Bynets.ru

Журнал финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Акт недостачи денежных средств в кассе

Недостача денежных средств в кассе

Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.

Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.

Кто может выявить недостачу

Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.

Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:

  • самим кассиром-операционистом;
  • сотрудником, исполняющим кассирские функции;
  • непосредственным начальством кассира;
  • инвентаризационной комиссией;
  • ревизором, проверяющим кассу;
  • учредителями или акционерами фирмы;
  • вышестоящим руководством;
  • аудиторами в ходе внешней проверки.

Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Виды ответственности за недостачу

  1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

  • Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
  • Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
  • Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
    • кража – тайное присвоение чужого;
    • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
    • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
    • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
  • Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

    Акт инвентаризации кассы (бланк и образец)

    ​Бланк акта инвентаризации наличных денежных средств

    Каждая отечественная организация в процессе своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью проведения инвентаризации. Указанное правило установлено Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Данной проверке подлежат активы предприятия и товарные запасы. Сверка может проводиться по отдельным структурным подразделениям компании (в том числе и кассы), результат инвентаризации оформляется бланком № ИНВ-15 .

    Общие положения об инвентаризации

    Минфин Российской Федерации своим Приказом от 13.06.1995 N 49 утвердил Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Пунктом 1.1 данного нормативного акта обязанность по проведению проверок возложена исключительно на российские юридические лица. Отечественные организации должны сверять не только имущество, но и проводить инвентаризацию наличных денежных средств. Акты, составляемые по результатам таких изучений, фактически заканчивают проверку.

    Акты нормотворчества России предусматривают несколько случаев сверки фактических активов и обязательств с данными бухгалтерского учета:

    • обстоятельства, перечисленные в п. 1.5 Методических указаний;
    • назначение проверки по инициативе руководства компании или согласно учетной политике.

    Руководитель предприятия приказом назначает проведение проверки и определяет членов соответствующей комиссии, которые своими подписями удостоверяют акт ИНВ-15 инвентаризации наличных денежных средств и иные документы, оформляемые по итогам сверок.

    Порядок проведения проверок наличности разработан Министерством финансов Российской Федерации в пунктах 3.39 – 3.43 Методических указаний. Согласно существующим правилам инвентаризация проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций. Однако существующий алгоритм оформления наличности ревизию денег не регламентирует. Бланк инвентаризации денежных средств в кассе является документом, оканчивающим проверку.

    Читать еще:  Возврат денежных средств по письму сроки

    Оформление проверки кассы

    Министерство финансов Российской Федерации в Методических указаниях, введенных в действие Приказом от 13.06.1995 N 49, разработало формуляры, составляемые по итогам проведенной проверки. Одним из таких документов является бланк акта инвентаризации денежных средств в кассе.

    Но надо учитывать, что Госкомстат России своим Постановлением от 18.08.1998 N 88 утвердил новые формы, используемые при проведении и оформлении результатов проверок на предмет соответствия фактического состояния данным бухгалтерского учета.

    Одним из таких вновь утвержденных документов является акт инвентаризации кассы.

    ​Скачать бланк акта инвентаризации наличных денежных средств

    Госкомстат РФ указал, что названный формуляр служит для отражения итогов проверки наличия денег и денежных документов в кассе предприятия. Все ценности в поименованном подразделении подлежат сплошному пересчету и сверке с данными бухучета. Формуляр заполняется на компьютере или от руки. Допускается использование чернил черного или синего цвета.

    Однако, несмотря на важность этого документа, Госкомстат не утвердил образец заполнения бланка инвентаризации кассы ИНВ-15. В связи с этим сотрудник компании, заполняющий итоговый документ проверки, должен его оформлять аккуратно и безошибочно. Не допускается наличие в форме подчисток, подтирок или помарок. Итоговый акт составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией в полном составе, а также материально ответственными лицами. Его содержимое сообщается руководству предприятия.

    Акт должен содержать:

    • наименование предприятия и его структурного подразделения;
    • документ, явившийся основанием проверки;
    • номер и дату формы, а также момент инвентаризации;
    • расписку сотрудника, ответственного за сохранность имущества в кассе;
    • фактическое наличие ценностей;
    • пояснения по недостаче или избытку содержимого, а также решение директора по дальнейшим действиям.

    Указание всей информации позволит говорить о надлежащем оформлении итогов инвентаризации.

    Акт по недостаче денежных средств в кассе

    Документ соответствует текущему законодательству

    Наш конструктор позволит создать документ именно под Вас и сделать это в кратчайшие сроки. Документ будет максимально адаптирован под вашу ситуацию. Все достигается благодаря команде опытных юристов, тщательно прорабатывающих каждый документ.

    Заполняете поля документа

    Система создает документ

    Скачиваете готовый документ и получаете его на email

    Переход на платежный шлюз

    Вы будете направлены в платежную систему Paybox, партнера epay Халык банка, где возможно осуществить оплату удобным вам способом.

    Ваш email для получения ссылки на документ:

    После оплаты вы моментально получите полный пакет документов для скачивания

    Полная проверка на наличие нарушений или задолженностей может занять некоторые время, все зависит от загруженности базы данных. Мы уведомим Вас о завершении на электронную почту или через смс.

    Переход на платежный шлюз

    Стоимость проверенного и заполненого шаблона документа — 375 тенге.

    Вы будете направлены в платежную систему Paybox, партнера epay Халык банка, где возможно осуществить оплату удобным вам способом.

    После оплаты вы будете переадресованы на страницу, где сможете скачать ваш готовый заполненный Word документ. Также вам на почту придет ссылка с документом.

    Ваш email для получения ссылки на документ:

    Оплатить и скачать готовый документ

    Данный документ уже скачали 501 человек

    Отзывы посетителей и клиентов портала biznesinfo.kz

    Не имел понятия что да как.Прислали образец-легко заполнил и теперь имею бланк счет-фактуры.Все быстро и просто.Спасибо

    Хотел воспользоваться вашими услугами, но ваша платёжная система не принимает карту Альфа-Банка

    Комментарий администратора: Здравствуйте Евгений. Спасибо за Ваш отзыв. На данный момент наши специалисты подключают оплату карточками Альфа банка и в ближайшее время все будет работать. Приносим свои извинения за доставленное неудобство. Желаем Вам хорошего дня.

    Очень удобный сервис. Искали договор об аренде квартиры с учетом законодательства 2019 года. Решили скачать здесь и остались довольны. Спасибо большое, создателям.

    Очень удобный сайт. Можно все очень быстро узнать про документ который вас интересует и сократить ваше дорогое время. Спасибо за создания сайта

    все очень быстро и оперативно, спасибо

    Работой сайта осталась довольна, без задержек, деньки списались и тут же получила доступ

    Ваша работа просто необходима в непонятливых ситуациях! Спасибо!

    Здравствуйте. Скачала накладную на отпуск товара и услуг Все очень быстро и просто. Спасибо

    Спасибо за сервис. очень понравилось обслуживание, быстро, оперативно, грамотно и по приемлемым ценам.

    Скачал накладную за 485 тг. Ссылка есть на почте как написано ранее, но файл не открывается, никак так что сомневаюсь в этом сайте

    Комментарий администратора: Здравствуйте Куаныш. Документ сохранен в формате zip архива, чтобы уменьшить объем файла. Мы выслали вам копию на Ваш email в формате Word документа. Приносим свои извинения за доставленные неудобства

    Выявлена недостача денежных средств в кассе

    Многие предприниматели и ООО работают с кассами, храня в них денежные средства, ценные бумаги, бланки строгой отчетности и другие ценные вещи. Иногда возникают такие ситуации, когда в случае инвентаризации или внеплановой проверки выявляется недостача денежных средств в кассе. В этой статье мы разберем, как следует действовать в подобных случаях и как именно исправлять допущенные ошибки.

    Введение

    Российское законодательство строго регулирует деятельность кассы и процедуру действий в случае обнаружения недостачи. Обычно она выявляется в конце рабочего дня, когда кассир пересчитывает наличные денежные средства и снимает Z-отчет. Данная процедура должна проводиться под руководством главы компании или главбуха, но не все придерживаются этого требования. Нормальным развитием ситуации считается, когда размер наличности, имеющейся в кассе, совпадает с Z-отчетностью. Если в отчете фигурирует одна сумма, а по факту она меньше, то это означает, что возникла недостача.

    Читать еще:  Возврат денежных средств на расчетный счет

    Не всегда проблему находят в конце дня: все зависит от кассовой дисциплины, кассира и действующих в компании правил. Обнаружить ее можно и в течение рабочего дня, если у кассира возникли подозрения в ошибке. Для этого он может снять Зет-отчет в любое время дня и перепроверить денежные средства, причем как по одной кассе, так и по всему отделу.

    Что делать при обнаружении недостачи

    Правила регистрации недостачи регулирует Положение о ведении КО от 2011 года. Рассмотрим, какая последовательность действий проводится в подобных случаях. После обнаружения проблемы собирается комиссия и проводится инвентаризация. Примечательно, что в старой редакции Положения была информация о том, как это правильно делать и какие шаги производить. В новом Положении, вообще, нет никакой информации, что обусловлено уменьшением зарегулированности предпринимателей и предоставлением им определенных свобод в сфере управления своими деньгами.

    В этой статье мы рассмотрим классический пример того, как действовать при обнаружении недостачи, а вы уже сами решите, стоит ли действовать по нему, или вы упростите процесс, чтобы снизить нагрузку. Итак, первым делом руководитель должен назначить инвентаризационную комиссию и утвердить ее состав. В нее входит сам руководитель, представитель бухгалтерии (обычно это главбух), и третье лицо (экономист, юрист или пр.).

    Комиссия в присутствии кассира производит инвентаризацию кассы и вносит в соответствующие бланки количество денежных средств, материальных ценностей, ценных бумаг и пр. Затем производится сверка с кассовой книгой или другими документами, в результате чего подтверждается факт недостачи.

    Внимание: согласно действующим правилам кассир заносит в книгу любые движения денежных средств, то есть вносит в нее все расходные и приходные ордера, связанные с выдачей или получением денег.

    После этого комиссия заполняет акт о недостаче денежных средств в кассе (образец можно найти в интернете или в конце статьи). Он заполняется по форме ИНВ-15. Сначала его подписывает кассир, подтверждая, что необходимые документы были переданы в бухгалтерию, что имеющиеся денежные средства или оприходованы или переданы в расход. После этого в акт вносится сумма, которая находится в кассе по факту и сумма недостачи. Кассир (или другое лицо, его заменяющее) пишет объяснительную, называя причины, по которым возникла данная ситуация. Затем акт подписывается всеми членами комиссии, а руководитель вписывает в него свое решение касательно взыскания разницы и пр. Согласно Положению, необходимо оформить два акта:

    1. Первый образец передается в бухгалтерию, где на основании него вносят коррективы и высчитывают компенсацию с кассира.
    2. Второй образец передается кассиру в качестве доказательной базы и с целью ознакомления.

    Если кассир не может дать комментарии по поводу недостачи средств в своей кассе, то комиссия составляет акт отказа от предоставления объяснений. В него вносятся данные о членах комиссии, данные о том, по какой причине проводилась проверка и указывается сумма недостачи. С данным документом кассира следует ознакомить под роспись. В случае если он не хочет подписывать бумагу, то это заносится в акт. Документ подписывают все члены комиссии.

    Как происходит взыскание

    Давайте разберем, как руководитель может произвести процедуру взыскания с материально ответственного лица. При приеме на рабочее место компания подписывает с кассиром договор о полной матответственности. Это означает, что кассир становится материально ответственным лицом, то есть именно он отвечает за сохранность денег и прочих ценностей, хранящихся в кассе. Если что-то пропадает, то он должен возместить компании нанесенный ей ущерб в 100% размере. Но по факту руководитель может уменьшить сумму, если комиссия обнаружит, что вина кассира в пропаже несущественна.

    Данная норма регулируется статьей 243 ТК РФ. В ней прописано, что нет разницы, куда на самом деле исчезли деньги: то ли их забрал себе кассир, то ли он просто допустил ошибку и выдал их другому сотруднику. Если это произошло, то в компании проводится внутреннее расследование и деньги возвращаются, но если они были переданы третьей стороне, например, покупателю, то кассиру придется возвращать свои средства. Как именно происходит взыскание и может ли бухгалтерия высчитывать определенный процент с зарплаты сотрудника? Здесь есть несколько нюансов. Без согласия материально ответственного лица можно взыскать с него сумму, равную месячному заработку. Рассмотрим, как, вообще, можно применить взыскания.

    Малый размер недостачи

    Если пропажа меньше, чем месячный заработок кассира, то глава компании издает распоряжение и кассир снимает с зарплаты нужную сумму. Согласие или подтверждение материально ответственного лица не требуется. Руководитель должен составить приказ о вычете заданной суммы с ЗП на протяжении 30 календарных дней с момента обнаружения комиссией недостачи.

    Внимание: если размер удержания превышает 20% от размера ЗП, то платеж разбивается на несколько выплат. То есть недостачу разбивают на части, равные 20% от ЗП кассира, и вычитают их до тех пор, пока вся сумма не будет погашена.

    Давайте разберем пример, чтобы вам все стало понятно. В компании «Белоснежка» работает кассир Ильясова И.Н, ее зарплата составляет 25 тысяч рублей. При проведении инвентаризации было обнаружено, что из кассы пропала сумма в 10 тысяч рублей и руководитель издает приказ о возмещении, поскольку Ильясова заключила официальный договор о полной матответственности. Считаем реальный размер зарплаты Ильясовой за минусом НДФЛ: 25000—(25000х0,13)=21750 рублей. Поскольку выплата не может быть больше 20%, то за месяц у Ильясовой могут изъять не более 4350 рублей. Соответственно, платеж разбивается на три раза. Первая и вторая зарплаты составят 17400, а третья 20450, после чего задолженность будет считаться погашенной.

    Читать еще:  Внесение денежных средств в уставной капитал

    Нарушение срока подачи приказа

    Рассмотрим другую ситуацию: пропажа была обнаружена, размер недостачи меньше размера ЗП, но руководитель не издал приказ на протяжении месяца. В этом случае кассир имеет право отказаться от возмещения на совершенно законных основаниях. Либо он может попросить бухгалтера, чтобы произошло списание средств с зарплаты (по схеме, указанной выше), или же просто погасить возникшую задолженность перед предприятием.

    Одним словом, без приказа можно, вообще, не возмещать долг, а можно просто договориться, чтобы сумма была погашена на протяжении какого-то времени (вплоть до предоставления рассрочки на выплаты или уменьшения процента выплаты (например, не 20 а 10%). Если вы не издаете приказ, а договариваетесь с кассиром напрямую, то как-то фиксируйте договоренность документально. К примеру, пусть он составит письменное обязательство, в котором укажет точные суммы и сроки погашения возникшей задолженности. Если подобное обязательство будет, то с ним можно идти в суд. Если же его не оформить, то доказать что-то будет достаточно сложно.

    Размер задолженности больше зарплаты

    Следует изучить и третий вариант, при котором сумма потери больше, чем заработок кассира за месяц. В этом случае действуют те же правила: материально ответственное лицо может добровольно погасить долг из своих личных денег либо же работодатель обращается в суд с требованием компенсации на основе подписанного договора. Тут тоже возможен вариант со списанием части зарплаты, но по внутренним договоренностям. Если сумма больше ЗП, но при этом кассир показал себя ответственным человеком и полностью раскаивается в случившемся, то работодатель может простить задолженность полностью или хотя бы ее часть.

    Давайте рассмотрим пример некасающийся кассы, а материально ответственного лица, которое еще не достигло совершеннолетия. К примеру, вы наняли курьера для того, чтобы доставлять пиццу. В конце рабочего дня на него напали и деньги отобрали. Можно ли в такой ситуации требовать компенсаций? Трудовое законодательство четко обозначает, что сотрудники, которым еще не исполнилось 18 лет, несут полную ответственность только в случае умышленных действий (или если эти действия были причинены в наркотическом/алкогольном опьянении). Если доказать умышленность действий курьера невозможно, то и компенсацию с него получить не удастся. Однако если он сам похитил деньги, то его можно привлечь к ответственности и потребовать возмещения в пределах месячной заработной платы.

    Как учитывать потери

    Напоследок рассмотрим, как правильно действовать бухгалтерии в связи с обнаружением проблемы. Так, бланк акта недостачи денежных средств в кассе после подписания комиссией и руководителем, а также вынесения определенной резолюции, передается в бухгалтерию. Она не может внести указанную сумму в расходы, поскольку на упрощенке действует статья 346.16 Налогового кодекса, которая не предусматривает расхода в виде недостачи. Что делать с этой суммой? Для предпринимателей и компаний, которые работают по упрощенной схеме, в базе налогообложения необходимо учитывать доход, полученный от реализации, а также доходы, которые получены вне основной деятельности. При этом в эти доходы входит денежные средства, полученные компанией в качестве возмещения ущерба.

    Получается, что после того, как ответственное лицо возмещает понесенный компанией урон, он вносится в доходы компании, полученные не от основной деятельности. Эти средства поступают в кассу или безналичным способом. Но здесь есть и другое мнение. Поскольку доход — это выгода компании, полученная в натуральной или денежной форме, то компенсацию нельзя назвать доходом, ведь выгоду организация не получает. Соответственно, вести учет этих средств и вписывать их в доходы не нужно.

    Какую точку зрения выбрать? Проблема в том, что и первая, и вторая точка зрения верны, поскольку законодательство четко не отвечает на этот вопрос. Наиболее простой первый вариант. Вы просто вписываете компенсацию в доходы и платите с нее налоги, что, по сути, не является правильным. Наиболее правильный второй вариант, но при этом вам нужно будет доказать налоговикам свою точку зрения, а то и выступить в суде. В российской практике есть немало случаев обоснования, но часто суды отказываются признавать подобные действия, в результате чего предприниматель несет дополнительные расходы. В целом первый вариант в большинстве случаев предпочтителен.

    Подытожим все вышесказанное. Итак, в случае подозрения на недостачу или просто по плану проводится инвентаризация. Если будут найдены расхождения с документальным значением денежных средств или ценных бумаг, то оформляется акт в двух экземплярах. По результатам проверки руководитель принимает решение: он может потребовать компенсацию с кассира или же простить недоработку, если ее размер незначителен. Если размер компенсации меньше ЗП кассира, то он выплачивает ее в несколько этапов.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector