-3

– выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.

Порядок отражения НДС, относящегося к приобретенным денежным документам, зависит от того, как оформлены первичные документы на их приобретение. Если НДС выделен в денежном документе или документ поступил со счетом-фактурой, то налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам денежный документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).

Если сумма НДС в денежном документе не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов, письмо Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01).

Учет движения денежных документов

Ситуация: как оформить выдачу сотрудникам денежных документов (учитываемых на счете 50-3)?

Оформите выдачу сотрудникам денежных документов по ведомости, разработанной самостоятельно.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов. Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Ситуация: как отразить в бухучете операции по приобретению талонов на захоронение отходов: как денежные документы или как авансы выданные?

Талон на вывоз мусора подтверждает факт заключения между организациями договора возмездного оказания услуг по вывозу и утилизации мусора на условиях внесения предоплаты (п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 781 ГК РФ). Поэтому стоимость талонов, дающих право вывозить бытовые отходы на полигон в течение года, отражайте в бухучете как авансы выданные. Получив от владельца полигона счет-фактуру на аванс, организация сможет принять к вычету НДС в сумме перечисленной предоплаты (п. 12 ст. 171 НК РФ).

По мере того как организация будет вывозить отходы на полигон и получать накладные, подтверждающие количество захороненного мусора, стоимость соответствующих услуг она будет учитывать в расходах (п. 18 ПБУ 10/99). Одновременно перечисленные авансы и задолженность по приобретенным услугам будут взаимно погашаться.

Сумму входного НДС, выделенного в счете-фактуре на услуги по захоронению отходов, примите к вычету при выполнении всех обязательных условий (п. 2 ст. 171 НК РФ). НДС с аванса, принятый к вычету, восстановите (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

В зависимости от того, каким способом были приобретены талоны, по безналичному расчету или через подотчетное лицо, в бухучете сделайте соответствующие проводки.

В случае безналичной покупки талонов:

Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» (76 субсчет «Расчеты по авансам выданным») Кредит 51

– оплачены талоны на захоронение отходов;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов выданных»

– принят к вычету НДС, перечисленный поставщику в стоимости талонов на захоронение отходов.

По мере того как оказываются услуги по вывозу мусора:

Дебет 20 (44) Кредит 60 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)» (76 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)»)

– учтена в расходах стоимость услуг по захоронению отходов;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)» (76 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)»)

– учтен входной НДС в стоимости услуг по захоронению отходов;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– принят к вычету входной НДС со стоимости услуг по захоронению отходов;

Дебет 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов выданных» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– восстановлен НДС с аванса, ранее принятый к вычету;

Дебет 60 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)» (76 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)») Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» (76 субсчет «Расчеты по авансам выданным»)

– зачтен аванс в размере стоимости услуг по захоронению отходов.

Если организация приобретает талоны через подотчетное лицо, то схема проводок изменится. Расходы, понесенные через подотчетное лицо, нужно будет отразить в бухучете в день утверждения авансового отчета.

Читать еще:  Выявлена недостача денежных средств в кассе

Сами приобретенные талоны на захоронение отходов, которые еще не использованы и хранятся в организации, примите на учет на забалансовый счет. Например, на счет 015 «Талоны (пропуска)». Кроме того, для более детального контроля движения этих документов (выдачей и возвратом) целесообразно вести журнал учета приема и выдачи талонов.

Денежные документы через подотчетное лицо

Если денежные документы приобретены через подотчетное лицо и сразу им использованы, то на счет 50-3 «Денежные документы» они не приходуются. Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов. Например, сотрудник в командировке приобрел авиабилет, чтобы вернуться обратно. В этом случае стоимость авиабилета после утверждения авансового отчета списывается на затраты:

Дебет 20 (25, 26. ) Кредит 71

– отражено в составе командировочных расходов приобретение авиабилета.

При этом организации не нужно отдельно оформлять покупку документов и выдачу их подотчетному лицу, а также вести ведомость (книгу) учета движения денежных документов.

Пример отражения в бухучете операций по выдаче денежных документов сотруднику и приобретению им их самостоятельно

ООО «Торговая фирма Гермес» приобрело авиабилет стоимостью 3540 руб. (в т. ч. НДС – 540 руб.) и выдало его сотруднику, направляемому в командировку для заключения договоров на реализацию товаров. Сумма входного НДС со стоимости авиабилета выделана в счете-фактуре, полученном организацией.

Кроме этого, сотруднику было выдано 3540 руб. для приобретения авиабилета обратно. Организация не смогла приобрести билет заранее.

Для учета авиабилетов бухгалтер использует счет 50-3 субсчет «Проездные документы». Для отражения кассовых операций в рублях бухгалтер к счету 50 «Касса» открыл субсчет «Касса в рублях».

В учете были сделаны следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51
– 3540 руб. – оплачен авиабилет;
Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60
– 3000 руб. – получен авиабилет;
Дебет 19 Кредит 60
– 540 руб. – учтен НДС со стоимости авиабилета (на основании полученного счета-фактуры);
Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 3000 руб. – выдан авиабилет сотруднику для поездки в командировку;
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в рублях»
– 3540 руб. – выданы сотруднику денежные средства для покупки обратного авиабилета (в общей сумме аванса на командировку).

В командировке сотрудник приобрел обратный билет за 3540 руб. Сумма НДС в билете отдельно не выделена.

После возвращения из командировки сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, к которому приложил авиабилеты к месту командировки и обратно.

В этом случае бухгалтер организации сделал в учете следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 71
– 3000 руб. – списана стоимость билета к месту командировки;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 540 руб. – поставлен к вычету НДС со стоимости билета к месту командировки;
Дебет 44 Кредит 71
– 3540 руб. – списана стоимость обратного билета.

Учет денежных документов

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета (утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н) предлагает учитывать на субсчете 50-3 «Денежные документы» различные денежные документы. Что же к ним относится и как ведется учет денежных документов?

Денежные документы это …

К денежным документам относятся находящиеся в кассе организации документы, такие как (п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49):

  • почтовые марки;
  • путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные для работников и членов их семей;
  • авиабилеты;
  • железнодорожные билеты и т.д.

То есть это документы, имеющую материальный носитель и имеющую некую материальную ценность.

Нужно ли учитывать в качестве денежных документов электронные авиа- и железнодорожные билеты? Нет, поскольку распечатки этих билетов проездными билетами не являются. Их можно распечатать из Личного кабинета перевозчика неограниченное количество раз, поэтому хранить распечатку как денежный документ необязательно.

Также не нужно учитывать как денежные документы ценные бумаги (они отражаются отдельно на счете 58) и бланки строгой отчетности (их отражайте на забалансовом счете 006).

Учет денежных документов

При поступлении в кассу организации денежных документов их нужно отразить по дебету счета 50-3 «Денежные документы» в сумме затрат на приобретение (без НДС). Аналитический учет можно организовать по видам документов.

Проводка делается в корреспонденции с соответствующим счетом, например, при безналичной покупке авиабилетов делаются проводки:

  • дебет счета 76 – кредит счета 51;
  • дебет счета 50-3 – кредит счета 76.

Если авиабилет приобретен через подотчетника, то проводка будет такой:

  • дебет счета 50-3 – кредит счета 71.

После выдачи денежного документа по назначению нужно отразить его списание по кредиту счета 50-3. Например, выдачу работникам путевок отразите так:

  • дебет счета 73 – кредит счета 50-3.

Выдачу авиабилета работнику, направляемому в командировку, учтите следующим образом:

  • дебет счета 71 – кредит счета 50-3.

Если срок действия денежного документа истек (например, авиабилет не был использован), то спишите его стоимость на основании приказа руководителя. В частности, может быть сделана такая проводка:

  • дебет счета 91-2 – кредит счета 50-3.

Отражение денежных документов в балансе

Денежные документы не являются денежными средствами или их эквивалентами. Поэтому в бухгалтерском балансе их стоимость не нужно включать в показатель строки «Денежные средства и денежные эквиваленты». Их следует отразить по строке 1230 «Дебиторская задолженность».

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector